تفاوت بین task boxing و time boxing و time blocking در مدیریت زمان

مدیریت زمان به عنوان یکی از مهارت‌های اساسی در زندگی، نقش بسیار مهمی را در تعیین مسیر و موفقیت فردی ایفا می‌کند. زمان، یکی از دارایی‌های بی قیمتی است که به هیچ وجه قابل جایگزینی نیست و در صورت بهینه نبودن مدیریت آن، منجر به از دست دادن فرصت‌ها، افزایش استرس و کاهش بهره‌وری خواهد شد. مدیریت زمان نه تنها به شما کمک می‌کند تا وظایف روزانه خود را به درستی انجام دهید، بلکه به شما امکان می‌دهد تا اهداف بلندمدت و خواسته‌های شخصی و حرفه‌ای خود را نیز مدیریت کنید و به آنها دست یابید. به همین دلیل، درک و تسلط بر مهارت مدیریت زمان، یکی از اساسی‌ترین عوامل موفقیت در زندگی است. در ادامه به بررسی تفاوت‌های اصلی بین سه تکنیک پایه ای برای مدیریت زمان یعنی  Task Boxing، Time Boxing و Time Blocking خواهیم پرداخت.

Task Boxing (جعبه کاری وظیفه‌ای)

Task Boxing به معنای مدیریت زمان بر اساس وظایف خاص است. در این روش، شما وظایف خود را به بازه‌های زمانی کوتاه تقسیم می‌کنید و سپس در هر بازه به انجام آنها می‌پردازید. معمولاً Task Boxing برای انجام وظایف کوچک و پروژه‌هایی با کارهای مختلف استفاده می‌شود.

یک مثال کاربردی از روش Task Boxing (جعبه کاری وظیفه‌ای) می‌تواند مرتبط با تقسیم وظایف مختلف یک پروژه باشد. برای مثال، فرض کنید که یک کارمند در حال انجام یک پروژه بزرگ است. او می‌تواند از روش Task Boxing برای تقسیم بندی فعالیت‌های پروژه به قسمت‌های کوچک‌تر و مدیریت زمان خود استفاده کند. او می‌تواند به هر بخش از پروژه که به عنوان یک جعبه کاری در نظر گرفته می‌شود، میزان مشخصی از زمان را اختصاص دهد و تا زمان پایان آن بخش، بر روی آن متمرکز شود. به عنوان مثال، او ممکن است یک ساعت را برای تحقیقات و برنامه‌ریزی (جعبه کاری اول)، دو ساعت برای توسعه و برنامه‌نویسی (جعبه کاری دوم) و یک ساعت برای تست و ارزیابی (جعبه کاری سوم) تخصیص دهد. این روش به او کمک می‌کند تا وظایف خود را مدیریت کرده و به طور موثر تر به پیشرفت پروژه برسد.

Time Boxing (جعبه کاری زمانی)

Time Boxing به معنای اختصاص دادن مدت زمان مشخصی برای انجام یک وظیفه یا یک پروژه است. شما زمان محدودی را برای انجام هر وظیفه تعیین می‌کنید و سپس در آن بازه زمانی به آن می‌پردازید.

Time Boxing معمولاً برای ایجاد تمرکز و کنترل بهتر بر روی زمان استفاده می‌شود و می‌تواند در مدیریت زمان و افزایش کارآیی کمک کننده باشد.

یک مثال کاربردی از روش Time Boxing (جعبه کاری زمانی) می‌تواند در مدیریت زمان روزانه یک فرد باشد. به عنوان مثال، فرض کنید یک فرد دارای برنامه‌ روزانه فشرده ای است و می‌خواهد وقت خود را برای انجام وظایف مختلف بهینه کند. او می‌تواند از روش Time Boxing برای تعیین وقت مشخصی برای هر فعالیت استفاده کند و این زمان‌های معین، کاملاً به آن فعالیت اختصاص داده شود. به عنوان مثال، او می‌تواند یک جعبه کاری زمانی برای پاسخگویی به ایمیل‌ها در نظر بگیرد و به خود بگوید که تنها 30 دقیقه را برای این کار اختصاص دهد. سپس، می‌تواند یک جعبه کاری زمانی برای توسعه یک پروژه خاص را تنظیم کند و به خود بگوید که دو ساعت از وقت خود را برای این فعالیت اختصاص دهد. با این روش، او می‌تواند به طور دقیق‌تر زمان خود را مدیریت کرده و بهره‌وری بیشتری را از زمان خود ببرد.

