8 نکته برای مدیریت زمان و افزایش بهره وری

نکات، ترفندها و مهارت های جدید به شما کمک می کند از زمان خود عاقلانه تر استفاده کنید. به عنوان یک انسان، طبیعی است که بخواهیم دائماً پیشرفت کنیم و رکوردهای شخصی جدیدی ثبت کنیم. اما وقتی نوبت به مدیریت زمان می‌رسد، بسیاری از ما با موانعی روبرو می‌شویم. حتی مدیران اجرایی بسیار موفق نیز طعمه مدیریت بد زمان می شوند. بروس لی می گوید: “اگر زندگی را دوست دارید، زمان را تلف نکنید، زیرا زمان چیزی است که زندگی از آن تشکیل شده است.” مطالعه زیپیا نشان داد که 82 درصد از مردم سیستم مدیریت زمان ندارند و  هیچ کاری برای برنامه ریزی زمان خود انجام نمی دهند.

اهمیت مدیریت زمان

ما در این دنیای مدرن به مدیریت زمان برای راه‌حل‌های زندگی روزمره نیاز داریم. با افزایش کارها، ضرب الاجل ها، و عدم تعادل بین کار و زندگی، مقدار زیادی استرس روی هم انباشته می شود. این امر بر اهمیت مدیریت زمان تاکید دارد . قبل از ورود به استراتژی ها و برنامه های آموزشی، اجازه دهید اهمیت مدیریت زمان را به طور خلاصه مورد بحث قرار دهیم.

1. بهره وری بالاتر

وقتی افراد بتوانند وظایف را اولویت بندی کنند، اهداف تعیین کنند و ضرب الاجل ها را مدیریت کنند، بهره وری کلی افزایش می یابد. افراد می توانند بهتر کار کنند و ضرب الاجل ها را به طور مداوم رعایت کنند.

2. اولویت بندی وظایف

افراد درک بهتری از اهمیت کار خواهند داشت. آنها می توانند وظایف مهم را از کارهای غیر مهم تشخیص دهند و با مدیریت بهتر زمان، از اتلاف وقت جلوگیری کرده و از رعایت تمام مهلت های تعیین شده اطمینان حاصل می نمایند.

3. کاهش استرس برای جلوگیری از فرسودگی شغلی

زمانی که افراد قادر به مدیریت موثر زمان نباشند، این احساس را دارند که با وظایف بیش از حد سنگین مواجه شده اند. این امر باعث می شود که به دلیل زمان های از دست رفته و انباشته شدن، احساس خستگی نمایند. با مهارت های مدیریت زمان مناسب، آنها با اعتماد به نفس و خونسردی کار خواهند کرد.

4. تعادل بهتر کار و زندگی

با مدیریت زمان موثر، افراد می توانند زمان کافی را برای مراقبت شخصی، سرگرمی ها و مراقبت از خود اختصاص دهند. این امر کیفیت کلی زندگی را ارتقا می دهد و رضایت شغلی را بهبود می بخشد.

5. تصمیم گیری بهتر

افراد می توانند با توجه به اولویت بندی وظایف و منابع موجود تصمیمات بهتری بگیرند. همچنین با درک بهتر زمان لازم برای وظایف مختلف، قادر به تصمیم گیری در مورد تعهدات و ترتیب گذاری دقیق تر وظایف هستند.

در ساده ترین شکل، مدیریت زمان نحوه استفاده ما از زمان است. بهره وری ما بر اساس این است که در یک زمان معین چه کاری را چقدر انجام می دهیم. آنچه ما می‌توانیم در یک روز به انجام برسانیم نشان می‌دهد که پروژه‌های ما با چه سرعتی می‌توانند پیشرفت کنند. هرچه حواس پرتی و کارهای وقت گیر بیشتر باشد، پیشرفت واقعی کمتری را تجربه می کنیم. کمتر از سه ساعت در روز بازدهی دارند. مطالعه ای که توسط UK در سایت inc.com قرار داده شده است، بیان می کند که میزان بهره وری اغلب 3 ساعت در روز است. این میزان کمتر از 15 ساعت بهره وری در 40 ساعت کاری در هفته است. برای کارآمدی بیشتر، باید بدانید که چگونه از زمان خود بهترین استفاده را ببرید .

اینها برخی از آزمایش‌شده‌ترین نکات مدیریت زمان، برای به حداکثر رساندن بهره‌وری هستند. بسیاری از شما می توانید بلافاصله شروع به استفاده از آنها کنید.

1. تمرکز خود را مدیریت کنید، نه زمان خود را.

به راحتی می توانید هر دقیقه از روز خود را با لیست بزرگی از کارهایتان برنامه ریزی کنید. اما پیش بینی شرایط مناسب برای تمرکز بر یک فایل پیچیده یا نوشتن یک ارائه، بسیار دشوارتر است.

به جای مدیریت زمان، توجه خود را مدیریت کنید. چه زمانی بیشتر خلاق یا پرانرژی هستید؟ چه زمانی می توانید از زمان استراحت خود برای چیزی که نیاز به تفکر چندانی ندارید، استفاده کنید؟ در ابتدای هر روز چند دقیقه را به برنامه ریزی کارهایی که باید انجام دهید اختصاص دهید. زمان مشخصی را برای تفکرعمیق در پروژه، طوفان فکری با تیم خود یا مدیریت اعلان های تلفن خود تعیین کنید. وقتی برنامه ای دارید، نادیده گرفتن عوامل حواس پرتی و ماندن در کار آسان تر است.

2. یک شرح حال از روز خود تهیه کنید.

