تکنیک pomodoro یک روش کاربردی برای مدیریت زمان

در دنیای پر مشغله امروز، مدیریت زمان یکی از مهارت‌های حیاتی برای موفقیت است. تکنیک Pomodoro یکی از روش‌های محبوب برای بهبود مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری است که به طور گسترده در سراسر جهان استفاده می‌شود. پومودورو بر یک ایده اصلی استوار است: اینکه انسان نمی‌تواند به صورت پیوسته و برای مدت طولانی، تمرکز ذهنی و توان فیزیکی خود را بر روی یک موضوع یا یک هدف مشخص حفظ کند. در این مقاله، به بررسی جزئیات و مزایای این تکنیک پرداخته و راهنمایی‌هایی برای بهبود استفاده از آن ارائه می‌شود.

تکنیک Pomodoro چیست؟

تکنیک Pomodoro یک روش ساده و قدرتمند برای مدیریت زمان است که توسط Francesco Cirillo در دهه 1980 ابداع شد. اصل این تکنیک این است که کار را به بازه‌های زمانی معین (معمولاً 25 دقیقه) تقسیم کنید که به آن‌ها “Pomodoros” می‌گویند. هر Pomodoro را با استراحت کوتاهی (معمولاً 5 دقیقه) به اتمام می رسانید، به عبارتی بعد از هر 25 دقیقه، 5 دقیقه استراحت می کنیم و مجددا شروع می کنیم. پس از چهار Pomodoro، یک استراحت طولانی‌تر (معمولاً 15-30 دقیقه) انجام می‌شود.

اکنون که از کلیت تکنیک پومودورو مطلع شدید جالب است بدانید که چیریلو در آشپزخانه خود یک تایمر مکانیکی داشت. تایمری که به شکل گوجه‌فرنگی بود و از آن برای اندازه‌گیری زمان پخت و پز استفاده می‌کرد. روزی ایده ای به ذهن او رسید که از تایمر گوجه‌فرنگی برای برنامه ریزی روزانه استفاده کند. به این ترتیب که معمولاً تایمر خود را روی ۲۵ دقیقه یا ۳۰ دقیقه کوک می‌کرد و هر بار این قطعهٔ زمانی را به یک فعالیت مشخص اختصاص می‌داد. زمان‌سنج‌های آشپزخانه شکل‌های مختلفی دارند. اما چون زمان‌سنج چیریلو به شکل گوجه فرنگی بود، روش خود را پومودورو که به زبان ایتالیایی به معنای  گوجه فرنگی است، نامید. امروزه نیز گوجه فرنگی همچنان به نوعی نماد این شیوهٔ زمان‌بندی (یعنی تایم باکسینگ) محسوب می‌شود.

بعد از مدتی متوجه می‌شوید که معمولاً در یک روز کامل، چند پومودورو کار انجام می‌دهید. بنابراین می‌توانید از قبل برای خودتان برنامه‌ریزی کنید و مثلاً بگویید:

امروز یک پومودورو زبان می‌خوانم. امروز سه پومودورو پروژه جدید خود را آماده می کنم. برای نوشتن گزارش کار ماهٔ قبل و تحویل به کارفرما به دو پومودورو زمان نیاز دارم. امروز شش پومودورو روی ویدئوی آموزشی جدید خود کار خواهم کرد.

مزایای استفاده از تکنیک Pomodoro  

از جمله مهم ترین مزایا در استفاده از تکنیک پومودورو به شرح زیر می باشد:

