نوشتن دستورالعمل اجرایی در کسب و کارهای کوچک و اهمیت آن
نوشتن دستورالعمل اجرایی در واقع نوشتن نحوه‌‌ی کار به صورت واضح، شفاف و قدم به قدم متناسب با نیاز بخشهای مختلف کسب و کارتان است.
برای اغلب مدیران و صاحبین کسب و کارهای کوچک این سوال پیش آمده است: «چرا برخی کارها را که به نیروهایمان می‌‌گوییم انجام نمی‌شود؟» یا «کارهایی را که سال قبل انجام دادیم و نتیجه گرفتیم، الان انجام نمی‌دهیم؟»
جواب این سوالات فقط در یک عبارت است: «نوشتن دستورالعمل اجرایی»!
اشتباه کسب و کارهای کوچک
مواردی در بخشهای مختلف کسب و کارهای کوچک وجود دارد که فقط به شکل شفاهی گفته می‌‌شود. به عبارت دیگر دستورالعمل اجرایی آن‌ها شفاهی است. اشتباه آنان دقیقا همین جاست، بنابراین این موارد باید به صورت مکتوب درآیند. این بخش‌‌ها عبارتند از:
- منابع انسانی
- مشتریان
- محصولات
- ارتباط بین مشتری ها و منابع انسانی
- رسیدگی به شکایات مشتری
- ارتباط بین منابع انسانی و تجهیزات
- تعمیر و نگهداری وسایل و ابزارها
در تمامی بخش‌‌هایی که نام برده شد، باید روش اجرای کار مکتوب وجود داشته باشد. نوشتن دستورالعمل اجرایی در این بخش‌‌ها باعث رشد کسب و کارتان می‌‌شود.
بررسی موردی نمونه ای از دستورالعمل اجرایی ( نوشتن دستورالعمل اجرایی )
یک شرکت پخش را در نظر بگیرید. در این شرکت پخش قرار بر این بود که به مشتریان بدحساب فقط به شکل نقدی بار تحویل داده شود. تیم فروش نیز توجیه شده بودند.
ولی در عمل به این مشتریان بدحساب بدون گرفتن پول، کالا تحویل داده می‌شد! فکر می‌کنید چرا این اتفاق می‌افتاد؟
1- فروش احساسی
زیرا فروشی که توسط تیم فروش انجام می‌شد، فروشی احساسی بود. وقتی مشتریان می‌گفتند: «الان پول نداریم و فردا واریز می‌کنیم» ویزیتورها با اینکه می‌دانستند این مشتری بد حساب است اما احساسی تصمیم می‌گرفتند و به تله‌ی آن مشتری می‌افتادند و بار را تحویل می‌دادند.
2- ارتباط نزدیک سرپرست فروش با مشتریان بدحساب
3- وساطت یا آشنایی مدیر فروش یا مدیر عامل به نوعی دیگر
این روش اجرای کار باید به شکل مکتوب درآید و نیز قید شود که راننده یا موزع به هیچ عنوان اجازه ندارد قبل از گرفتن پول از مشتریانی که زیر فاکتورشان درج شده است «نقد دریافت شود»، بار را تحویل دهد.
این تجربه‌ای از شرکت پخش خودم بود؛ اوایل اجرای این روش کار، بسیار سخت بود ولی به مرور جا افتاد که یک دستورالعمل است و هیچ فردی حتی مدیر عامل حق تخطی از آن را ندارد و مجاز نیست اعلام کند که بار بدون تسویه حساب باید تخلیه شود.
تأثیر نوشتن دستورالعمل اجرایی مذکور در کسب و کار
- قبل از اجرای این روش کار، به ازای فروش یک میلیارد 50 میلیون تا پایان سال هنوز تسویه نشده بود.
- بعد از اجرای این دستورالعمل، با فروش 20 برابری، مبلغ تسویه نشده توسط مشتری بدحساب در پایان سال نزدیک به صفر شده است.
- هر چند شاخصه‌های دیگری نیز تأثیرگذار است ولی مهم‌ترین شاخصه، نوشتن دستورالعمل اجرایی است.
در نظر داشته باشید که کسب و کار شما به ده‌ها دستور العمل نیاز دارد که باید مکتوب شود. آن‌ها را شناسایی کنید و مجدانه به کار بگیرید تا بتوانید پازل توسعه‌ی کسب و کار خود را درست و هوشمندانه بچینید.
برای چیدن این پازل، پرداختن و توجه به مدیریت منابع انسانی اهمیت زیادی دارد. پیشنهاد می‌کنم 10 دقیقه زمان بگذارید و مقاله مدیریت منابع انسانی را مطالعه کنید.
نظر شما چیه؟