4 نکته اساسی برای ایجاد بهترین برنامه کاری هفتگی
برنامه کاری هفتگی، ابزاری برای مدیریت وظایف است که می تواند به شما کمک کند تا فعالیت هایی را که باید انجام دهید بر اساس برنامه های هفته آینده خود زمان بندی و تقسیم کنید. به این وسیله یاد می گیریم که چگونه این استراتژی می تواند به ما کمک کند تا منظم باشیم و به ضرب الاجل ها و اولویت های خود نیز برسیم. یکی از دلایلی که مردم از رفتن به محل کار در روزهای شنبه وحشت دارند، این است که آنها غرق در میزان ناشناخته و مبهم بودن برنامه های کاری پیش روی خود هستند که در انتظارشان است. این ابهام می تواند باعث استرس مضاعف و منجر به فرسودگی شغلی شود.
یک برنامه کاری هفتگی می تواند به کاهش استرسی که هنگام آغاز به کار در روز شنبه احساس می کنید کمک کند و شما را قادر سازد تا هر کاری را که باید در طول هفته انجام دهید سازماندهی کنید.
برنامه کاری هفتگی چیست؟
برنامه کاری هفتگی یک ابزار مدیریت کار است که به شما کمک می کند تا کارهایی را که باید برای هفته آینده انجام دهید، تجزیه و سازماندهی کنید. ایجاد یک برنامه هفتگی، مهارت های مدیریت زمان شما را با کمک برنامه ریزی زمان خود بهبود می بخشد. به این ترتیب، می توانید کارهای مهم را طبق برنامه انجام دهید.
این تکنیک نه تنها به شما کمک می کند تا یک برنامه روزانه بسازید ، بلکه یک نمای کلی هفتگی از آنچه روی آن کار خواهید کرد به شما ارائه می دهد. هنگامی که برنامه کاری هفتگی خود را ایجاد می کنید، مهم است که جلساتی را که باید در آن شرکت کنید در نظر بگیرید. این موضوع می تواند به شما کمک کند حجم کاری خود را با تعداد جلساتی که دارید متعادل کنید تا به طور تصادفی در یک روز پر از جلسه کار زیادی نداشته باشید.
چگونه یک برنامه کاری هفتگی ایجاد کنیم؟
ایجاد یک برنامه کاری هفتگی یک فرآیند ساده است که می تواند هفته کاری شما را در مسیری درست قرار دهد. در اینجا چهار مرحله آسان وجود دارد که می توانید انجام دهید.
مرحله 1: کارهای خود را در یک جا گرداوری آوری کنید
رایج ترین روش برای شروع برنامه ریزی کاری هفتگی شما این است که همه چیز را در یک دفتر لیست کار یادداشت کنید. البته که روش های جدید مانند لیست های دیجیتالی بهترین کارایی را دارند زیرا مرتب سازی و اولویت بندی کار را آسان می کنند، به علاوه، گم شدن آنها غیرممکن است. با ابزاری مانند Asana ، می‌توانید اطلاعات متنی را نیز به وظایف پیوست کنید تا اطلاعات مورد نیاز خود را بدون اینکه فهرست شما را درهم بریزد، داشته باشید. مهمترین بخش این مرحله این است که هر چیزی که نیاز دارید در این هفته انجام شود در یک فضا در همین لیست کاغذی یا دیجیتالی درج شده باشد تا منبع شما برای هفته شود. به این ترتیب اگر مطمئن نیستید که در مرحله بعد چه کاری باید انجام دهید، می توانید به لیست کارهای خود مراجعه کنید.
