مدیریت منابع انسانی

مدیریت منابع انسانی برای هر سازمانی که بیشتر از یک نفر عضو داشته باشد، معنا پیدا می‌کند.

حتی یک آرایشگاه که ممکن است یک شاگرد داشته باشد، مدیریت منابع انسانی جایگاه دارد. چه برسد به کسب و کارهای متوسط و بزرگ.

مسلما در کسب و کارهای کوچک وظایف مدیر منابع انسانی را مدیر عامل یا مدیر اجرایی بر عهده دارد. به محض بزرگتر شدن سازمان مدیریت منابع انسانی به واحدی مستقل تبدیل می‌شود.

اگر مدیر هستید…

برای یک لحظه چشمان خود را ببندید و سازمان رویایی خود را با نیروهایی بسیار عالی و محیط کاری آرام و موفق تصور کنید.

باید واقع بین بود…

کمتر مدیرانی می‌توانند به این سازمان دست پیدا کنند. اما غیر ممکن نیست.

لازمه‌ی رسیدن به این سازمان رویایی، داشتن مواردی از قبیل زیر است:

• داشتن دانش کافی و لازم در زمینه مدیریت منابع انسانی
• داشتن مهارت کافی در این زمینه
• به کار بردن مهارت‌های خود

تعریف مدیریت منابع انسانی

مدیریت منابع انسانی فرایند برنامه‌ریزی شده فعالیت‌های مرتبط با منابع انسانی است که موارد زیر را در بر می‌گیرد:

• استخدام
• آموزش
• توسعه
• انگیزش
• ارتباطات

وظایف بسیاری برای مدیریت منابع انسانی تعریف شده است، اما می‌توان جامع‌ترین این وظایف را در موارد زیر جای داد:

•  برنامه‌ریزی و هدایت نیروی انسانی
•  جذب و استخدام نیروی سازمانی
• تجزیه و تحلیل شغل
• آموزش و توسعه نیروی انسانی
•  روابط کارمند و مدیر
• مدیریت ریسک
• مدیریت عملکرد

تاریخچه مدیریت منابع انسانی

تاریخچه مدیریت منابع انسانی به اواسط قرن نوزدهم بر می‌گردد. اصطلاح منابع نیروی انسانی برای اولین بار  در سال 1966 توسط بیک مطرح شد. بعدها آرمسترانگ در سال 1977 به این موضوع پی‌برد که نیروی انسانی هسته کلیدی سازمان محسوب می‌شود. اما مدیریت منابع انسانی تا دهه 1980 به طور کامل مورد بحث و بررسی قرار نگرفت.

در ابتدای قرن بیستم، نظریه های مدیریت علمی مطرح شد و بلافاصله، مدیران و صاحبان کار تلاش کردند تا رضایت کارکنان را تا حد ممکن جلب کرده و در نهایت به بهره وری اقتصادی و سودآوری شرکت ها و سازمان های خود کمک شایانی کنند.

اهمیت مدیریت منابع انسانی

در حال حاضر به خاطر پیچیده شدن شرایط بازار و رقابت بر سر جذب بهترین و مناسب‌ترین نیروها، مدیریت منابع انسانی برای هر سازمانی اهمیت ویژه‌ای پیدا کرده است.

باید بگویم که اهمیت مدیریت منابع انسانی ارتباطی به اندازه‌ی سازمان ندارد. چرا که سازمان‌های کوچک هم که تعداد کارکنان آن اندازه‌ی انگشتان دست هم نیست، ترجیح می‌دهند، همان تعداد کم از بهترین‌ها باشند تا سازمان آن‌ها بالاترین بهره وری را داشته باشد.

بدون در نظر گرفتن تعداد نیروها لازم است مدیریت اصولی و هدفمندی بر آن‌ها اعمال شود.

بنابراین یک سازمان هنگامی می‌تواند موفق شود که بتواند منابع انسانی را به بهترین شکل مدیریت کرده و وظایف شان را با توجه به شرایط تغییر داده و یا تعدیل کند. و مدیران نیز از آن به عنوان ابزاری برای دستیابی به اهداف سازمانی کوتاه مدت و بلند مدت استفاده کنند.

اهداف مدیریت منابع انسانی

مدیریت منابع انسانی اهداف کلی و جامعی دارد که در زیر به این اهداف پرداخته ام:

1- اثربخشی سازمانی

پیشرفت سازمانی به‌ واسطه داشتن افرادی به وجود می‌آید که به‌ طور مداوم در جستجوی روش‌‌هایی برای کار هوشمندانه چه به ‌صورت فردی و چه به ‌صورت سازمانی هستند.

