طراحی سیستم مدیریت منابع انسانی

سیستم مدیریت منابع انسانی برای استفاده مناسب از نیروی کار ماهر موجود و همچنین استفاده کارآمد از منابع انسانی موجود در سازمان طراحی و اجرا می‌شود.

در ارتباط با منابع انسانی نمی‌توان 0 و 1 بود.

اولین مشتریان ما منابع انسانی ما هستند. بنابراین لازم است تمام مواردی را که برای مشتریان خود اجرا می‌کنید ابتدا برای نیروهای خود اجرا کنید.

مثلا:

• هدیه‌ای برای آن‌ها در نظر بگیرید.
• بر اساس نیازشان برای آن‌ها تسهیلات در نظر بگیرید.
• در صورت سود، منابع انسانی خود را نیزسهیم کنید. به این معنا که در ازای فروش بیشتر به نیروی خود پورسانت دهید.

نظریه استدلال مزلو

تئوری مزلو معتقد است، انسان‌ها مجموعه‌ای از نیازها هستند. باید بعضی از این نیازها برآورده شود تا بتوان به سمت برطرف کردن نیازهای بعدی قدم برداشت.

مزلو نیازهای انسان را به شکل زیر طبقه بندی می‌کند:

1. نیازهای فیزیولوژیک
2. نیازهای امنیت
3. نیاز به عشق و تعلق خاطر
4. نیاز به عزت نفس
5. نیاز به خودشکوفایی

طبق شکل زیر که هرم مزلو را نمایش می‌دهد، تا زمانی که نیازهای فیزیولوژیک انسان‌ها ارضا نشود، به نیازهای امنیتی توجه نمی‌کند. و تا زمانی که این نیازها برطرف نشود به سراغ حس تعلق خاطر و دوست داشتن نمی‌رود. هدف نهایی هر انسان این است که از تمام مراحل این نیازها عبور کند تا به خود شکوفایی برسد.

با کاربرد نظریه سلسله مراتب نیازها برای توصیف رفتار افراد در کار می‌‏توان گفت وقتی میزان حقوق و مزایا و امنیت کارکنان کم است، توجه آنان بیشتر معطوف آن جنبه از وظایف شغلی خود می‏‌شود که امکان ارضای نیازهای گرسنگی، ایمنی و…آنان را فراهم می‌کند.

اما وقتی شرایط بهتر می‌‏شود، رفتار سرپرستان و مدیران خود اهمیت بیشتری پیدا می‏‌کند. بالاخره وقتی شرایط محیط کار بهبود کامل یافت، نقش مدیر کم رنگ تر می‏‌شود و مجددا ماهیت کار اهمیت پیدا می‏‌کند. اما در این مرحله ارضای نیاز فرد به خود شکوفایی باعث می‏‌شود که کار اهمیت پیدا کند و نه ارضای نیازهای اولیه او.

در این نظریه پیش بینی می‏‌شود وقتی افراد در سلسله مراتب مدیریت ارتقا پیدا می‏‌کنند، نیازهای مراتب بالاتر آنان برای کار کردن فعال می‏‌شود. نکته جالب و قابل اهمیت در این نظریه آن است که، وقتی نیاز به خود شکوفایی در افراد فعال شد، این نیاز آرزوهای بیشتری را در فرد ایجاد می‏‌کند و دیگر فرد برای حقوق و مزایای بیشتر کار نمی‌کند بلکه در رابطه با ارضای نیاز خود و برای نشان دادن توانمندی‌های خود کار می‌کند. این نیاز نیز پایان ناپذیر است و برای همیشه فرد را فعال و پویا نگه می‏‌دارد.

کاربرد نظریه تئوری انتخاب در طراحی سیستم مدیریت منابع انسانی

گلاسر در تئوری انتخاب، توجه ویژه‌ای به بحث رابطه های نزدیک و نیز شادمانی انسان‌ها دارد.

افزایش رضایت، کیفیت بهبود روابط و نیز افزایش شادمانی و مسئولیت‌پذیری انسان‌ها  از جمله مفاهیمی است که سیار حائز اهمیت می‌باشد.

او انسان را بیش از هر چیز، موجودی اجتماعی می‌داند که به عشق و وابستگی نیاز دارد و پس از نیاز به زنده‌ماندن و بقا به عنوان پایه‌ای‌ترین نیاز انسان،  تعلقات و روابط شخصی، مهم‌ترین عامل شادی و ناشادی ما محسوب می‌شوند. 

گلاسر معتقد است که در بلندمدت، تنها مشکل جدی که می‌تواند در زندگی انسان وجود داشته باشد و باقی‌ بماند، مشکل «رابطه» است: رابطه با دوستان، نزدیکان، شغل و محیط اطراف.