اگر برای ردیابی همه وظایف خود مشکل دارید، از روش انجام کارها (GTD) استفاده کنید . این تکنیک بر سازماندهی تمام افکار شما در یک مکان، متمرکز است، بنابراین شما می توانید به جای اینکه سعی کنید همه چیز را در مغز خود نگه دارید، اطلاعات را در در جای دیگر ذخیره می کنید. اساس این روش بر این است که اطلاعات نباید در مغز و ذهن و حافظه ما نگهداری شوند زیرا ذهن ما محل تولید ایده است و نه محل نگهداری آن. نگه داری بیش از حد اطلاعات در ذهن علاوه بر ایجاد فشار و استرس، احتمال فراموشی آنها را نیز افزایش می دهد. در مقاله برنامه ریزی به روش GTD می توانید بهتر و بیشتر با این روش و مزایای آن آشنا شوید.
مرحله 2: برای وظایف لیست خود ضرب الاجل تعیین کنید
هر مورد اقدام در لیست کارهای شما باید دارای تاریخ سررسید مربوطه باشد. این یک گام بسیار مهم برای برنامه های کاری هفتگی است، زیرا موعد مقرر به شما کمک می کند تا تعیین کنید که چه زمانی باید روی هر فعالیت، کار کنید.
اگر می‌دانید که باید یک کار را تا یک روز مشخص به اتمام برسانید، مشخص کنید که تقریباً چه مدت طول می‌کشد تا آن کار انجام شود. آن زمان تخمینی را در نظر بگیرید و از تاریخ مقرر به عقب برگردید. این حداقل زمانی است که باید برای شروع به کار روی آن پروژه در نظربگیرید.
مرحله 3: وظایف خود را به طور موثر اولویت بندی کنید
اینکه چگونه وظایف خود را در هفته اولویت بندی می کنید بسیار مهم است. ایجاد تعادل بین برنامه ریزی های زمانی با توجه به اولویت ها، مهارتی دشوار برای مدیریت است. وقتی پروژه‌های بلندمدت با سررسیدهای دورتر دارید، می‌توانید این پروژه‌ها را به قطعات کوچکتر تقسیم کنید و هر روز بخشی از کار را تا سررسید کامل آن پروژه تکمیل کنید. این موضوع می تواند از به تعویق انداختن و تلاش های لحظه آخری برای انجام پروژه های بزرگتر جلوگیری کند.
اگر از ابزار مدیریت کار استفاده می کنید، سعی کنید به هر کار یک برچسب اولویت اضافه کنید. این موضوع نه تنها به شما کمک می‌کند اولویت‌هایتان را در یک راستا نگه دارید، بلکه به اعضای تیم‌تان نشان می‌دهد که در هر روز روی چه چیزی تمرکز کرده‌اید. اگر همه چیز تغییر کند و مجبور شوید اولویت‌ها را تغییر دهید، به راحتی می‌توانید وظایف خود را بر اساس آن دوباره برچسب گذاری کنید.
مرحله 4: هر هفته، زمانی را به سازماندهی وظایف اختصاص دهید
یک برنامه کاری هفتگی زمانی بهترین کارایی را برای شما دارد که به طور مداوم از آن به عنوان یک برنامه ریز هفتگی استفاده کنید. هر هفته زمانی را در برنامه خود اختصاص دهید تا در مورد کارهایی که باید برای هفته آینده انجام دهید فکر کنید.
برخی از افراد بعد از ظهر پنج شنبه مدتی را صرف سازماندهی وظایف خود می کنند، در حالی که برخی دیگر از صبح شنبه به عنوان زمان برنامه ریزی هفتگی خود استفاده می کنند. هر دو روز مزایای خود را دارند. جمع آوری وظایف خود در روز پنج شنبه به شما این امکان را می دهد که در روز شنبه با وظایفی که به وضوح سازماندهی شده اند وارد هفته جدید شوید. این یک استراتژی خوب برای افرادی است که در تعطیلات آخرهفته درگیری چندانی با کار خود ندارند و اخرین اقدامات کاری آنها به آخرین روز کاری شان در سازمان منتهی می شود. به این ترتیب آنها بینش روشنی نسبت به اینکه روز شنبه چگونه قرار است کارها آغاز شوند، خواهند داشت.