برای رسیدن به بیشترین میزان بازدهی سرمایه‌‌گذاری و اثربخشی نیروی انسانی، موارد زیر را به کارببرید:

• شفاف سازی و پیش بینی نتایج مورد انتظار و محدودیت‌هایی برای انجام پروژه‌ها ؛ زیرا این کار به شما نشان می‌دهد که چگونه تلاش‌هایتان به موفقیت ختم می‌شود.
• شناسایی شکاف‌ها و چالش‌ها و در ادامه ارائه راهکار برای بهبود عملکرد هر فرد.
• افزایش مهارت‌ها
• افزایش بهره‌وری فردی از طریق: چند دقیقه بحث رهبری‌ مدیریتی در جلسه کارمندان، سمینارهای راه دور  به‌ صورت یک هفته در میان، جلسات یادگیری ویدیویی گروهی و … .
• افزایش سود
• جشن گرفتن موفقیت‌ها

2- سرمایه انسانی

این هدف مدیریت منابع انسانی شامل: برنامه‌ریزی، استخدام و انتخاب است.

در سازمان‌ها سرمایه‌های زیادی وجود دارد ولی مهمترین سرمایه یک سازمان، سرمایه‌ی انسانی آن است. سرمایه انسانی مجموعه دانش و مهارت‌های افراد است که سازمان می‌تواند برای پیشبرد اهداف خود از آن استفاده کند.

3- مدیریت دانش

مدیریت دانش شامل مدیریت عملکرد و آموزش می‌باشد. دانش به:

• مجموعه اطلاعات
• راه کار عملی مرتبط با آن اطلاعات
• نتایج به کارگیری آن در تصمیمات مختلف
• آموزش مرتبط با آن
• نگرش افراد در مشاغل
• و مسئولیت‌های مختلف در ارتباط با آن گفته می‌شود.

سازمان‌های موفق می دانند که دانش، مهمترین دارایی آن‌ها است.

4- مدیریت پاداش

مدیریت پاداش شامل حقوق و دستمزد، ارزشیابی مشاغل، پاداش، مزایا است. پاداش از دیدگاه صاحب نظران تعاریف متعددی دارد که به تعدادی از این نظرات اشاره خواهم کرد:

شرمرهرن: پاداش عبارت است از پیامدهای ارزشمند مثبت کار برای افراد؛

هلریگل: پاداش ارائه یک پیامد خوشایند برای انجام رفتاری مطلوب از فرد به منظور افزایش احتمال تکرار است.

رابینز و کالتر: پاداش از چنان اهمیتی در مباحث مربوط به مدیریت برخوردار است که از آن به عنوان یکی از منابع قدرت مدیر تحت عنوان قدرت پاداش یاد می‌شود. منظور از قدرت پاداش استفاده از پاداش‌های مختلف درونی و بیرونی به منظور کنترل عملکرد افراد است. به عبارتی، مدیر از قدرت پاداش به منظور تاثیرگذاری و کنترل رفتار زیردستان استفاده می‌کند.

برای حفظ نیروی انسانی و ایجاد انگیزه در جهت افزایش بهره‌وری در کار می‌توان از پاداش استفاده کرد. و لازم است هر سازمان این امر را از وظایف خود بداند.

5- روابط با کارکنان

ارتباط با کارمندان، حس تعلق آنان به سازمان را بهبود بخشیده و به موفقیت‌های شغلی آنان کمک می‌کند، همچنین باعث می‌شود سازمان در مسیر درست قرار گرفته و به سمت پیشرفت حرکت کند. روابط با کارکنان شامل مشارکت و ارتباطات است.

اگر سازمان‌ها به جای مجادله و بحث، ارتباط مثبت و مسالمت آمیزی را با کارکنان خود برقرار کنند، احساس مالکیت و وفاداری در آن‌ها ایجاد خواهد شد. این ارتباط می‌تواند به شکل‌های زیر باشد:

• شنود فعال
• جمع آوری اطلاعات مشترک
• طوفان مغزی
• ساده سازی فرایند حل مسئله

اغلب در مدیریت ارتباطات، احساس ضعف داریم و یا راه ارتباط سازی درست و مؤثر را نمی‌دانیم. پیشنهاد می‌کنم برای ایجاد ارتباط صحیح با همکاران یا کارکنان خود، مقاله 5 رفتار برای ایجاد ارتباط در سازمان را مطالعه کنید.