Time Blocking (مسدود کردن زمان)

Time Blocking به معنای تقسیم زمان برای وظایف مختلف یا فعالیت‌های مختلف است. در این روش، شما زمان مشخصی برای هر فعالیت یا وظیفه مشخص می‌کنید و آن را در برنامه‌ی روزانه‌تان بلوک می‌کنید.

Time Blocking برای برنامه‌ریزی دقیق و مدیریت بهتر زمان برای تسک‌ها، اولویت‌بندی و کنترل بر روی وقت استفاده می‌شود.

یک مثال از مدیریت زمان با استفاده از روش Time Blocking (مسدود کردن زمان) می‌تواند برای برنامه‌ریزی روزانه یک دانشجو باشد. فرض کنید یک دانشجو دارای برنامه ازمون‌های پایان ترم است و نیاز به برنامه‌ریزی دقیق برای مطالعه مواد مختلف دارد. او می‌تواند برای هر روز از هفته یک برنامه Time Blocking تنظیم کند که زمان‌های مشخصی را برای مطالعه هر درس مخصوص اختصاص می‌دهد. به عنوان مثال، او می‌تواند برنامه‌ای داشته باشد که دو ساعت صبح را برای مطالعه ریاضی، یک ساعت ظهر را برای مطالعه علوم، و ساعت‌های بعد از ظهر را برای مطالعه سایر دروس در نظر بگیرد. این روش به او کمک می‌کند تا زمان معینی را برای هر فعالیت مشخص کرده و از زمان خود به بهترین نحو استفاده کند، از تنوع مواد درسی خود بهره ببرد و بهره‌وری بالاتری داشته باشد.

کدام یک از روش های زیر پر کاربرد تر است؟

به طور خلاصه، Task Boxing بر روی وظایف، Time Boxing بر روی زمان و Time Blocking بر روی تقسیم‌بندی زمان برای وظایف متمرکز است.

هر سه روش Task Boxing، Time Boxing و Time Blocking در مدیریت زمان کاربرد دارند و می‌توانند بسته به نیاز و متمایلی فرد استفاده شوند. انتخاب بین این روش‌ها بستگی به نوع و حجم وظایف و پروژه‌های فرد، سبک کاری، ترجیحات شخصی و ترتیب‌بندی زمانی دارد.

• برای وظایف کوچک و متنوع، Task Boxing ممکن است بیشتر مناسب باشد؛ زیرا این روش این امکان را فراهم می‌کند که وظایف را به زمان‌های کوتاه محدود کرده و به ترتیب انجام داده شوند.
• اگر نیاز به اختصاص زمان محدود برای هر وظیفه باشد، ممکن است Time Boxing مفیدتر باشد؛ زیرا با تعیین بازه‌های زمانی مشخص، می‌توانید به تمرکز بیشتری بر روی هر وظیفه بپردازید.
• از طرفی، اگر نیاز به برنامه‌ریزی دقیق و مدیریت کلی زمان باشد، Time Blocking می‌تواند مفیدتر باشد؛ زیرا با تخصیص بلوک‌های زمانی مختلف برای وظایف و فعالیت‌ها، می‌توانید زمان خود را بهینه‌تر مدیریت کنید و تمرکز بیشتری داشته باشید.

بنابراین، هر یک از این روش‌ها می‌توانند در شرایط مختلف مفید و موثر باشند و بستگی به موقعیت و شرایط متفاوت فرد است که کدام روش را انتخاب کند.

