برنامه ریزی به روش GTD

برنامه‌ریزی به روش GTD (Getting Things Done) یک روش معروف مدیریت زمان و وظایف است که توسط دیوید آلن ارائه شده است. این روش بر اساس اصل ساده کردن وظایف و اولویت‌بندی آنها برای افزایش بهره‌وری و کاهش استرس تمرکز دارد. برنامه ریزی به روش GTD، یکی از بهترین روش های برنامه ریزی در دنیا است. در این روش برنامه‌ ریزی، مهم ترین نکته یادگیری این موضوع است که برای نگهداری و ذخیره سازی کارهایتان، سیستمی خارج از ذهن‌تان داشته باشید. بدین ترتیب دیگر استرس از دست دادن کاری را نخواهید داشت. شعار این روش نیز همین است: هنر بهره‌وری بدون استرس! در ادامه به توضیح مراحل و مفاهیم اصلی این روش می‌پردازیم.

مراحل برنامه ریزی به روش GTD

همناگونه که پیش تر بیان شد برنامه‌ریزی به روش GTD (Getting Things Done)، روشی ساده و کارآمد برای مدیریت زمان و وظایف است. پایه و اساس این روش بر مبنای این محور می چرخد که اطلاعات بیش از حد نباید در مغز و ذهن و حافظه ما نگهداری شوند، چون علاوه بر احتمال از دست دادن و فراموشی بخشی از این اطلاعات، باعث ایجاد فشار و استرس زیاد و در نتیجه کاهش بهره وری در عملکردمان خواهد شد. فراموش نکنید که ذهن ما محل تولید ایده است، نه محل نگهداری بار اضافی از اطلاعات کوچک و بزرگ. این سر ریز داده و حجم زیاد اطلاعت ریز و درشت در ذهن ما باعث می شود گاها اولویت های اصلی ما فراموش شده و تصمیم‌گیری در خصوص مواردی که واقعاً نیاز به توجه دارند سخت‌تر شود.

سیستم مدیریت زمان و برنامه‌ ریزی به روش GTD به شما کمک می‌کند تا تمامی موارد ذهنی خود را به یک سیستم خارجی منتقل کرده، آن را سازمان‌دهی کنید تا بتوانید در زمان مناسب روی کار مناسب تمرکز کنید. درواقع با سیستم GTD دیگر نگران این نخواهید بود که کاری را فراموش کنید و یا از دست بدهید.در اینجا مراحل اصلی این روش را بررسی می‌کنیم:

• جمع آوری (Capture): در این مرحله، هدف این است که تمام وظایف، ایده‌ها، نکات و هرگونه فعالیتی که در ذهن شما می‌گذرد را ثبت کنید. می‌توانید از دفتر یادداشت، یا نرم‌افزارهای مدیریت وظایف برای ثبت این اطلاعات استفاده کنید.
• مرتب‌سازی (Organize): در این مرحله، اطلاعاتی که در مرحله قبل ثبت شده‌اند، مرتب و دسته‌بندی می‌شوند. می‌توانید از دسته‌بندی‌های مختلفی مانند پروژه‌ها، وظایف روزانه، وظایف هفتگی و … استفاده کنید تا وظایف خود را به دسته‌های قابل مدیریت تقسیم کنید.
• تصمیم‌گیری (Decide): در این مرحله، برای هر وظیفه مشخص می‌شود که آیا باید آن را انجام داد یا می توان به زمان دیگر موکول کرد. این تصمیمات بر اساس اولویت‌ها، مهارت‌ها و منابع موجود اتخاذ می‌شوند.
• انجام دادن (Do): در این مرحله، وظایف انتخاب شده به صورت موثر و به ترتیب اولویت انجام می‌شوند. همچنین می‌توانید از تکنیک Pomodoro و زمان‌بندی‌های دقیق استفاده کنید تا بهره‌وری بیشتری را تجربه کنید.
• مرور (Review): در این مرحله، به طور دوره‌ای وظایف و پروژه‌های شما مرور می‌شوند تا از روند پیشرفت آگاهی پیدا کنید و در صورت نیاز، تغییراتی ایجاد شود.

