نحوه اولویت بندی وظایف در 4 مرحله (و انجام کارها)

از لیست کارهای بی پایان خود خسته شده اید و متوجه می شوید که اولویت های شما به درستی اجرا نمی شوند؟ بیاموزید که چگونه لیستی از وظایف را ایجاد کنید، یک استراتژی اولویت بندی را انتخاب کنید، کارهای خود را برنامه ریزی کنید و با تیم خود ارتباط برقرار کنید تا بهره وری خود را افزایش دهید و کارها را به انجام برسانید.

اگر شما هم مانند اکثر مردم هستید، معمولاً روز کاری خود را با این نیت شروع می کنید که تا حد امکان بهره ور باشید. با این حال، با گذشت روز، خود را در حال پاسخگویی به چندین درخواست فوری برنامه ریزی نشده می بینید که موجب می شود و لیست کارهای روزتان در حال افزایش باشد. در نتیجه به نظر می رسد آنچه را که در ابتدای روز برای انجام آن برنامه ریزی کرده اید، کنار گذاشته شده و عملیاتی نمی شود.

اگر این شرایط برای شما آشنا به نظر می رسد، تنها نیستید. بدون فرآیندی برای اولویت بندی وظایف در محل کار، همیشه احساس می کنیم در حال جبران عقب افتادگی هستیم. با این حال، چهار مرحله وجود دارد که می توانید برای افزایش بهره وری، رسیدن به ضرب الاجل ها و مدیریت بهتر زمان خود انجام دهید:

لیستی از وظایف ایجاد کنید
یک روش اولویت بندی وظیفه را انتخاب کنید
وظایف خود را در یک تقویم برنامه ریزی کنید
پیشرفت کار خود را با هم تیمی های خود در میان بگذارید

به نکات زیر در مورد هر مرحله و استفاده از این مراحل برای اولویت بندی وظایف روزانه خود در محل کار نگاهی بیندازید.

1. لیستی از وظایف ایجاد کنید

اگر در وهله اول نمای کلی از همه چیزهایی که باید انجام دهید نداشته باشید، نمی توانید تصمیم بگیرید که چگونه وظایف را اولویت بندی کنید. این امر ممکن است ابتدایی به نظر برسد، اما چیزی است که اغلب به دلیل عجله برای ورود به پروژه ها نادیده گرفته می شود. بهترین راه حل این است که از همان ابتدا زمانی را برای لیست کردن کارهایی که باید روی پروژه های خود انجام دهید، اختصاص دهید. همچنین مطمئن شوید که برای کاهش فشاراحتمالی کار، کارهای بزرگتر را به زیرمجموعه های کوچکتر تقسیم کرده اید.

پس از جمع آوری و لیست کردن وظایف خود، اطلاعات جزئی تر را اضافه کنید، مانند:

مدت زمان لازم برای تکمیل هر کدام
سطح اهمیت یا فوریت
تاریخ سررسید

با قرار دادن تمام وظایف خود در یک مکان، قادر خواهید بود:

یک نمای کلی از آنچه باید انجام شود ببینید
برای مدیریت زمان خود، میزان کاری که با آن سروکار دارید را بهتر درک کنید
و به احتمال زیاد به آنچه در حال حاضر نیاز به توجه بیشتر و حتی سریعتر شما دارد، پی ببرید.

در این مرحله هنوز نگران سازماندهی و برنامه ریزی وظایف خود نباشید؛ فقط همه آنها را در ابتدا در یک مکان جمع کنید. ایجاد یک لیست اصلی از وظایف، اولین قدم مهم است زیرا اگر بتوانید در ابتدای یک پروژه، سه ماهه اول خود را برنامه ریزی کنید، سازماندهی برای مدت طولانی تر بسیار آسان خواهد بود.

2. یک روش اولویت بندی وظیفه را اتخاذ کنید

این که در نهایت چگونه وظایف خود را اولویت بندی کنید، به ماهیت شغل و سبک کاری شخص شما بستگی دارد، اما روش های رایجی برای اولویت بندی وظایف وجود دارد که ممکن است برای شما مفید باشد. بیایید به چند روش موثر برای اولویت بندی وظایف نگاهی بیندازیم.

قورباغه را بخورید

روش «قورباغه را بخورید» یک پیشنهاد واقعی نیست، بلکه سیستمی مبتنی بر نقل قولی از مارک تواین دانااست. او می گفت: “اگر وظیفه شما خوردن یک قورباغه است، بهتر است آن را صبح زود انجام دهید.” در دنیای مدیریت پروژه، این به معنای مقابله با وظایف بزرگ یا پیچیده قبل از رفتن به سراغ وظایف کم اهمیت یا نیازمند زمان زمان است.