برنامه ریزی بر اساس فعالیت‌ها بهتر است یا بر اساس قطعات زمانی؟

یکی از رایج‌ترین شیوه‌های برنامه‌ریزی، توجه به فعالیت‌هاست. مثلاً شما صبح از خواب بیدار می‌شوید و با خود می‌گویید: امروز باید خریدهای خانه را انجام بدهم. یادم باشد گزارش سفر هفتهٔ قبل را هم بنویسم. ضمناً باید زبان هم بخوانم. علاوه بر این‌ها باید اتاقم را هم مرتب کنم. مدت‌هاست به هم ریخته و فرصت نکرده‌ام به آن برسم. تا همین‌ جا اگر نگاه کنید ما با چهار فعالیت خرید خانه، نوشتن گزارش سفر، زبان خواندن و مرتب کردن اتاق درگیر هستیم.

معمولاً حداکثر کاری که در چنین شرایطی انجام می‌دهیم، اولویت‌بندی است. اگر کارها ساده باشد، احتمالاً با یک حساب سرانگشتی ترتیب‌شان را مشخص می‌کنیم. اگر هم تعداد و تنوع‌شان زیاد باشد و محدودیت زمانی داشته باشیم، احتمالاً بر اساس میزان ضروریت و فوریت دربارهٔ تقدم و تأخر آن‌ها تصمیم می‌گیریم، در واقع به نوعی از ماتریس آیزنهاور استفاده می کنیم. این روش برنامه‌ریزی را برنامه‌ریزی بر اساس فعالیت‌ها یا همان تسک باکسینک که پیش تر به آن اشاره کردیم(Task-boxing)  می‌نامند.

اما برنامه ریزی روزانه را می‌توان با رویکرد متفاوتی هم انجام داد زیرا وقت ما در هر روز محدود است. مستقل از این‌که چقدر فعالیت‌های مختلف در فهرست کارهایمان باشد، آن‌چه در عمل ما را محدود می‌کند،‌ زمان است. پس می‌توانیم مسئله را از سمت دیگر حل کنیم. یعنی بگوییم من روزانه مثلاً پنج یا شش یا ده یا پانزده ساعت وقت مفید دارم. این وقت را به بخش‌های نیم ساعته یا یک ساعته تقسیم می‌کنم و سپس تصمیم می‌گیرم هر قطعهٔ زمانی را به چه کاری اختصاص دهم. این روش را معمولاً برنامه‌ریزی بر اساس قطعات زمانی یا تایم باکسینگ (Time-boxing) می‌نامند. تایم باکسینگ رویکرد تازه‌ای نیست. چندان هم مشخص نیست که چه فرد یا افرادی برای نخستین بار از آن استفاده کرده‌اند. اما کاری که فرانچسکو چیریلو انجام داد این بود که تایم باکسینگ را با اسمی تازه و شکل و شمایلی متفاوت به اسم تکنیک پومودورو مطرح کرد و همین باعث شد که این شیوه را به نام او بشناسند.

سخن پایانی

“هر سه روش Time Boxing، Task Boxing و Time Blocking رویکردهای مختلفی برای مدیریت زمان ارائه می‌دهند، با هر کدام می‌توانید به شیوه‌ای موثرتر و بر اساس نیازهای خود زمان خود را برنامه‌ریزی کنید. Time Boxing به شما کمک می‌کند وظایف خود را در بازه‌های زمانی مشخص انجام دهید و بهره‌وری خود را افزایش دهید. Task Boxing به شما اجازه می‌دهد وظایف مشخص خود را در باکس‌های زمانی مشخص تعریف کنید و از ازمایش و خطا برای تنظیم زمان بهتر بهره ببرید. Time Blocking به شما امکان می‌دهد زمان خود را برای فعالیت‌های مختلف مسدود کرده و اولویت‌های خود را بهتر تعیین کنید. با انتخاب بهترین روش برای خود، می‌توانید زمان خود را موثرتر مدیریت کرده و به دستیابی به اهداف خود نزدیک‌تر شوید.