شکل زیر تفسیری از نظریه‌ی تئوری انتخاب است.

طراحی سیستم مدیریت منابع انسانی: برطرف کردن نیاز نیروهای خود

بر اساس دو نظریه‌ای که مطرح شد. به نیازهای منابع انسانی خود توجه داشته باشید. با برطرف کردن نیارهای آن‌ها علاوه بر انگیره بخشی به منابع انسانی خود، نیروهای وفاداری خواهید داشت.

«شما باید با کارکنان خود با احترام و عزت رفتار کنید زیرا در اتوماتیک‌ترین کارخانه جهان به قدرت ذهن انسان نیاز دارید. این همان چیزی است که نوآوری را به ارمغان می‌آورد. اگر می‌خواهید ذهنیت با کیفیت بالا برای شما کار کند، پس شما باید با احترام و عزت رفتار کنید». آقای نارایانا مورتی، رئیس اینفوسیس

پرداخت حداقل‌ها

اگر سیستم خود را به گونه‌ای طراحی کنید که حداقل‌ پرداختی اداره کار را برای نیروهای خود در نظر بگیرید و آن‌ها را بیمه کنید، انگیزه و وفاداری آن‌ها را خواهید داشت.

اغلب کسب و کارهای کوچک سیستم حقوق منابع انسانی خود را بر اساس اداره کار طراحی نمی‌کنند و بعضا نیروهای خود را بیمه می‌کنند. اگر شما متمایز باشید، نیروهای بهتری را جذب خواهید کرد و با انگیزه و وفاداری که نسبت به کسب  کار شما دارند رشد بهتری خواهید داشت.

بر اساس نظریه‌ی مزلو این اولین نیازی ست که هر فردا دارد و برای ورود به مرحله‌ی بعدی که امنیت است، ابتدا باید این نیاز اولیه برطرف گردد.

پیشرفت شخصی

برای ورود به این مرحله نیروهای انسانی شما باید لذت ببرند که در سازمان شما کار می‌کنند.دادن این حس با انجام کارهای زیر امکان پذیر است:

• دادن یک کتاب به عنوان هدیه؛
• برگزاری جلسات خصوصی؛
• کمک کردن به آن‌ها برای حل مشکلات شخصی یا کاری‌شان؛
• وام داد به آن‌ها برای خرید خانه؛

جلسات و اطلاعات

در کسب و کار خود جلسات منظم برگزار کنید، به گونه‌ای که در جلسات اجازه دهید کارکنان‌تان صحبت کنند، پیشنهاد دهند، مشاوره دهند.

بعضی از کارکنان برایشان اهمیت دارد که اطلاعاتی از کسب و کار داشته باشند. مثلا برنامه سال آینده را بدانند. پس تا جایی که امکان دارد، اطلاعات در اختیار نیروهای خود قرار دهید.

حتی اگر فرد برون گرایی هستید می‌توانید بعضی از اطلاعات شخصی خود مثل افتادن اتفاقاتی که در جلسه با شرکت x افتاد، را برای آن‌ها بازگو کنید.

وقتی فردی در این جلسات نظراتی می‌دهد، مثل:

• تغییر دکوراسیون دفتر؛
• افزایش تولید محصولات؛
• افزایش خرید؛
• حذف برخی مشتریان؛
• افزایش تعداد کارکنان؛

به خاطر نشان دادن خود و تعلق خاطری که دارد، در به سرانجام رسیدن پیشنهاداتی که داده است، همکاری و کمک می‌کند.

واگذاری کارها

وقتی به نیروهای خود کارهایی را واگذار کنید، حتی خرید کردن، احساس آزادی و قدرت به او می‌دهید. در نظر بگیرید که این فرد باید یک فرد سازمانی باشد و به بلوغ فکری رسیده باشد که کاری را به او واگذار کنید.

تفریح

در طول سال یک دورهمی با همکاران خود داشته باشید. چرا که بر اساس نظریه تئوری انتخاب، انسان‌ها به تفریح نیز احتیاج دارند.

ما در شرکت زرین عسل، آذرماه هر سال یک دورهمی با نیروها به همراه خانواده‌شان داریم.

این تفریحات بستگی به علایق افراد سازمان‌تان دارد. ممکن است آن‌ها ترجیح دهند به یک کنسرت بروند یا کوهنوردی و … .

تفریح فقط شامل دورهمی و امثال آن نمی‌شود، حتی اگر اجازه دهید فرد دفتر کارش یا میزش را خودش تزیین کند، بخشی از نیاز به تفریح را برطرف می‌کند.