6- بهداشت، ایمنی و رفاه

وجود آمدن بهداشت، ایمنی و رفاه به زیر ساخت‌های سازمان مربوط می‌شود. برای مثال:

• با تعبیه سرویس‌های بهداشتی دارای آبگرم می‌توانید سطح رضایت کارمندان خانم خود را از نظر بهداشت افزایش دهید.
• با تهیه وسایل امنیتی برای پرسنل‌های فنی مهندسی خود در حین کار می‌توانید امنیت بیشتری را برای آن‌ها به وجود آورید.
• خلق فضایی مناسب و راحت برای تعامل کارمندان از زیر ساخت رفاهی سرچشمه می‌گیرد و این امر در نهایت باعث ارتقای سطح بازدهی کارمندان در راستای اهداف سازمان و پیشرفت گروهی می‌شود.

7- امور اداری

امور اداری بر رعایت شدن استانداردها و قوانین در قراردادهای سازمان نظارت دارد.

او الگوهای مصرف انرژی، استفاده از فناوری و تجهیزات اداری را کنترل می‌کند. بخشی از وظایف مدیر امور اداری مربوط به کارکنان می باشد از جمله:

• انجام امور استخدامی
• موارد داخل سازمانی مانند ترفیع، جابجایی
• اجرای دستورالعمل‌ها
• آیین نامه‌های استخدامی
• ارزشیابی عملکرد کارکنان
• امور رفاهی و …

موارد بالا اهداف کلی مدیریت منابع انسانی را در بر می‌گیرد. هر چند تمام موارد بالا جایز اهمیت هستند ولی موارد زیر در بین مدیران نقش پر رنگ‌تری دارند:

• استخدام
• آموزش
• حقوق و مزایا
• ایجاد انگیزه

استخدام

اولین قدم برای داشتن منابع انسانی عالی، انجام یک استخدام عالی است. اما قبل از پرداختن به مرحله استخدام باید به مراحل قبل از استخدام اهمیت داد.

اولین قدم قبل از استخدام در مدیریت منابع انسانی

اولین قدم قبل از استخدام فراهم کردن زیرساخت‌های کسب و کار خود است. 

همان طور که همه‌ی مدیران به دنبال افراد شایسته هستند، کارمندان طلایی هم به دنبال بهترین سازمان و بهترین مدیران هستند. 

قبل از استخدام این سؤال را حتما از خود بپرسید: چرا افراد شایسته باید کسب و کار من را انتخاب کنند؟

شما می‌توانید شرایطی را فراهم کنید که جوابی برای این سؤال داشته باشید. مثلا:

• آنچه تا به امروز را داشته‌اید را به نیروهای خود نشان دهید، نه وعده برای آینده!
• محیط امن و استاندارد داشته باشید، محیطی که از نظر زیرساخت ایمن باشد.
• در محیط کار شما امنیت اخلاقی وجود داشته باشد.
• فرهنگ سازی رفتار سازمانی و حرفه‌ای را اجرا کنید.

همچنین قبل از استخدام بدانید نیرو را دقیقا برای چه بخشی نیاز دارید. این نکته را حتما در نظر بگیرید که آیا از داخل سازمان فرد مناسبی برای این بخش وجود دارد؟ 

برای مثال، اگر قصد استخدام مدیر داخلی دارید؛ به جای استخدام یک مدیر داخلی بهتر است یکی از افرادی که قابلیت بیشتری را دارد از واحدی دیگر برای این سمت ارتقا دهید و این روند را به صورت زنجیره‌ای ادامه دهید و بر اساس قابلیت سمت افراد را تغییر دهید و استخدام را برای پایین‌ترین سطح اجرا کنید.

نوشتن شرح وظایف شغلی

برای نیروهای مورد نیاز خود باید شرح شغل بنویسید و باید بدانید چه فردی و با چه قابلیت‌هایی را استخدام کنید.

با نوشتن شرح وظایف و برنامه ریزی برای اجرای آن وظایف، مشخص می‌شود که آیا نیاز به استخدام نیروی جدید است یا خیر؟ در مرحله‌ی بعد می‌توانید ویژگی و مهارت‌های لازم را بررسی کنید و در استخدام فرد مناسب به آنها توجه کنید.