• افزایش تمرکز: با تقسیم کار به بازه‌های زمانی کوتاه، توجه و تمرکز شما بر روی وظایف افزایش می‌یابد و تا حد زیادی از اهمال کاری جلوگیری می شود.
• افزایش بهره‌وری: استفاده از Pomodoro باعث ایجاد رقابت بین خودتان و زمان شروع به کار می‌شود که به بهبود بهره‌وری شما کمک می‌کند.
• کاهش خستگی: استراحت‌های کوتاهی که بین Pomodoro ها قرار می‌گیرد، از خستگی جلوگیری می‌کند و انرژی شما را حفظ می‌کند.
• مدیریت بهتر زمان: با استفاده از Pomodoro، بهترین استفاده از زمان خود را نموده و به راحتی وظایف را بر اساس اولویت مدیریت کنید.
• برنامه ریزی صحیح: یکی از مهم‌ترین نکات در به کارگیری تکنیک پومودورو این است که باعث می‌شود قدرت ما در زمان‌سنجی و محاسبه زمان مناسب برای انجام فعالیت‌ها بیشتر شود که همین امر در طولانی مدت از برآورد زمان اشتباه برای انجام امور و در نتیجه بی انگیزه شدن ما به شدت جلوگیری می نماید.
• شروع آسان: گاهی وقتی با حجم زیادی از کار مواجه می‌شوید ناخودآگاه اهمال‌کاری و تنبلی می‌کنید و به‌جای انجام کار، چرخی در شبکه‌های اجتماعی می‌زنید. چاره این است که فقط قدم‌های اول انجام آن کار را طی کنید که پومودورو دقیقا همین کار را انجام می دهد. یعنی از شما می‌خواهد که پروژه‌های بزرگ را به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم کنید و روی همان بخش متمرکز بمانید.
• حذف عوامل حواس پرتی: حتما برایتان اتفاق افتاده است که در اوج تمرکز چیزی یا کسی حواستان را پرت کرده است و بعد از آن برای ایجاد تمرکز مجدد تلاش زیادی کرده‌اید. شبکه‌های اجتماعی، تماس‌های تلفنی و… همگی در دسته عواملی قرار می‌گیرند که باعث کاهش تمرکز شما و پرت شدن حواستان می‌شوند.
• افزایش بهره‌وری: اگر برای مدیریت زمان و حفظ تمرکز خود از تکنیک پومودورو استفاده کنید بازدهی و بهره‌وری خود را نیز افزایش می‌دهید. با کمک این روش در زمانی مشخص به صورت کاملا متمرکز و اثربخش به کار خاصی می‌پردازید و همین امر بازدهی شما را بالا می‌برد.
• کاهش استرس و آشفتگی: وجود استرس و اضطراب در محیط‌های کاری بسیار متداول است اما تکنیک پومودورو به شما در مدیریت این تنش‌ها کمک می‌کند.
• دوری از چند وظیفه ای: برخی افراد عادت به انجام چند کار هم‌زمان (Multi-Tasking) دارند و اتفاقا به این عادت افتخار می‌کنند. در حالی که انجام چند فعالیت به صورت هم‌زمان از کیفیت یک یا چندتا از آن‌ها می‌کاهد. استفاده از تکنیک پومودورو باعث از بین رفتن این عادت در افراد می‌شود زیرا در هر پومودورو صرفا یک کار مستقل انجام می‌دهند و اثربخشی آن را بالا خواهند برد.
• دوری از اهمال کاری: وقتی از تکنیک پومودورو استفاده می‌کنید ناخودآگاه فوریت کارها برایتان افزایش می‌یابد که این فوریت شما را از اهمال‌کاری دور می‌کند و ناچار به انجام فعالیت‌ها در زمان مشخص می‌شوید.
• فواید روانی و جسمی: در تکنیک پومودورو با تعبیه‌‌ی زمان‌های کوتاه استراحت بین کارهایتان یا زمانی برای بلند شدن و راه رفتن در محیط، می‌توانید از نظر روانی و جسمی در طول روز کاری احساس بهتری داشته‌باشید.
• حفظ انگیزه: تکنیک پومودورو به شما امکان می‌دهد تا انگیزه خود را حفظ کنید، زیرا کارها را به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم می‌کند. این مشابه روشی است که مدیران اغلب برای فعال نگه ‌داشتن کارکنان از آن استفاده می‌کنند.