شاید به نظر برسد پیاده‌سازی روش GTD (Getting Things Done) مملو از جزئیات است، اما در واقعیت، این روش می‌تواند باعث ساده‌تر شدن مدیریت وظایف و بهبود بهره‌وری شما شود. با پیگیری مراحل این روش و استفاده از ابزارهای مناسب، می‌توانید به بهره‌وری بالاتری دست یابید و مدیریت زمان و وظایف خود را بهبود بخشید. همچنین، می‌توانید از ابزارهای مدیریت وظایف مانند Todoist، Trello، Asana یا ابزارهایی مشابه استفاده کنید که به شما کمک می‌کنند تا بهبود قابل توجهی در مدیریت وظایف خود داشته باشید.

برنامه‌ها و اپلیکیشن های محبوب برای پیاده‌سازی GTD

برای پیاده‌سازی روش GTD، می‌توانید از انواع مختلف برنامه‌ها و اپلیکیشن‌های مدیریت وظایف استفاده کنید که طیف گسترده‌ای از امکانات را ارائه می‌دهند. در زیر، چند برنامه و اپلیکیشن محبوب برای پیاده‌سازی GTD آورده شده است:

• Todoist: یکی از محبوب‌ترین برنامه‌های مدیریت وظایف است که امکاناتی مانند اولویت‌بندی، برنامه‌ریزی هفتگی، برچسب‌گذاری و اشتراک‌گذاری وظایف را فراهم می‌کند.
• Microsoft To Do: این اپلیکیشن از سیستم GTD الهام گرفته است و امکاناتی مانند دسته‌بندی وظایف، اشتراک‌گذاری لیست‌ها و هماهنگی با تقویم را داراست.
• Evernote: این برنامه یک ابزار یادداشت‌برداری است که امکانات متنوعی از جمله ضبط یادداشت‌ها، اضافه کردن وظایف اشتراک‌گذاری فایل‌ها را فراهم می‌کند.
• Notion: این ابزار یک پلتفرم چندمنظوره است که از امکانات یادداشت‌برداری، مدیریت وظایف و سازماندهی پروژه‌ها بهره می‌برد.
• OmniFocus: این برنامه به طور ویژه برای کاربران سیستم عامل iOS و macOS طراحی شده است و امکاناتی مانند تقسیم‌بندی پروژه‌ها، زمان‌بندی وظایف و مدیریت بر اساس محل فراهم می‌کند.
• TickTick: این برنامه یک ابزار قدرتمند مدیریت وظایف است که از امکانات همچون تقسیم‌بندی پروژه‌ها، یادآوری‌ها و هماهنگی با تقویم پشتیبانی می‌کند.
• :Trello یک سیستم مدیریت وظایف کارتی است که بر اساس سیستم جدول کانبان (Kanban) عمل می‌کند. با استفاده از Trello، می‌توانید وظایف خود را به صورت کارت‌ها مرتب کنید و آن‌ها را در بخش‌ها و لیست‌های مختلف قرار دهید. این ابزار امکاناتی مانند تخصیص برچسب، اولویت‌بندی و تاریخ‌بندی وظایف، ارتباط با تیم و همکاران، و اشتراک‌گذاری فایل‌ها را فراهم می‌کند.
• Asana: یک سیستم مدیریت کار و پروژه است که برای سازماندهی وظایف، پروژه‌ها، و همکاری در تیم استفاده می‌شود. با استفاده از Asana، می‌توانید وظایف خود را به صورت لیست‌ها وظایف زیرشاخه‌ای مرتب کنید.
• این ابزار امکاناتی همچون تخصیص مهلت و اولویت به وظایف، ایجاد پروژه‌های چندمرحله‌ای، ارسال پیام به اعضای تیم، و گزارش‌گیری از پیشرفت کارها را ارائه می‌دهد.

هر یک از این برنامه‌ها و اپلیکیشن‌ها ویژگی‌ها و مزایای خود را دارند، بنابراین پیشنهاد می‌شود که قبل از انتخاب، از ویژگی‌ها و نیازهای خود آگاهی حاصل کنید و برنامه‌ای را انتخاب کنید که بهترین تطابق را با نیازها و ترجیحات شما داشته باشد.

