دو فرصت طلایی که نیروی تازه وارد برای بهبود عملکرد سازمان در اختیار ما می‌گذارد!
یک نیروی جدید به عنوان نیروی تازه واردی که باید راه و روش کار را یاد بگیرد، وارد سازمان شما می‌شود. دغدغه‌ی اصلی شما ممکن است این باشد که این نیروی تازه وارد چگونه کار را از نیروی قبلی یاد بگیرد؟
باید بگویم اگر به دنبال سازمانی با بهره وری بالا هستید، باید از همین ابتدا، کار با نیروی جدید را با هدفمندی و برنامه‌ریزی شروع کنید! من به تجربه‌ی 13 ساله به شما توصیه می‌کنم به جای این که به دنبال «خوب پیش رفتن کارها» باشید اجازه دهید کارها «بهبود» پیدا کند.
بهبود کارها یعنی چه؟
به این مثال توجه کنید:
فرض کنید به خانه‌ی دوستی دعوت شده‌اید، هنگام استفاده از سرویس بهداشتی متوجه می‌شوید که شیر آب چکه می‌کند. با صاحب خانه این موضوع را در میان می‌گذارید. چیزی که در جواب می‌شنوید این است: «آره، خیلی وقته که چکه می‌کنه!» یا «بله، خیلی وقته که به همسرم گفتم ولی فایده نداشت، ما دیگه عادت کردیم!». صاحب خانه به دلایل مختلف مثل: تنبلی، ناآگاهی، عادت، نداشتن تخصص و… این مشکل را حل نکرده است.
این مثال را وارد بیزینس خود کنید. ممکن است در بیزینس شما هم اختلالی باشد یا روش نادرستی وجود داشته باشد، که شما به دنبال رفع آن نبوده‌اید؛ ولی نیروی تازه وارد می‌تواند متوجه این ایراد شود. پس باید به او این اجازه را بدهید که نظراتش را مطرح کند و به بهبود آن بپردازید.
فرصت طلایی اول
نیروی تازه وارد
بعد از استخدام نیروی تازه وارد، در یک جلسه به او بگویید:
- به روند انجام کارها و حتی محیط کار نگاه انتقادی داشته باشید و طی یادداشتی آن‌ها را در اختیار مدیر قرار دهید؛
- اگر روش اجرای کاری به زعم شما نادرست آمد، حتما اعلام کنید؛
- حتی اگر در شرح وظایف اشتباهی دیدید، بازگو کنید و اصلاحیه آن را ارائه دهید؛
- به روند بهبود شرایط کاری اهمیت دهید؛
وقتی در یک سازمان مدتی مشغول کار باشید، به محیط و روند کار آن عادت می‌کنید و صرفا به انجام کارها فکر می‌کنید و توجهی به درستی یا نادرستی کارها ندارید. ولی با حضور نیروی جدید چون هنوز به محیط و روند کارها عادت نکرده است، می‌تواند ایده‌های خوبی برای بهبود عملکرد کارکنان و سازمان ارائه دهد.
- بنابراین اجازه‌ی اظهار نظر به نیروی تازه وارد خود دهید.
- همچنین بستر را برای اظهار نظر کارمندان قدیمی نیز فراهم کنید.
فرصت طلایی دوم
نیرو ی تازه وارد
ی تازه وارداگر سازمان خود را سیستم‌سازی کرده‌اید و برای انجام کارها دستور العمل مکتوب دارید؛ می‌توانید کیفیت سیستم سازی خود را تست کنید. به این نحو که دستورالعمل مکتوب را روی میز نیروی جدید قرار دهید و از او بخواهید طبق دستورالعمل کارها را انجام دهد.
- اگر توانست بر اساس دستورالعمل کار کند، یعنی سیستم سازی شما بسیار عالی است.
- اگر در حین انجام کار مدام از شما سؤال پرسید یعنی سیستم سازی شما نیاز به اصلاح دارد. که می‌توانید همین جا دستورالعمل‌ها را بهبود دهید.
این نکته را در نظر بگیرید که نیروی شما قبل از اجرای دستورالعمل باید آموزش‌های لازم را ببیند. سیستم سازی بدون آموزش کار بسیار مشکلی است. این آموزش می‌تواند از روش‌های زیر انجام پذیرد:
- آموزش توسط نیروی قبلی یا نیروی با تجربه یا متخصص سازمان؛
- آموزش از طریق فیلم‌های آموزشی که توسط خود سازمان تهیه شده است؛
- نوشتن تجربه‌های ریز قبلی به عنوان تبصره در دستورالعمل؛
نمونه تغییرات سازمان من با استخدام نیروی جدید
در استخدام‌های اخیری که داشتم، طی یک جلسه به نیروی جدید اعلام کردم که هر ایرادی در سازمان دید حتما بازگو کند.
- از نظر یکی از آن‌ها محیط شرکت بسیار خشک بود، به همین دلیل پیشنهاد خرید گلدان و گل را برای درب ورودی داد. با انجام این کار شاهد روحیه بهتر کارمندان، هنگام ورود به شرکت بودیم.
- نیروی جدید دیگری، پیشنهاد داشتن یک لیست حضور و غیاب هفتگی را داد، که هر کارمندی از هفته قبل روزهایی که مرخصی می‌گیرد را اعلام کند و در گروه واتساپی شرکت گذاشته شود. تا همکاران از نبود کارمندی غافلگیر نشوند و در کارها اختلال ایجاد نشود.
- بارها شاهد این موضوع بوده‌ام که در بخش فروش و بازاریابی، با استخدام یک ویزیتور جدید، در کالایی که فروش نمی‌رفت یا فروش کمی داشت، افزایش فروش داشته‌ایم. شاید به این دلیل که ویزیتورهای قبلی به آن کالا باور نداشته‌اند ولی به ویزیتور جدید هنوز باوری القا نشده و به راحتی می‌تواند کالایی را که ویزیتورهای قدیمی نمی‌توانند بفروشند، بفروشد.
به عنوان یک مدیر لازم است از مهارت‌ها و نکات ظریف استخدام اطلاع داشته باشید. پیشنهاد می‌کنم کتاب هفت خوان استخدام و مقاله مدیریت منابع انسانی را مطالعه کنید.
نظر شما چیه؟