نحوه استفاده از تکنیک پومودورو

تکنیک پومودورو یک روش مدیریت زمان است که به شما کمک می‌کند تمرکز و بهره‌وری خود را در انجام وظایف افزایش دهید. این تکنیک شامل مراحل زیر می‌شود:

• تعیین وظایف: ابتدا لیستی از وظایفی که باید انجام دهید را بنویسید (To-do-list) و آن‌ها را به کوچکترین واحد‌های قابل انجام تقسیم کنید.
• تنظیم تایمر: زمانبندی کنید. هر دوره کاری را 25 دقیقه تنظیم کنید و تا زمانی که تایمر زنگ نخورده است با تمرکز کامل به انجام آن کار ادامه دهید (یک پومودورو).
• استراحت: پس از پایان هر دوره 25 دقیقه‌ای، به مدت 5 دقیقه استراحت دهید. از این زمان استراحت برای تنفس عمیق، رفت و آمد یا انجام تمرینات کوتاه استفاده کنید. همچنین وقتی این بخش از کار به اتمام رسید آن را از داخل فهرست کارها خط بزنید.
• تکرار: به همین ترتیب، تا 4 پومودورو، به این سیکل‌ ادامه دهید.
• مکث بلند: هر 4 پومودورویی، یک استراحت بلند 15 تا 30 دقیقه ای بین پومودوروها در نظر بگیرید.
• بررسی و بهبود: شما بایستی در پایان هر روز با بررسی روند کاری آن روز، تغییرات لازم جهت شخصی سازی بهتر در برنامه ریزی خود را انجام دهید تا بهبودی در استفاده از این تکنیک داشته باشید.

مهمترین نکته این است که هرکسی می‌تواند تکنیک پومودورو را به نحوی که بهترین کارایی را برایش دارد استفاده و شخصی سازی نماید.  به عنوان مثال یک نفر هر 50 دقیقه دوست دارد یک استراحت 15 دقیقه ای داشته باشد چون زودتر از این زمان کاراو به اتمام نمی رسد و اگر آن را قطع کند موجب از هم گسیختگی افکار و حتی عدم تمرکز بیشتر می شود ( در برنامه نویسان و نویسندگان عموما این طور است).

اصل تکنیک پومودورو همین ۶ مرحله بود اما در کنار مراحل این تکنیک، باید ۳ قانون را نیز رعایت کنید که به آن‌ها در ادامه اشاره کرده‌ایم:

• پروژه‌های پیچیده را به بخش‌های کوچک‌تر بشکنید: اگر کاری وجود دارد که برای انجام آن به بیش از ۴ پومودورو نیاز دارید باید آن را به گام‌های اجرایی کوچک‌تری تقسیم کنید. با اجرای این قانون در روند انجام پروژه‌هایتان شفافیت بیشتری خواهید داشت.
• کارهای کوچک را با هم ادغام کنید: ممکن است در برنامه روزانه کاری داشته باشید که کمتر از یک پومودورو زمان لازم دارد. در این حالت باید آن کار را با فعالیت مشابه دیگری ترکیب کنید. به طور مثال «چک کردن ایمیل‌ها» و برنامه‌ریزی برای قرار کاری می‌توانند در یک پومودورو انجام شوند.
• انجام کار را تا شنیدن زنگ تایمر ادامه دهید: تکنیک پومودورو بر پایه زمان است. بنابراین نباید در حین استفاده از این تکنیک قوانین را بشکنید و در وقت اضافه به چک کردن ایمیل‌ها و پیام‌های خود بپردازید. هر ایده، پیشنهاد یا کاری که در طول یک پومودورو به ذهنتان خطور می‌کند در گوشه‌ای بنویسید و بعدا به آن‌ بپردازید.

