اثر زایگارنیک در کسب و کار
زایگارنیک
می خواهیم بدانیم اثر زایگارنیک چیست؟ سال ۱۹۲۷ در برلین گروهی از دانشجویان و استادان به رستورانی رفتند. پیشخدمت سفارش‌ها و درخواست‌های ویژه را یک به یک گرفت، اما برای نوشتن هیچ‌کدام به خودش زحمت نداد. آنها فکر می‌کردند این قضیه پایان بدی خواهد داشت. اما بعد از مدت کوتاهی، همه‌ی مهمانان دقیقاً آنچه را سفارش داده بودند تحویل گرفتند.
بعد از صرف شام، توی خیابان، دانشجوی روانشناسی اهل روسیه، بلوما زایگارنیک، متوجه شد روسری خود را در رستوران جاگذاشته. به رستوران برمی‌گردد، پیشخدمتی را که حافظه‌ی فوق‌العاده‌ای داشت پیدا می‌کند و از او می‌پرسد روسری را دیده یا نه. پیشخدمت با تعجب به او خیره می‌شود. او اصلاً نمی‌داند این خانم کیست و کجا نشسته بود.
بلوما زایگارنیک با خشم می‌پرسد «چطور می‌توانی فراموش کرده باشی؟ مخصوصاً با آن حافظه‌ی عالی!» پیشخدمت خیلی کوتاه جواب می‌دهد «من تمام سفارش‌ها را تا زمانی که برآورده می‌شود در ذهنم نگه می‌دارم.»
زایگارنیک و استادش، کرت لوین، این رفتار عجیب را مطالعه کردند و به این نتیجه رسیدند همه‌ی مردم کم و بیش مثل آن پیشخدمت رفتار می‌کنند.
حافظه و کارهای تمام نشده
ما به‌ندرت کارهای تکمیل‌نشده را فراموش می‌کنیم. این کارها با سماجت در ضمیر خودآگاه ما باقی می‌مانند و رهایش نمی‌کنند. مثل بچه‌ها در برابر ما تقلا می‌کنند تا سرانجام به آنها توجه کنیم. به‌عبارت‌دیگر، وقتی ما کاری را به صور کامل انجام دادیم و آن را از لیست ذهنی خود خارج کردیم، از حافظه‌ی ما پاک می‌شود.
اثر زایگارنیک در مورد این مفهوم است که افراد از اینکه کارهایی را که شروع کرده‌اند، ناتمام باقی بگذارند متنفرند و اگر کار نیمه تمام بماند، ذهن فرد همچنان در گیر کار نیمه تمام است. پس اگر فردی، پروژه‌ای را شروع می‌کند، بیشتر از اینکه آن را معوق کند، علاقه دارد که به اتمامش برساند. وقتی افراد موفق می‌شوند کاری را آغاز کنند، بیشتر تمایل دارند تا آن را به اتمام برسانند. و به اتمام نرساندن کار، تنش اضافه بر فرد وارد می کند.
خانم زایگارنیک سپس آزمایش دیگری انجام داد:
- دو گروه از افراد را در سالنی جمع کرد.
- یک فیلم سینمایی برایشان پخش کرد.
- این افراد این فیلم را ندیده بودند.
- برای گروه اول کل فیلم را پخش کرد.
- برای گروه دوم، چند دقیقه پایانی فیلم را نمایش نداد.
- گروه دوم انتهای فیلم را ندیدند و در واقع متوجه نشدند که آخر فیلم چه شد.
چند روز بعد، افراد این دو گروه را دوباره دعوت کرد و از آنها سوالاتی در مورد جزئیات فیلم پرسید. مثل: اسم شخصیت‌ها، رنگ پیراهن آنها و … .
حتما فکر می‌کنید گروهی که فیلم را کامل دیده بودند توانستند به سؤالات پاسخ دهند در صورتی که این گونه نبود!