در پایان روز چند دقیقه را به ارزیابی چگونگی پیشروی آن اختصاص دهید. آیا همه چیز را در لیست خود انجام دادید؟ آیا میزان زمان مناسبی را به کارها اختصاص داده اید؟

با ارزیابی مجدد اوضاع، می توانید بهتر برای روز بعد برنامه ریزی کنید. شاید زمان مورد نیاز برای کار بر روی گزارش ها را افزایش دهید. یک پیاده روی سریع بعدازظهر را برنامه ریزی کنید تا ذهن خود را پاک کنید. یادداشت بردارید تا بتوانید مناسب ترین بازه زمانی را به کار مدنظر اختصاص دهید.

3. وظایف خود را اولویت بندی کنید.

وقتی لیست کارهایمان را می نویسیم، مرحله بعد تعیین وظیفه اجتناب ناپذیر “فوری” است که می بایست حتما آن را انجام بدهیم.

توصیه ما: ابتدا سخت ترین یا آزاردهنده ترین کارها را انجام دهید. در غیر این صورت، تمام وقت خود را صرف انجام کارهای کوچک خواهید کرد تا از انجام آن کار سخت جلوگیری کنید.

4. تفویض اختیار را بیاموزید.

آیا شما یک فرد “بله گو” هستید؟ آیا مردم همیشه از شما می خواهند که در پروژه های جدید کمک کنید، ارائه ها را مرور کنید یا در مصاحبه های استخدام بنشینید؟ اکثر کارگران سخت کوش می خواهند فداکاری و نگرش تیمی را از خود نشان دهند. اما همیشه بهترین استفاده از زمان شما یا شرکت، اختصاص زمانتان به چنین اموری نیست.

اگر طی جلسه یا درخواستی از استعدادهای شما نهایت استفاده می شود، بگویید بله! اما اگر باعث حواس پرتی می شود یا از مجموعه مهارت های شما استفاده نمی کند، آن را قبول نکرده و به کسی پیشنهاد دهید که مناسب تر است.

5. لیست کارهای خود را به روز کنید.

لیست وظایف روزانه خود را بر اساس نتایج حاصل از وطایف قبلی به روز کنید. “پایان پروژه” به احتمال زیاد در یک روز اتفاق نمی افتد. آنها را در لیست کارهای هفتگی یا ماهانه خود قرار دهید. بزرگترین کاری که امروز باید انجام دهید چیست؟ یکی از عناصر این پروژه بزرگ را انتخاب کنید تا شما را به جلو نگه دارد.

6. از برنامه های کامپیوتری یا موبایل به طور موثر استفاده کنید.

سر ریز وظایف در طول روز، واقعی و کاملا طبیعی است. زمان خواران روزانه خود را شناسایی کنید و روی برنامه و نرم افزارهای کمکی تمرکز کنید که به مدیریت و کنترل آنها کمک می کنند. برخی از برنامه های دلخواه خود را برای کمک در مورد نگهداری یادداشت‌های جلسه، نگهداری رمز عبور، ابزارهای تصحیح خودکار متن و میانبرهای صفحه کلید بررسی کنید .

7. جلسات کمتری را برنامه ریزی کنید.

بله، شما هنوز به جلسات نیاز دارید. اما این جلسات باید معنادار و نتیجه بخش باشند. یک محدودیت زمانی برای گفتگوهای خود تعیین کنید و سپس به سراغ تجارت بروید. یک دستور کار با زمان های اختصاص داده شده برای هر موضوع داشته باشید. اگر دستور کار یا نتیجه مشخصی ندارید، شاید نیازی به جلسه نباشد.

8. همکاری کنید.

در مقاله‌ای در سال 2020، تیم بینش McKinsey تخمین می‌زند که ابزارهای همکاری، افزایش بهره‌وری را تا 30 درصد تسهیل می‌کنند . از بسیاری از برنامه‌های بهره‌وری و همکاری که می‌توانید مستقیماً در جریان‌های کاری موجود خود استفاده کنید، می توان به موارد زیر اشاره کرد.

• از Miro، یک برنامه تخته سفید مشترک، برای طوفان فکری یا به عنوان مرکز پروژه بصری استفاده کنید.
• Workast ایجاد وظایف و پیگیری اولویت های روزانه را به عنوان بخشی از مدیریت پروژه شما آسان می کند .
• با برنامه آسانا، می توانید مکالمات را به اقدامات و وظایف تبدیل کنید تا حجم کار را در تیم خود به اشتراک بگذارید.

نتیجه گیری

هیچ معجون جادویی لحظه ای برای همه وجود ندارد، اما چیزهای زیادی وجود دارد که می توانید اکنون برای بهبود مهارت های مدیریت زمان خود و بهره وری بیشتر، امتحان کنید. بهترین راه حل، راه حلی است که برای از بین بردن موانع خاص و دزدان زمان شما مانند گذراندن زمان زیاد در گوشی، تماشای سریال ها، وقت گذراندن ای افراطی با دوستان و …… کار می کند.

تکلیف شما: با برنامه روزانه خود شروع کنید. وظایف را بر اساس اهمیت اولویت بندی کنید و مرتباً آنها را ارزیابی و به روز کنید تا ببینید چه کارهایی انجام شدهو قدم بعدی چیست. از ابزارها و برنامه‌ها برای بهبود گردش کار خود و استفاده بهینه از زمان تان استفاده کنید. به یاد داشته باشید که مدیریت زمان یک مهارت است. می‌توانید آن را برای کارکرد بهتر، سریع‌تر و آسان‌تر ادامه دهید.