نکات مهم برای استفاده موثر از تکنیک Pomodoro  

برای افزایش اثربخشی استفاده از تکنیک پومودورو در بهبود عملکرد شما در امور روزانه و مدیریت بهتر زمان لطفا به موارد زیر توجه نمایید:

• انتخاب محیط مناسب: برای استفاده موثر از Pomodoro، از یک محیط آرام و بی‌صدا استفاده کنید که به شما اجازه می‌دهد بیشترین تمرکز را داشته باشید.
• مدیریت انواع وظایف: با توجه به پیچیدگی و اهمیت وظایف، تعداد Pomodoro های مورد نیاز برای هریک را حتی به صورت حدودی تعیین نمایید.
• استفاده از زنگ هشدار: برای هر Pomodoro زمان‌سنج خود را تنظیم کنید و آن را به عنوان یک مرجع استفاده کنید. همچنین، از زنگ هشدار برای اعلام پایان هر Pomodoro و استراحت‌ها استفاده کنید.
• هر قطعهٔ زمانی یا پومودورو را خیلی کوتاه (مثلاً کمتر از ۱۵ دقیقه) یا خیلی طولانی (مثلاً بیشتر از ۴۰ یا ۴۵ دقیقه) در نظر نگیرید.
• برای هر پومودورو صرفاً یک هدف مشخص در نظر بگیرید و روی همان یک هدف متمرکز باشید. البته واضح است که هر کار ممکن است بیشتر از یک پومودورو طول بکشد. اما نکته مهم این است که وسط هر کار از شاخه ای به شاخه دیگر نپرید.
• در طول هر پومودورو همهٔ ابزارهایی را که می‌توانند تمرکز شما را به هم بزنند از خودتان دور کنید، به عنوان مثال موبایلريال تلویزیون، صدای بلند آهنگ، حیوان خانگی و خلاصه مراقب باشید که تمام تمرکزتان روی هدف‌تان باشد.
• برنامه‌ریزی منظم برای استراحت ها: استراحت‌های کوتاه بین Pomodoros و استراحت‌های بلندتر پس از چند Pomodoro متناسب با نیازهای خود را تعیین کنید و آن‌ها را به صورت منظم رعایت نمایید.
• ثبات و پایداری: به منظور بهره‌وری بیشتر، در استفاده از تکنیک Pomodoro استمرار داشته باشید و در طول زمان آن را به صورت منظم و پیوسته استفاده کنید.
• تجربه و بهبود: پس از اتمام هر Pomodoro، زمانی را برای بررسی عملکرد و تجربه خود در این دوره اختصاص دهید و راه‌های بهبود را برای دوره‌های بعدی شناسایی کنید.
• حفظ تمرکز: در طول هر Pomodoro، تمرکز خود را حفظ کنید و از تمامی تقاضاها و مزاحمت‌ها پرهیز کنید تا به بهترین عملکرد ممکن دست یابید.
• استفاده از لیست وظایف: قبل از شروع به هر Pomodoro، یک لیست از وظایفی که قصد انجام آن‌ها را دارید تهیه کنید تا هدف‌گذاری بهتری داشته باشید و وقت خود را بیشتر به بهره‌وری اختصاص دهید.
• تنظیمات شخصی‌سازی: Pomodoro می‌تواند با توجه به نیازهای شما تنظیم شود. از انعطاف پذیری این تکنیک استفاده کنید و زمان‌بندی و استراحت‌های خود را بر اساس نیازهای شخصی خود تنظیم کنید.

آیا پومودورو برای شما مناسب است؟

در صورتی که در یکی از دسته‌های زیر قرار دارید تکنیک پومودورو مناسب شما است:

• کوچک‌ترین چیزی حواس شما را پرت می‌کند.
• همواره از برنامه‌های تحویل کار خود عقب می‌مانید.
• کارهای زیادی دارید که مشخص نیست چقد زمان برای انجامشان نیاز دارید (مطالعه برای آزمون، نوشتن مقاله‌ای علمی و… ).
• در حین برنامه‌ریزی خوش‌بینانه تصور می‌کنید که به تمام کارها در یک روز می‌رسید.
• از تعیین هدف لذت می‌برید.
• بی‌انگیزه هستید و دلیلی برای انجام کارها نمی‌بینید.
• همیشه احساس خستگی می‌کنید.
• کارهای زیادی در برنامه روزانه خود دارید.
• پروژه‌های پرکاری در دست دارید.