اثر زایگارنیک در کسب و کار
اغلب مدیران کارهای کوچک یا کارهایی که برای آنها جذابیت ندارد را فراموش می‌کنند انجام دهند یا آنها را به تأخیر می‌اندازند. یا در برخی کارهای اداری علاقه‌ای به وقت گذاشتن ندارند. مثل:
- پرداخت قبض‌های آب، برق و…
- پیگیری چک مشتریانی که پاس نشده
- پیگری چک‌های خودمان که به موقع پاس شوند
- واریز کردن پول به حساب افرادی که طلبکارند
- گرفتن پول از مشتری‌ها
اغلب در امور حسابداری برخی از کارها را مانند:
- اختلاف حساب با یک مشتری که دوستتان نیز است
- کالای مرجوع شده
- چک پاس نشده
به آخرین لحظات موکول می‌کنیم. ممکن است یک ماه بعد توسط از همکاران آن اختلاف حساب به ما یادآوری شود. این موضوع در شرکت من بارها اتفاق افتاده است و من در جواب می‌گویم “حلش می‌کنم”.
تأثیر اثر زایگارنیک بر ذهن من
طبق اثر زایگارنیک که در قبل هم ذکر شد؛ کارهای نیمه تمام بخشی از ذهن من را اشغال می‌کنند و ذهن من نمیتواند با تمام قدرت و انرژی خود به فعالیت بپردازد.
اگر کار، نیمه تمام بماند در حین انجام کارهای دیگر مثل:
- جلسات مذاکره
- متقاعد کردن یک مشتری
- جلسه استخدام نیرو
آن کار نیمه تمام که ممکن است مغایرت حساب باشد مدام به ذهن من بیاید. و به خودم بگویم “یادم باشد آن مغایرت حساب را بررسی کنم”.
مثال کارگر چاق و ورزیده
- دو کار گر را در نظر بگیرید که در حال حمل بار هستند.
- یکی از آن گارگرها چاق است و اضافه وزن دارد.
- کارگر دیگر وزنی مناسب دارد و ورزیده است.
- این دو کارگر باید باری را در یک مسیر 1000 متری حمل کنند.
- هر دوی آنها هنگام حمل بار تحت فشار هستند.
- به مقصد می‌رسند.
- بار را زمین می‌گذارند.
- در مسیر برگشت کارگری که وزن مناسب داشت و ورزیده بود بدون هیچ فشاری و به راحتی بر می‌گردد.
- ولی آن کارگر چاق به خاطر اضافه وزنی که دارد همچنان تحت فشار است و به سختی راه می‌رود.
با توجه به این مثال زمانی که کار نیمه تمام داشته باشیم ذهن ما مانند آن کارگرچاق است. او نمیتواند از خودش برای انجام تمام کارهای روزمره اش کار بکشد.
راهکار
ذهنِ متمرکز است که می‌تواند فرایند فکر، تصمیم، اقدام و عمل را به درستی انجام دهد. ذهن پراکنده، همیشه کاری می‌کند ولی نتیجه‌ی آن مثبت و سازنده نیست. برای داشتن ذهن متمرکز لازم است موارد زیر را رعایت کنید:
- یادداشت تمام کارها
- اولویت بندی کارها
- تعیین زمان و مهلت برای انجام کارها
فرض کنید اگر قرار است کشوی میزتان را تمیز کنید. زمان تعیین کنید که امروز حتما این کار را انجام دهید و تحت هر شرایطی انجام شود.
- واگذار کردن کارها به کارمندان در صورت امکان
- کارهای کوچک مثل پرداخت قبض یا پرداخت شارژ ساختمان هم می‌تواند گوشه‌ای از ذهن را اشغال کند. بنابراین یا به موقع انجام دهید یا این کارها را به دیگران واگذار کنید.
- برنامه ریزی همیشگی برای انجام کارها
برای درک بهترِ «برنامه ریزی همیشگی برای انجام کارها» به مثال‌های زیر توجه کنید:
چک‌های شرکت هر پنج روز یکبار صادر شود. یعنی در مضرب‌های 5 (1-5-10-15-20-25-30) تاریخ بزنیم و اصلا پیگیری نکنیم که این تاریخ ها ممکن است تعطیلی باشد. چرا که اگر هم تعطیل بود در روز بعد برای پاس کردن چک مراجعه خواهند کرد. بر این اساس سعی می‌شود پنج روز قبل از سررسید چک، پول در حساب باشد.
یا جلسات با کارکنان همیشه یکشنبه ها برگزار گردد و تحت هیچ شرایطی کنسل نشود.
نظر شما چیه؟