وظایف مهمی که به بالاترین سطح برای رسیدن به هدف قرار دارند و به اهداف سطح بالا یا OKRها مرتبط هستند، باید در ابتدای لیست اولویت ها در هنگام شروع روز کاری شما قرار گیرند. هنگامی که قورباغه خود را برای آن روز خوردید، می توانید کارهای دیگر را بر اساس عواملی مانند ضرب الاجل ها تنظیم کنید و از آنجایی که مهم ترین کارهایتان از قبل انجام شده است، احساس استرس کمتری داشته باشید.

ماتریس تصمیم گیری آیزنهاور

روش دیگر اولویت بندی، ماتریس تصمیم گیری آیزنهاور یا ماتریس فوری-مهم نامیده می شود. این روش با سازماندهی وظایف در چهار بخش بر اساس اینکه آیا آنها:

مهم هستند
فوری هستند
هم مهم و هم فوری هستند
نه مهم و نه فوری هستند

شروع می شود. دوایت دی. آیزنهاور، که ژنرال پنج ستاره در جنگ جهانی دوم و سپس رئیس جمهور ایالات متحده بود، در گرفتن سریع تصمیمات مهم مهارت داشت و برای کمک به خود به این روش رسید.

این رویکرد به شما کمک می کند تا تصمیم بگیرید:

چه کاری را اکنون انجام دهید (مهم و فوری)
برای چه کاری باید برنامه ریزی کنید (مهم است اما فوری نیست)
چه کاری را ممکن است بتوانید واگذار کنید (مهم نیست اما فوری است)
چه کاری را احتمالا می توانید حذف کنید (مهم نیست و فوری نیست)

این ابزار عالی، برای اولویت بندی وظایف، تصمیم گیری سریع و سازماندهی شده عمل کردن، است.

ماتریس تصمیم گیری آیزنهاور در عمل: همکارتان به تازگی ایمیلی برای شما فرستاده و درخواست کمک برای فروش کرده است. این درخواست فوری است زیرا باید امروز انجام شود، اما آیا به اندازه کافی برای شما مهم است که سایر کارها را به تعویق بیندازید؟

هر کدام از وظایف لیست روزانه خود را از نظر اهمیت و فوریت اندازه گیری کنید تا تصمیم بگیرید که آیا می توانید وظایف خود را برای کمک به همکارتان تغییر دهید یا اینکه باید رسیدگی به درخواست ایشان را برای بعد به تعویق بیاندازید. دانستن تعهداتتان همچنین به شما کمک می کند در مواقع لزوم “نه” بگویید.

برای ایجاد یک الگوی ماتریس اولویت بندی، بر روی لینک زیر کلیک کنید:

روش ABCDE

روش ABCDE را می توان با نمره دادن به وظایف از A (بسیار مهم) تا E (در صورت امکان حذف کنید) مقایسه کرد.

برای استفاده از روش ABCDE:

لیست وظایفی را که ایجاد کرده اید بردارید.
به هر کار بر اساس سطح اهمیت آن یک حرف اختصاص دهید، به طوری که وظایف A اولویت بالایی داشته باشند و وظایف E اولویت پایینی داشته باشند.
بر اساس آن وظایف را انجام دهید.

این روش راهی برای سنجش سریع اهمیت وظایف برای کمک به شناسایی مهمترین آنها را به شما ارائه می دهد. مطمئن شوید که همیشه ابتدا روی وظایف A و B خود کار می کنید، زیرا آنها هستند که موفقیت شما را در کار رقم می زنند.

روش ABCDE همچنین در ترکیب با روش “قورباغه را بخور” به خوبی کار می کند. اگر روز خود را با وظایف A و B خود شروع کنید، می توانید بقیه روز را صرف کارهای با اهمیت کمتر مانند C، D و E کنید.

روش ABCDE در عمل: شما امروز هشت ساعت کاری در اختیار دارید، اما لیست وظایف شما معادل پانزده ساعت کار است. هنگامی که به هر کار حرفی اختصاص می دهید، تنها دو کار به عنوان وظایف A واجد شرایط شناخته می شوند و اکثر آنها وظایف D هستند که می توانید آنها را به فرد دیگری واگذار کنید یا زمان انجام آنها را تغییر دهید. اکنون می دانید که فقط روی آن وظایف A تمرکز کنید و وظایف D را تا بعد یا برای یکی از اعضای دیگر تیم نگه دارید. شما اکنون از احساس غرق شدن در کار به داشتن لیستی اولویت بندی شده از وظایف که بر روی موارد ضروری روز تمرکز دارد، پیشرفت کرده اید.