بررسی قابلیت های لازم

بعد از اینکه  شرح شغل را بررسی کردید و به این نتیجه رسیدید که به جذب نیرو نیاز دارید (مهم نیست که قرار است در چه بخشی نیرو اضافه کنید؛ مدیر فروش، حسابدار، طراح گرافیک، راننده و یا کارگر خط تولید)، بررسی کنید نیروی مناسب این شغل چه قابلیت‌هایی را باید داشته باشد. یا به بیانی روشن‌تر چه فردی با چه ویژگی‌ها و مهارت‌هایی باید استخدام شود؟

به این نکته توجه کنید که این افراد در کنار دانش و مهارت لازم، ویژگی‌های شخصیتی عمومی متناسب به آن شغل را نیز داشته باشند. به عنوان مثال یک حسابدار باید دقیق و با حوصله باشد.

اصل اخلاقی بیزینس از زیان وارن بافت

وارن بافت می‌گوید: وقتی می‌خواهید با فردی شریک شوید یا استخدام کنید، به طور کلی قصد دارید با آن فرد ارتباط طولانی مدت داشته باشید، از 3 ویژگی مطمئن شوید:

1. اخلاق‌مدار بودن
2. هوش 
3. انرژی

وارن بافت معتقد است اگر آن فرد اخلاق‌مدار نبود ولی از هوش و انرژی زیادی برخوردار بود، این هوش و انرژی او عکس عمل می‌کند.

بنابراین در هنگام استخدام حتما به اصل اخلاق در شخصیت فرد داوطلب اهمیت زیادی بدهید.

برای استخدام مناسب‌ترین و بهترین افراد لازم است از مثلث شایستگی استخدام اطلاع داشته باشید. با خواندن این مقاله به نقطه نظر جدیدی خواهید رسید در نهایت استخدام مناسب‌تری خواهید داشت.

منابع انسانی تنها بخشی از سازمان است که نمی‌توان آن را با پول به دست آورد. هزینه‌ای که باید صرف منابع انسانی کرد تا مناسب‌ترین‌ها را استخدام کرد:

• زمان
• خلاقیت 
• حوصله
• آگهی جذاب و خوب
• مصاحبه‌های متعدد
• تمرکز بر گذشته‌ی فرد

آموزش

مبحث آموزش مربوط به بعد از استخدام است.

بعد از استخدام فرد بایستی به او آموزش‌های عمومی و تخصصی لازم را ارائه دهید.

آموزش عمومی:

بدانید در سازمان شما چه چیزهایی ارزش است و چه چیزهایی خط قرمز.

پیشنهاد می‌کنم یک کتابچه در مورد قوانین و ارزش‌های خود تولید کنید و آن را در اختیار نیروهای تازه استخدام بگذارید و از آن‌ها بخواهید این کتاب را مطالعه کنند.

ادوراد دمینگ یکی از بزرگان دنیا که در اصل هشتم از اصول چهارده گانه‌ی مدیریت گفته است: «ترس را در سازمان از بین ببرید»

افراد استخدام شده لازم است قبل از هر آموزشی دفترچه یا قوانین کسب وکارتان را بدانند. نگرانی‌ها، استثناها، تجربه‌ها و خط قرمزها را شفاف بیان کنید تا ترس‌ها را از بین ببرید.

در شرکت ما یکی از خط قرمزها دروغ است. رعایت نکردن این اصل باعث ناراحتی من می‌شود. بنابراین، رعایت این اصل در کنار موارد فنی آموزش داده می‌شود.

بنابراین حتما کلیات سازمان را نیز به صورت شفاهی و مکتوب به او ارائه دهید.

آموزش تخصصی:

گاهی افرادی که استخدام می‌شوند از تخصص لازم برخوردار هستند ولی کسب دانش از بیزینس شما بسیار مهم است.

آموزش تخصصی هر قسمت از سازمان که فردی استخدام شده باید به روز شود مثل:

• تغییرات قوانین اداره کار
• قوانین جدید مالیاتی در بخش حسابداری
• تولید محصولات با دستگاه جدید در بخش تولید و توسعه

حقوق و مزایا

برای پرداخت حقوق فرمول مشخصی داشته باشید.

از پرداخت حداقل حقوق اداره کار به بهانه‌هایی مثل نداشتن کسب درآمد غافل نشوید. هر چند دلیل شما ممکن است موجه باشد ولی یک سازمان بایدخدمات کاملی به منابع انسانی خود پرداخت کند.

بنابراین باید حداقل‌ها را پرداخت کنید و آن چیزی که وظیفه‌ی کارفرما است باید انجام شود. به عنوان مثال: پرداخت حقوق بر اساس اداره کار، پرداخت بیمه.