اما سازماندهی وظایف هفتگی خود در روز شنبه به شما یک نمای کلی از آنچه که قرار است در طول هفته روی آنها کار کنید، می دهد. این روش برای اعضای تیمی که برای وظایف خود به دیگران وابسته هستند، مانند تیم فروش یا تیم سنجش موفقیت مشتری، مناسب است. اگر احتمال بیشتری دارد که در آخر هفته هم همچنان ارتباط کاری هر چند اندک با مجموعه داشته باشید، تدوین برنامه کاری هفتگی خود در روز شنبه به شما این امکان را می دهد که با دید بازتر و بر اساس آخرین تغییرات و آپدیت ها، برنامه ریزی هفتگی خود را انجام دهید.
4 روش برای ایجاد یک برنامه کاری هفتگی
مراحل بالا اقدامات ساده ای هستند که باید برای ایجاد برنامه کاری هفتگی خود انجام دهید. برای تکمیل این مراحل، در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما کمک می کند از برنامه کاری خود بیشترین بهره را ببرید.
1. هر هفته به برنامه کاری خود فکر کنید
در حالی که وظایف خود را برای هفته آینده سازماندهی می کنید، زمانی را به تفکر در مورد هفته گذشته و کارهایی که انجام داده اید اختصاص دهید و آن را در برنامه ریزی هفته آینده خود در نظر بگیرید. آیا کارهایی باقی مانده است که باید آن را در هفته آینده انجام دهید؟
وقتی به کارهای باقی مانده از هفته قبل نگاه می کنید، زمانی را برای در نظر گرفتن حجم کاری خود برای هفته آینده اختصاص دهید. اگر کارهای زیادی برای شما باقی مانده است، این موضوع نشان دهنده این باشد که کارهای زیادی پیش رو و در بشقاب هفتگی خود دارید. اگر می خواهید مقداری کار را از بشقاب خود خالی کنید، در اینجا چند استراتژی وجود دارد:
- با مدیر خود در مورد داشتن بار کاری زیاد صحبت کنید .
- برخی از وظایف خود را به سایر اعضای تیم محول کنید .
- از ماتریس آیزنهاور برای اولویت بندی بهتر وظایف خود استفاده کنید.
- «نه» گفتن به پروژه های بیشتر را شروع کنید.
2. حجم کار هفتگی خود را متعادل کنید
برخی از کارها ممکن است به ظرفیت ذهنی بیشتری نسبت به سایرین نیاز داشته باشند. به عنوان مثال، انجام برنامه ریزی برای عکاسی و فیلم برداری از یک پروژه بزرگ می تواند انرژی ذهنی بیشتری نسبت به پاسخ دادن به یک ایمیل فوری، بگیرد. اگر روز کاری سنگینی دارید، سعی کنید با انجام کارهایی که انرژی ذهنی کمتری در آن روزها نیاز دارند، آن را متعادل کنید. متعادل کردن حجم کاری خود به این روش می تواند از فرسودگی ذهنی شما در اوایل هفته کاری جلوگیری کند. این موضوع همچنین می تواند مانع از تعلل بیش از حد شما شود و اجازه ندهد بی انگیزه و خسته شوید و بیشتر کارهای خود را تا پایان هفته نا تمام رها کنید.
3. برای استراحت در طول روز کاری خود برنامه ریزی کنید
هنگامی که در حال کار بر روی لیست وظایف خود هستید، فراموش نکنید که مدتی از روز خود را برای استراحت اختصاص دهید. از روش برنامه کاری هفتگی می توانید در کنار روش های بهره وری دیگر مانند روش پومودورو یا روش مسدودسازی زمان استفاده کنید. وجود استراحت منظم در طول روز مهم است. به یاد داشته باشید، مغز شما یک ماهیچه است و باید با آن مثل یک ماهیچه رفتار کرد.