بخش بندی کردن

تکنیک بخض بندی کردن یا تکنیک chunking یک تکنیک مدیریت زمان است که شامل تجزیه وظایف بزرگ به بخش‌های کوچکتر و قابل‌کنترل‌تر می‌شود. در روش بخش بندی، یک chunk یا بخش به عنوان یک فعالیت کاری متمرکز تعریف می شود. این فعالیت می تواند مستقل باشد (مانن خالی کردن صندوق ورودی ایمیل)، بخشی از یک پروژه بزرگترباشد (مانند تکمیل پیش نویس اول یک سند) یا مجموعه ای از کارهای کوچک و غیرمرتبط باشد. کلید شما در اینجا این است که این chunk ها را به بازه های زمانی متمرکز و بدون وقفه تبدیل کنید. این رویکرد به شما کمک می‌کند:

روی یک چیز در یک زمان تمرکز کنید: با تمرکز روی یک بخش در یک زمان، می‌توانید از حواس‌پرتی‌ها اجتناب کنید و در زمان کمتر کارهای بیشتری انجام دهید.

وقفه‌ها را به حداقل برسانید: زمان‌های معینی را در تقویم خود برای کار متمرکز روی هر بخش، برنامه‌ریزی کنید. برای از بین بردن حواس پرتی های بیرونی و اعلام اینکه در دسترس نیستید، می توانید از ویژگی های موجود در ابزارهای همکاری مانند مزاحم نشوید (Do Not Disturb) استفاده کنید و برای به حداقل رساندن وقفه‌ها زمان را محدود کنید.
حرکت رو به جلو را حفظ کنید: تکمیل بخش‌های کوچکتر حس دستاورد بیشتری به شما می‌دهد و شما را برای انجام بخش بعدی با انگیزه نگه می‌دارد.
روز خود را به طور موثر برنامه‌ریزی کنید: زمان های مرتبط با هر یک از وظایف خود را در تقویم تان برنامه‌ریزی کنید، حتی زمان‌های استراحت بین کارها برای آرامش و تجدید قوا.

مثالی از تکنیک بخش بندی کردن در عمل:

روز خود را با یک ساعت کار طراحی (Design) شروع کنید و سپس یک استراحت توام با نوشیدن قهوه داشته باشید.
سپس دو ساعت جلسه برنامه ریزی شده، ناهار و 30 دقیقه زمان پاسخ به ایمیل را داشته باشید.
بعد از آن، یک ساعت برای تحقیق در مورد یک پروژه جدید وقت بگذارید.

تمام فعالیت های خود را در تقویم خود یادداشت کنید تا خود را در مقابل آنها مسئول نگه دارید و مطمئن شوید کسی برنامه شما را تغییر نمی دهد. روز خود را با یک استراحت کوتاه در شبکه های اجتماعی به پایان برسانید، سپس به جلسه به‌روزرسانی تیم بروید و سپس با یک ساعت کار، طراحی را به پایان برسانید.

نکات اضافی:

از ابزارهای مناسب استفاده کنید: ابزارهای مختلفی مانند Asana و Trello می‌توانند به شما در سازماندهی وظایف و برنامه‌ریزی زمانتان کمک کنند.
واقع‌بین باشید: سعی نکنید چندین و چند کار، در یک زمان انجام دهید. با بخش‌های کوچک شروع کنید و به تدریج به سمت بخش‌های بزرگ‌تر بروید.
انعطاف‌پذیر باشید: گاهی اوقات لازم است برنامه‌های خود را تغییر دهید. اگر اتفاقی غیرمنتظره رخ داد، نترسید که لیست خود را دوباره تنظیم کنید.
استراحت کنید: فراموش نکنید که بین بخش‌ها استراحت کنید. این امر به شما کمک می‌کند تا تمرکز خود را حفظ کنید و از خستگی جلوگیری نمایید.

با استفاده از روش بخش بندی کردن به طور موثر، می‌توانید بهره‌وری خود را افزایش دهید، به اهداف خود برسید و از کار خود لذت بیشتری ببرید.

یک حرف (اگر از روش ABCDE استفاده می کنید).
فوریت و اهمیت (اگر از ماتریس تصمیم گیری آیزنهاور استفاده می کنید).
سطح اولویت (اگر از روش “قورباغه را بخور” استفاده می کنید).
یا تخمین زمان مورد نیاز برای تکمیل را اضافه کنید.