نکات مهم درباره بهره‌وری بیشتر از GTD

برای بهره‌وری بیشتر از روش GTD (Getting Things Done)، می‌توانید به نکات زیر توجه کنید:

• استفاده از تکنولوژی مناسب: انتخاب یک برنامه یا اپلیکیشن مناسب برای پیاده‌سازی GTD می‌تواند به بهبود بهره‌وری شما کمک کند. مطمئن شوید که برنامه انتخابی از امکاناتی مانند سازگاری با دستگاه‌های مختلف، یادآورهای قابل تنظیم و امکان مشارکت با دیگران پشتیبانی می‌کند.
• استقرار فرآیند مشخص: مطمئن شوید که فرآیند GTD را به دقت درک کرده و به صورت مداوم از آن استفاده می‌کنید. رعایت مراحل اصلی GTD از جمله جمع اوری اطلاعات، تعیین وظایف، برنامه‌ریزی و انجام وظایف می‌تواند به بهره‌وری شما کمک کند.
• اولویت‌بندی وظایف: هر روز، وظایف خود را با توجه به اهمیت و فوریت آن‌ها مرتب کنید. این اقدام به شما کمک می‌کند تا وقت خود را بر روی وظایفی که واقعاً مهم و فوری هستند، متمرکز کنید و از انجام دادن کارهای اضافی خودداری کنید.
• استفاده از لیست‌ها و فهرست‌ها: ایجاد لیست‌های وظایف و فهرست‌هایی مانند “کارهای روزانه”، “کارهای هفتگی” و “پروژه‌های بزرگ” می‌تواند به سازماندهی وظایف شما کمک کند و اطمینان حاصل کنید که هیچ وظیفه‌ای از دست نمی‌رود.
• زمان‌بندی مرتب: وقتی که وظایف را مشخص کردید، برنامه‌ریزی کنید و زمان‌بندی دقیقی برای انجام آن‌ها قرار دهید، به عنوان مثال زمان دقیق اتمام کار را برای خود مشخص کنید. پایبندی به برنامه‌ریزی زمانی خود می‌تواند به بهره‌وری شما کمک کند و جلوی تعویق در انجام وظایف را بگیرد.
• انعطاف‌پذیری: در حالی که برنامه‌ریزی مهم است، اما باید انعطاف‌پذیری نیز در نظر گرفته شود. ممکن است زمانی که برای یک وظیفه برنامه ریزی کرده‌اید، به دلایل مختلفی تغییر کند. در این صورت، قادر به انجام تغییرات در برنامه‌ریزی خود باشید و با وضعیت جدید سازگار شوید.
• از یادآورهای بیش‌ازحد استفاده نکنید. برخی از افراد تقریباً برای تمامی کارهایشان از یادآور استفاده می‌کنند. این کار باعث می‌شود که ما تقریباً نسبت به یادآورها بی‌حس شویم و برخی اوقات حتی در صورت انجام ندادن آن کار، یادآور را غیرفعال کنیم. بنابراین یادمان باشد که تنها برای کارهای مهم و حیاتی از ری مایندر یا یادآور استفاده کنیم.
• همه کارها را در تقویم وارد نکنید. نباید همه کارها را در تقویم وارد کنیم. فقط و فقط کارهایی که تحت شرایط خاصی هستند، یعنی کارهایی که باید در روز و ساعت خاصی انجام بشوند را در تقویم وارد می‌کنیم. به این نکته مهم هم توجه کنید وگرنه برعکس عمل کرده و ذهن خود را بیش از حد تنبل می کنید.