اپلیکیشن های  پومودورو

اپلیکیشن‌های بسیاری بر پایهٔ تکنیک پومودورو ایجاد شده‌اندکه عموما از زبان فارسی هم پشتیبانی می‌کنند. با توجه به این‌که اصولٔ کاری این اپلیکیشن‌ها شبیه یکدیگر است بهتر است با توجه به سیستم عامل موبایل خود اپلیکیشنی که بیشترین هماهنگی را با سلیقه شما دارد و حس بهتری را در زمان کار با آن تجربه می کنید، انتخاب کرده و استفاده نمایید. تعدادی از بهترین اپلیکیشن‌های Pomodoro عبارتند از:

برای Android:

• Forest: Stay Focused: این اپلیکیشن با تشویق به کار و همچنین پرورش درختان مجازی، به کاربران کمک می‌کند تمرکز خود را بیشتر کنند.

لینک دانلود Forest

مزایا: طراحی زیبا، امکان تنظیم زمان‌های کاری و استراحت، امکان محافظت از تمرکز در مدت زمان تعیین‌شده.

معایب: نیاز به پرداخت برخی از قابلیت‌ه

• Be Focused – Focus Timer: این اپلیکیشن با استفاده از تایمر‌های قابل تنظیم، به کاربران کمک می‌کند تا تمرکز و کارایی خود را افزایش دهند.

لینک دانلود Be Focused

مزایا: رابط کاربری ساده و زیبا، تایمر قابل تنظیم، گزارش‌های پیشرفت.

معایب: ممکن است تنظیمات پیشرفته کمی محدود باشد.

برای iOS:

• Focus Keeper: Pomodoro Timer: این اپلیکیشن با استفاده از تکنیک پومودورو، به کاربران کمک می‌کند تا تمرکز و کارایی خود را افزایش دهند.

لینک دانلود focus keeper

مزایا: قابلیت تنظیم زمان‌های کاری و استراحت، گزارش‌های پیشرفت، طراحی ساده و کاربرپسند.

معایب: ممکن است تعدادی از ویژگی‌های آن نیاز به پرداخت داشته باشد.

• Pomodone: این اپلیکیشن نه‌تنها برای iOS بلکه برای دسکتاپ و اندروید نیز در دسترس است و به کمک تکنیک پومودورو، کاربران را در بهبود تمرکز و کارایی خود یاری می‌کند.

لینک دانلود pomodone

مزایا: سازگاری با دستگاه‌های مختلف، قابلیت همگام‌سازی با سرویس‌های دیگر، امکان استفاده از گزارش‌های تجزیه و تحلیل. این اپلیکیشن توانایی ادغام با سرویس‌هایی مانند Trello، Asana، Todoist و ایمیل را دارد و به کاربران اجازه می‌دهد تا وظایف خود را به‌صورت گسترده مدیریت کنند.

معایب: ممکن است برخی از قابلیت‌ها نیازمند حساب کاربری و پرداخت باشند.

همه این اپلیکیشن‌ها قابلیت تنظیم زمان‌های کاری و استراحت را دارند و به کاربران کمک می‌کنند تا تمرکز خود را بهبود دهند. اما قبل از انتخاب، به مزایا و معایب هر یک دقت کنید و مطمئن شوید که با نیازهای شما سازگار است.

سخن پایانی

تکنیک پومودورو، یک روش موثر برای بهبود تمرکز، افزایش بهره‌وری و مدیریت زمان است که به طور گسترده‌ای توسط افراد و تیم‌ها استفاده می‌شود. با این روش ساده، شما می‌توانید زمان خود را به بخش‌های کوتاه و متمرکز تقسیم کنید و به خود اجازه دهید در طول این دوره‌ها به صورت کاملاً متمرکز به کارتان بپردازید. این تکنیک باعث افزایش توانایی مغزی، بهبود تمرکز، کاهش خستگی و افزایش بهره‌وری می‌شود. به‌همین دلیل، توصیه می‌شود که این تکنیک را در زندگی روزمره خود امتحان کنید و با مرور زمان، مهارت و بهره‌وری خود را بهبود ببخشید.