3 . برنامه ریزی وظایف با استفاده از ابزار تقویم

خواه انجام یک کار چند دقیقه یا چند هفته طول بکشد، همیشه یک شروع و پایان دارد. بنابراین، پس از اینکه لیست خود را تهیه کردید، برای هر کار یک تاریخ شروع و پایان تعیین کنید. انجام این کار تضمین می کند که با ظهور موارد جدید و تغییر اولویت ها، هیچ کاری از قلم نمی افتد.

اگر وظیفه ای بدون تاریخ شروع یا پایان مشخص به شما محول شده است، حتماً آن اطلاعات را بخواهید تا بتوانید زمانی برای انجام آن برنامه ریزی کنید و انتظارات را تعیین کنید. هنگامی که این تاریخ ها را می دانید، ممکن است بخواهید تاریخ پایان شخصی خود را حتی زودتر تعیین کنید تا مشکلات غیرمنتظره را در نظر بگیرید یا کار را زودتر تحویل دهید. کار خود را به عنوان یک پازل در نظر بگیرید: شما باید بدانید که قطعات کنار هم قرار می گیرند، و تاریخ های شروع و پایان لبه های آن قطعات پازل هستند.

برای ادامه این استعاره، اگر وظایف قطعات پازل هستند، با تاریخ‌های شروع و پایان که لبه‌های آنها را نشان می‌دهند، تقویم شما تخته‌ای است که در آن تصویر بزرگ‌تر را کنار هم می‌چینید.

از یک ابزار تقویم برای موارد زیر استفاده می شود:

ایجاد تعادل بین وظایف با تلاش زیاد و اولویت بالا: با برنامه ریزی صحیح، اطمینان حاصل کنید که برای انجام وظایف مهم و چالش برانگیز زمان کافی در نظر گرفته اید.
رعایت ضرب الاجل ها: با تعیین تاریخ های شروع و پایان برای هر کار، اطمینان حاصل کنید که به موقع کار خود را تحویل می دهید.
جلوگیری از تداخل در برنامه ریزی: با مشاهده تقویم خود، از تداخل در جلسات و سایر تعهدات با وظایف برنامه ریزی شده خود جلوگیری کنید.
مدیریت حجم کاری: با توزیع عادلانه وظایف در طول هفته، از احساس فشار و خستگی کاری جلوگیری کنید.
حفظ تعادل بین کار و زندگی: با برنامه ریزی زمان های استراحت و فعالیت های شخصی در کنار وظایف کاری، از فرسودگی شغلی جلوگیری کنید.

اگر از یکی از روش‌های اولویت‌بندی بالا استفاده می‌کنید – یا ترکیبی از آنها – از آن چارچوب برای پر کردن برنامه‌تان و مدیریت زمان استفاده کنید.

4. با هم تیمی های خود در مورد پیشبرد وظایف ارتباط برقرار کنید

در نهایت، فراموش نکنید که هم تیمی هایی را که ممکن است منتظر باشند شما یک کار را تمام کنید یا بخشی از زمان تحویل زودتر از موعد شما را به خودشان اختصاص دهند، در جریان قرار دهید.

با به روز رسانی وضعیت هم تیمی ها در مورد موارد زیر پیشاپیش، تعداد درخواست هایی را که دریافت می کنید کاهش دهید:

پیشرفت کار: به هم تیمی های خود اطلاع دهید که در حال انجام چه کاری هستید و تا چه حد پیشرفت داشته اید.
زمان تکمیل پروژه: زمانی را که انتظار دارید پروژه را به پایان برسانید به هم تیمی های خود اطلاع دهید.
هر گونه تأخیر یا مانعی که پیش می آید: اگر با هرگونه تأخیر یا مانعی در تکمیل وظیفه یا تسک خوئ مواجه شدید، به هم تیمی های خود اطلاع دهید تا بتوانند برنامه ریزی خود را تغییر دهند.

با برقراری ارتباط منظم، می توانید اطمینان حاصل کنید که همه در یک مسیر هستند و از سردرگمی یا ناکارآمدی جلوگیری کنید. به جای اینکه دائماً به درخواست ها پاسخ دهید، می توانید به طور موثر و کارآمد به کار خود ادامه دهید.

کار اولویت بندی شده، کار پربازده است. هنگامی که کارهای خود را به طور واضح اولویت بندی می کنید، می توانید بهره وری را افزایش دهید، زمان خود را بهتر مدیریت کنید و اطمینان داشته باشید که هر بار به ضرب الاجل های خود برسید.