برنامه‌ ریزی به روش GTD برای چه کسانی مناسب است؟

برنامه‌ریزی به روش GTD (Getting Things Done) برای هر کسی که به دنبال مدیریت بهتر وظایف و افزایش بهره‌وری شخصی و حرفه‌ای خود است، مناسب است. این روش به‌ویژه برای افرادی که با حجم زیادی از وظایف روزانه روبرو هستند و نیاز به سازماندهی بهتر و مدیریت موثر این وظایف دارند، مناسب است. در زیر تعدادی از افرادی که می‌توانند از روش GTD بهره‌برداری کنند آورده شده است:

• کارآفرینان و کارمندان: افرادی که در محیط کاری با وظایف متعدد و پیچیده روبرو هستند و نیاز به سازماندهی و مدیریت بهتر زمان خود دارند.
• مدیران: افرادی که مسئولیت‌های مدیریتی و تصمیم‌گیری در سطوح مختلف را بر عهده دارند و نیاز به مدیریت کارهای متعدد و پیچیده را دارند.
• دانشجویان: افرادی که با تعداد زیادی از وظایف درسی، پروژه‌ها و فعالیت‌های فرهنگی ورزشی سر و کار دارند.
• مشاغل آزاد: افرادی که به طور آزاد و مستقل کار می‌کنند و نیاز به مدیریت زمان و وظایف خود دارند.
• افرادی که دارای زندگی شخصی پر دغدغه و شلوغ هستند و نیاز به مدیریت زمان برای تعادل میان زندگی حرفه‌ای و شخصی خود دارند.

به طور کلی، هر فردی که می‌خواهد به بهبود مدیریت زمان، کارایی و بهره‌وری شخصی و حرفه‌ای خود بپردازد، می‌تواند از روش GTD بهره‌برداری کند و پیشنهاد ما این است که حداقل یک بار در برهه ای از زندگی خود از اینتکنیک کمک بگیرید، احتمالا پس از آن به روتین روزمره شما تبذیل خواهد شد.

مزایای برنامه ریزی به روش GTD

برنامه‌ریزی به روش GTD (Getting Things Done) دارای مزایای فراوانی است که می‌تواند به بهبود مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری کمک کند. برخی از این مزایا عبارتند از:

• کاهش استرس: با ثبت وظایف و نکات در سیستم GTD، می‌توانید مطمئن شوید که هیچ وظیفه‌ای از دستتان نخواهد رفت، که این موضوع به کاهش استرس شما کمک می‌کند.
• افزایش تمرکز: با داشتن یک سیستم مرتب و دسته‌بندی شده از وظایف، می‌توانید بهتر تمرکز کنید و به راحتی تصمیم بگیرید که کدام وظایف را در چه زمانی انجام دهید.
• بهره‌وری بیشتر: با استفاده از روش GTD، بهره‌وری شما افزایش می‌یابد زیرا همه وظایف و نکات اساسی در برنامه ریزی شما به صورت مرتب در دسترس شما قرار دارند.
• اولویت‌بندی بهتر: با داشتن یک سیستم دسته‌بندی شده از وظایف، می‌توانید بهترین تصمیم‌ها را در مورد اولویت‌بندی و انجام وظایف بگیرید.
• بازتاب و پیگیری: با مرور دوره‌ای وظایف و پروژه‌های خود، بهتر می‌توانید پیشرفت خود را مشاهده کرده و در صورت لزوم تغییراتی اعمال کنید.
• تصمیم گیری راحت‌تر و به موقع: این مورد یکی از مزایای مهم استفاده از روش GTD است. با داشتن یک سیستم مرتب و دسته‌بندی شده از وظایف و نکات، می‌توانید بهترین تصمیم‌ها را در مورد اولویت‌بندی و انجام وظایف بگیرید.
• شفافیت: با داشتن یک سیستم دسته‌بندی شده از وظایف، وضعیت هر کار را به صورت شفاف به خود و دیگران نشان می‌دهید. این شفافیت باعث می‌شود تصمیم گیری‌های شما بهتر انجام شود.

از آنجایی که GTD یک روش جامع و سازماندهی برای مدیریت زمان و وظایف است، می‌تواند به شما کمک کند تا بهترین استفاده را از وقت خود ببرید و به بهره‌وری بیشتری دست یابید. همچنین با استفاده از روش GTD و داشتن یک سیستم مرتب، تصمیم گیری‌های شما روشن‌تر و به موقع‌تر خواهد بود که باعث بهبود بهره‌وری و کارایی شما در زندگی شخصی و حرفه‌ای می‌شود.