خبر خوشحال کننده این است که اگر فردی را در سازمان خود استخدام  کردید که توانایی انجام وظایفی که به او محول شده را به نحو احسن دارد، باعث پیشرفت سازمان شما می‌شود. بر اساس تجربه ای که در مشاوره‌ها با اکثر صاحبین کسب و کار داشتم به این نتیجه رسیدم که علت پیشرفت نکردن بیزینس‌ ان‌ها استخدام افرادی با دوشیفت کاری و حقوق کم است. 

در کنار این حقوق کم نیز از آن‌ها می‌خواهند که با مشتری‌ها با لبخند و روی باز برخورد کنند. در صورتی که بدون پرداخت حقوق و مزایا نمی‌توان از کارمندان خواست که با جون و دل کار کنند.

نگاه 10 ساله به استخدام

نگاهتان به استخدام باید ده ساله باشد. با این پیش فرض که با پرداخت حقوق و مزایای کامل به نیروی خود در ده سال آینده، چه موفقیت‌هایی به دست خواهید آورد؟

ممکن است نام سازمان‌هایی در ذهن شما باشد که با پرداخت حقوق‌ کم وضعیت خوبی داشته باشند! اما اشتباه نکنید و این را در نظر بگیرید که با پرداخت حقوق و مزایای مناسب همان سازمان می‌توانست از خوب به عالی برسد.

حدود ۸ سال پیش نیروهای من در بخش اداری از حقوق و مزایای کمتر از اداره کار برخوردار بودند. اما بعد از افزایش حقوق و پرداخت مزایا، هم افراد و هم مجموعه به بهره‌وری بیشتری رسیدند. اگر شما نیز نیروهایتان را ببینید و آن‌ها را از حداقل امکانات بهره‌مند سازید، مطمئن باشید حتما بهره‌وری بیشتری خواهند داشت.

اگر چه همه سازمان ها باید به موقع حقوق پرداخت کنند ولی در واقعیت کسب و کارهای کمی این ادعا را عملی می کنند. به همین دلیل پرداخت به موقع حقوق می‌تواند یک مزیت عالی برایتان محسوب شود. مزیت رقابتی شما می‌تواند وجود فرهنگ مشاوره و یا وجود کارکنان حرفه‌ای نیز باشد.

انگیزه مدیریت منابع انسانی

یادتان باشد استخدام و آموزش هیچ وقت پایان کار نیست. پس از چند ماه کم کم انگیزه‌های فردی که فقط به دنبال کار، حقوق و محیط آرام بوده، تحلیل می‌رود و به روزمرگی می‌رسد. این وظیفه من به عنوان رهبر کسب و کار است که بتوانم با روش‌های مختلف انگیزه‌ی نیروها را همیشه در حالت پویایی کامل نگه دارم.

در کنار پرداخت حقوق، برای افزایش بهره وری سازمان، انگیزه‌ی کارکنان بسیار اهمیت دارد. بسیاری از افرادی که استخدام چندماه اول را بسیار عالی کار می‌کنند اما در ادامه دچار روزمرگی می‌شوند و محیط برای آن‌ها کسل کننده می‌شود. 

مدیران باید به این نکته توجه کنند تا انگیزه‌ی افراد در سطح بالایی بماند. کارهایی که مدیران در این راستا می‌توانند انجام دهند عبارتند از:

• پاداش نقدی برای کارهای فوق العاده‌ای که انجام می‌دهند.
• تقدیر و قدردانی از ایشان در جمع؛
• واگذار کردن مسئولیت‌های بیشتر؛
• ایجاد چالش بری کارکنان خود، به مثال‌های زیر توجه کنید:
• فرد در یک روز خلوت کاری، کار همکار خود را انجام دهد و یک مهارت جدید یاد بگیرد.
• از هر 5 جلسه، یک جلسه را یکی از کارمندان مدیریت کند.
• افراد در روزهای مشخصی خودشان کار را، خودشان تحلیل کنند.
• طوفان فکری برای بازبینی کارها داشته باشید.

نکات طلایی در مدیریت منابع انسانی

• نیروها یک روز ما را ترک می‌کنند(نیروها را بسازیم).
• ارتقای شغلی در سازمان داشته باشیم.
• انگیزش کارکنان یک وظیفه‌ی اصلی است.
• امنیت شغلی را دست کم نگیریم.
• امنیت شغلی در انگیزه‌ی پایدار کارکنان بسیار تأثیر گذار است.
• استخدام عالی زمان بر و سخت است.
• هیچوقت یک مؤلفه را برای تشویق در نظر نگیرید.
• یادتان باشد مهارت ها را می‌توانید آموزش دهید ولی تغییر شخصیت افراد بسیار سخت است.