آیا دستورالعمل اجرایی و سیستم سازی مانع از خلاقیت کارکنان می‌شود؟
آیا سیستم سازی و اجرای روش کار با خلاقیت کارکنان منافات دارد؟! به شکلی که نمی‌توان از خلاقیت کارکنان استفاده کرد؟
آیا یکسان بودن روش اجرای کار، باعث شکل گیری محیطی خشک و ساکن می‌شود؟
اغلب مدیران و کارمندان این دغدغه را دارند که مکتوب کردن دستورالعمل اجرایی و رعایت کردن دقیق آن، امکان استفاده از خلاقیت کارکنان در بهبود کارها را از بین می‌برد. به نظر شما راهکار چیست؟ آیا سیستم سازی و خلاقیت با هم در تضاد هستند؟
راه حل چیست؟
راه حل بررسی درست سیستم سازی است.
شرکت تویوتا را در نظر بگیرید. این شرکت هر سال ماشین هایی را که به بازار ارائه می‌دهد با آپشن‌های بیشتر و کیفیت بهتری نسبت به سال قبل است. اما در یک سال تمام محصولاتش در یک مدل شبیه به هم است. مثلا: اگر تویوتای سال 1990 را بررسی کنید که برای یک کشور یا اقلیم خاصی ساخته شده باشد، تمام ویژگی‌های آن محصولات شبیه به هم هستند.
یا شرکت آیفون هر سال محصولات خود را با خدمات جدیدتری ارائه می‌دهد.
آیا به نظر شما سیستم سازی این دو شرکت بزرگ و مشهور در دنیا، به خلاقیت کارکنانش آسیب زده یا مانع از کیفیت بهتر محصولاتش شده است؟
جای خلاقیت کارکنان در سیستم سازی کجاست؟
بحث خلاقیت کجا می‌تواند به ما کمک کند؟ شما یک دستورالعمل دارید و بر اساس آن فرآیندها را اعمال می‌کنید. مثلا:
- دستورالعمل فرآیند تحویل کالا
- دستورالعمل فرآیند تولید کالا
- دستورالعمل فرآیند شکایات مشتری
- دستورالعمل فرآیند نگهداری تجهیزات در هر بخشی
و می‌خواهید فرآیند انجام کارها را بهبود دهید.
برای استفاده از خلاقیت کارکنان، به آن ها بگویید برای بهبود انجام این فرآیند هر کس ایده‌ی بهتری بدهد و آن ایده قابل اجرا باشد؛ به آن فرد پاداش تعلق می گیرد.
و بعد از دریافت ایده‌ها و انتخاب بهترین آن‌ها، دستورالعمل اجرای کار را تغییر دهید، آن را مکتوب کنید و جایگزین دستورالعمل قبلی کنید.
خلاقیت کارکنان را با کج سلیقگی و اهمال کاری اشتباه نگیرید!
اگر با وجود دستورالعمل، به کارمندان خود این اجازه را بدهید که می‌توانند گاهی از خلاقیت خود استفاده کنند، ممکن است منجر به کج سلیقگی و اهمال کاری شود. حتما برای شما هم پیش آمده که یکی از نیروهای شما بر اساس دستورالعمل، اقدام نمی‌کند و به سلیقه‌ی خودش کاری را انجام می‌دهد و وقتی از او می‌پرسید چرا؟ جواب می‌دهد: «من دیگه این کارو کردم به نظرم اینجوری بهتره!»
در صورتی که لازم است از این نوع اِعمال خلاقیت توسط کارکنان خود دوری کنید. اگر کاری بهتر است بنابراین باید در تمام بخش‌های سازمان انجام شود.
اگر در فرآیند انجام کار توسط کارکنان، لازم است در جایی خلاقیت اعمال شود، باید در دستورالعمل درج شود که: «بر اساس سیاست اجرا کننده رفتار شود». مثلا:
- هنگام دادن نمونه کالا به مشتری، ویزیتور خودش تصمیم بگیرد که چه تعداد نمونه بدهد. در دستورالعمل نیامده که حتما یک عدد نمونه کالا به مشتری بدهید. درج می‌کنیم: «بر اساس شرایط تعداد نمونه کالا را خودش تعیین کند».
- اگر یک نیروی عکاس دارید باید گفته شود به تعدادی عکس بگیرد که بالاخره یک عکس مناسب و با کیفیتی گرفته شود.
- در دستورالعمل عکاس نوشته شود: «عکس باید با این ویژگی‌ها و کیفیت باشد». نمی گوییم فقط 5 بار عکس بگیر!
بنابراین…
- در دستورالعمل، فرآیند کار به صورتی شفاف و قابل اجرا نوشته شود.
- تمامی موارد در دستورالعمل قید شود.
- در دستورالعمل درج شود که کارکنان در چه شرایطی از خلاقیت خود استفاده کنند.
- درج شود کارکنان در چه جاها و شرایطی به هیچ عنوان از خلاقیت خود استفاده نکنند.
- مدیران و کارکنان کاملا مصمم باشند که دقیقا بر اساس دستورالعمل اقدام کنند.
- اگر دستورالعمل قابل اجرا نبود می‌توان از خلاقیت کارکنان بهره گرفت و آن را بهبود بخشید.
- تا زمانی که تغییری در دستورالعمل به صورت مکتوب در نیامده است و آن را اعلام نکرده‌اند باید کارها طبق دستورالعمل قبلی انجام شود.
شما می‌توانید مقاله‌ی نوشتن دستورالعمل اجرایی در کسب و کارهای کوچک و اهمیت آن را مطالعه کنید و از آن به عنوان آموزش مکمل این مقاله استفاده کنید.
نظر شما چیه؟