4. از اتوماسیون و خودکار سازی به نفع خود استفاده کنید
اگر از ابزار مدیریت کار برای سازماندهی برنامه هفتگی خود استفاده می کنید، با خودکار کردن وظایف خود در زمان خود صرفه جویی کنید. به عنوان مثال، برخی از اپلیکیشن ها می تواند به شما کمک کند تا به طور خودکار تمام کارهایی را که باید انجام دهید در یک بخش از لیست وظایف خود قرار دهید. به این ترتیب، شما مجبور نیستید زمان خود را به صورت دستی برای انتخاب کارهایی که باید روی آنها تمرکز کنید، صرف کنید.
مزایای استفاده از برنامه کاری هفتگی
استفاده از یک برنامه کاری هفتگی نه تنها به شما کمک می کند، بلکه به همکاران و ذینفعان نیز کمک می کند. در اینجا آمده است که چگونه استفاده از یک برنامه کاری هفتگی می تواند به همه اعضای تیم شما کمک کند تا کارها را انجام دهند.
منظم بمانید
این واضح ترین مزیت استفاده از یک برنامه کاری هفتگی است. لازم نیست یکباره نگران همه چیز باشید و می توانید هفته خود را در یک نگاه ببینید. این موضوع کمک می کند تا یک پروژه بزرگ را به مراحل کوچکتر و قابل اجرا تقسیم کنید. بعلاوه، هرچه بیشتر از ضرب الاجل های خود مطلع باشید، احتمال اینکه اعضای تیم شما به راحتی و به موقع به نوبت خود از پروژه برسند و تاخیر در تحویل پروژه به وجود نیاید، بیشتر است.
وظایف وابسته را اولویت بندی کنید
وقتی کارهای هفتگی خود را سازماندهی می کنید، وظایف وابسته به هم را اولویت بندی کنید تا بتوانید از مسدود شدن فعالیت همکاران خود جلوگیری کنید. وقتی کار وابسته را در اولویت قرار می دهید، این موضوع می تواند گلوگاه ها را کاهش دهد و پروژه شما را روان نگه دارد. همچنین میزان نیاز شما و تیم را به انجام به‌روزرسانی‌های وضعیت در بازه زمانی کوتاه را محدود کند، بنابراین می‌توانید به جای پیگیری مکاتبات، بیشتر روی کارهای مهم تمرکز کنید.
گسترش دید
وقتی وظایف خود را با استفاده از یک ابزار مدیریت کار دیجیتالی سازماندهی می‌کنید، کل تیم شما می‌تواند به آنچه روی آن کار می‌کنید و زمانی که به آن اختصاص می دهید نگاهی بیندازد. این ارتباط، رفت و برگشتی را که باید انجام دهید به حداقل می رساند. به علاوه، به هم تیمی‌های شما کمک می‌کند تا برنامه‌های کاری هفتگی فردی خود را با برنامه‌های کاری شما هماهنگ کنند یا برعکس.
برای ایجاد بهترین برنامه کاری هفتگی، چند نکته اساسی وجود دارد که باید به آنها توجه کرد. اولین مورد، تعیین اهداف مشخص و قابل اندازه‌گیری است که بتواند مسیر کاری را تعیین کند. در ادامه، اولویت‌بندی وظایف بر اساس اهمیت و فوریت آن‌هاست، که موجب افزایش بهره‌وری و مدیریت بهتر زمان می‌شود. همچنین، اختصاص وقت کافی برای استراحت و بازسازی انرژی نیز بسیار حیاتی است تا از بی انگیزگی و خستگی جلوگیری شود. در نهایت، مرور و ارزیابی دوره‌های زمانی مختلف در برنامه کاری، امکان بهبود روند و بهره‌وری را فراهم می‌کند. با توجه به این نکات، می‌توان با ایجاد یک برنامه کاری هوشمند و متعادل، به بهره‌وری و موفقیت بیشتری دست یافت.
نظر شما چیه؟