بنابراین باید نیاز به تفریح کارکنان‌تان را نیز پوشش دهید.

طراحی پرداخت حقوق

تا اینجا از پرداخت حقوق به کارکنان با توجه به نیازهایشان صحبت شد. نکته‌ای که حائز اهمیت است، این است که بدانید پرداخت حقوق نیاز به استراتژی و طراحی سیستم دارد.

برای کارمندان خود یک حقوق پایه، پاداش و پورسانت در نظر بگیرید. به این مثال توجه کنید:

شما راننده‌ای را استخدام کرده‌اید و قصد دارید 4 میلیون تومان حقوق به او بپردازید. به نظر شما  4 میلیون حقوق به او انگیزه بیشتر و حس بهتری می‌دهد یا به ازای هر باری که برای خارج از شهر بار می‌برد، حق مأموریت دریافت کند؟

اهمیت پاداش در انگیزه‌ی کارکنان

پاداش به عنوان ابزاری ضروری بر عملکرد کارکنان شناخته شده است. نیرویی که به خوبی از او تقدیر می‌شود حس می‌کند که برای شرکتی که در آن کار می‌کند دارای ارزش و احترام است. علاوه بر این پاداش دادن باعث می‌شود که کارکنان بیشتر و بهتر کار کنند. کار  بهتر به دنبال خود سود بیشتر و بقا دارد. با پرداختی که انجام می‌دهید باید حس برنده بودن به نیروهایتان دست دهد.

اگر یک کارمند با موفقیت وظایفش را انجام دهد از جانب سازمان پاداش می گیرد و در حقیقت عامل محرک کننده‌ی کارکنان در عملکرد خود ایشان می‌باشد. کارکنانی که انگیزه ی بالایی دارند به عنوان یک مزیت رقابتی در هر شرکتی به کار گرفته می‌شوند چرا که عملکرد ایشان سازمان را به سمت اجرا و تحقق پذیری کامل اهدافش هدایت می‌کند.

طراحی استراتژی‌های مدیریت پاداش به عنوان بخشی از سیستم مدیریت منابع انسانی

اجرای استراتژی های مدیریت پاداش به منظور تحقق اهدافی است که برخی از آنها عبارتند از:

• تصحیح عملکرد افراد؛
• ساختارمندکردن پرداختی‌ها به کارکنان براساس ارزش زمانی آن‌ها؛
• توسعه و آموزش کارکنان؛
• فراهم کردن ابزاری جهت برانگیختن و حفظ کارکنان مستعد در سازمان. تضمین اینکه با همه کارکنان به طور منصفانه و به صورت برابر در تعیین میزان مزایا و… رفتار شود.

به هنگام طراحی استراتژی مدیریت پاداش باید به سؤالات زیر پاسخ داد:

• سازمان دارد به کجا می‌رود؟
• برنامه و طرح‌های پاداش چگونه می‌توانند به سازمان در رسیدن به مقصد و حفظ موفقیت کمک کنند؟
• ما چه نوع رفتاری را می‌خواهیم؟
• فرایندهای پاداش چگونه می‌توانند در شناسایی رفتار مناسب به ما کمک کنند؟

استراتژی های پاداش باید دارای ویژگی‌هایی باشند که عبارتند از:

• درجهت ارزش‌ها و منافع سازمان باشد؛
• با ارزش‌ها و باورهای شرکت هماهنگ باشد؛
• با عملکرد سازمان پیوند داده شود؛
• رفتار مطلوب را در تمام سطوح حمایت و هدایت کند؛
• یک مدیریت مطلوب را تثبیت کند.

استفاده از قانون پارکینسون در طراحی سیستم مدیریت منابع انسانی

پارکینسون می‌گوید هرچه زمانی که به انجام کاری اختصاص داده می‌شود کوتاه‌تر شود، آن کار ساده‌تر و آسان‌تر به انجام می‌رسد.

این حقیقتی است که معمولا از چشم کارفرماها دور می‌ماند، کارفرماها معمولاً از همکارانی که تا دیروقت می‌مانند و کار می‌کنند یا کار را به خانه می‌برند، تشکر می‌کنند و معمولاً به افرادی که کارآمد هستند و نتایج خارق‌العاده‌ای را خلق می‌کنند، بی‌توجه‌اند. این باور به آن‌جا برمی‌گردد که ما انسان‌ها معتقدیم هرچه انجام دادن کار بیشتر طول بکشد، کیفیت بالاتری خواهد داشت.

متاسفانه تعداد کمی از افراد بر این باورند که باید بازده کار خود را بالا ببرند و کمتر کار کنند.

برای رسیدن به این هدف باید برای کارهایمان زمان کمتری بگذاریم تا بتوانیم کارها را با بازدهی بالاتر پیش ببریم. وقتی تنها یک بار این کار را انجام دهید، خواهید دید که می‌توان کارهای بسیاری را در زمان‌های کوتاه‌تر انجام داد.

بر اساس این قانون، نباید در سازمان نیروی اضافه داشته باشید. بلکه از نیروهای خود بخواهید سرعت انجام کار را بالا ببرند. هر نیروی اضافه در سازمان، بر اساس حقوق و مزایای سال 1399 حدود 50 میلیون تومان برای شما هزینه خواهد داشت.

راهکار

• بازبینی شرح وظایف کارکنان در بخش‌های مختلف سازمان، و بررسی این که میزان کاری که انجام می‌دهد مناسب 8 ساعت کار هست یا در ذهن او کار بزرگ و پیچیده ست!
• چرخش در کار: همان کار را به یک نیروی دیگر واگذار کنید.
• کمک گرفتن از تکنولوژی: با توسعه‌ی دانش و تکنولوژی در دنیا، و به کار گیری این دانش و تکنولوژی در کسب و کارها، شاهد آسان شدن اغلب کارها هستیم. با استفاده از تکنولوژی در کسب و کار سرعت در انجام کارها به چشم می‌خورد. برای سرعت بخشی به انجام کارهای خود، بررسی کنید که چه تکنولوژی‌ای را می‌توانید وارد بیزینس‌تان کنید. مثلا:

1. در برخی شرکت‌ها برای وصل شدن به اینترنت، مدیر مجبور است مدام لپ تاپش را با خود به محل کار ببرد ولی با خرید دانگل برای کامپیوتر شرکت، خیلی راحت می‌تواند با کامپیوتر به وای فای یا هات اسپات گوشی وصل شود. من سال‌ها با این مشکل مواجه بودم و از وجود این راه حل آگاه نبودم.
2. گاهی به دلیل کم بودن خط تلفن، نیرویی برای تماس کاری مجبور است ساعت‌ها منتظر بماند؛ به همین دلیل کارها سریع و به موقع انجام نمی‌شود و شما به این فکر می‌کنید که باید نیرو اضافه کنید؛ در صورتی که این راه حل مناسبی نیست. با اضافه کردن خطوط تلفن‌ دیگر برای شرکت می‌توان این مشکل را حل کرد.
3. شرکت‌های مخابراتی مثل ایرانسل خدماتی دارند که می‌توانند به کل تیم شما خدمات یکسان دهند؛ مثلا: کل خطوط تلفن‌ به یکجا وصل باشد و یک هزینه ماهیانه پرداخت شود.
4. یا حتی خرید یک ماشین حساب پیشرفته؛

چرا نیروی شما، سازمان‌تان را ترک می‌کند؟

برای طراحی سیستم مدیریت منابع انسانی خود باید حتما این سؤال را از خود بپرسید: چرا نیروی من سازمان من را ترک می‌کند؟

جواب این سؤال در پاسخ دادن به این سؤال است که: «نیروی من در چه صورتی پاداش می‌گیرد یا ارتقا پیدا می‌کند؟» در بیشتر سازمان‌های کوچک شاخص عملکرد ندارند. به این معنا که واضح و شفاف کارهایی را که از نیروهایتان انتظار دارید را به آن‌ها بگویید. کاملا توضیح دهید که چه کاری را و چرا و چطوری از او می‌خواهید.

مهمترین شاخص عملکرد در سازمان من، نظم است. اگر نیرویی منظم نباشد از نظر من مقبولیت ندارد. شاخص عملکرد هر سازمانی با هم متفاوت است.

پلن‌های ماهیانه یا فصلی به جای پلن‌های سالانه داشته باشید. چرا که نیروی شما دچار روزمرگی خواهد شد.

با طراحی سيستم مدیریت منابع انسانی فرايندهای مجزا مانند ترفيعات، انتصابات‌، سنوات خدمتی، ارزشيابی و اقدامات انضباطی، سيستم حضور و غياب و… در قالب طرحی جامع و يکپارچه در آمده و بسترهای تحول و توسعه منابع انسانی فراهم می آيد. 

و در آخر سیستم مديريت منابع انسانی را می‌توان چنين تعريف کرد: مجموعه‌ای جامع و يکپارچه از کليه داده‌های مرتبط با نيروي انسانی با استفاده از تجهيزات سخت افزاری و نرم افزاری به منظور کمک به تصميم گيری، برنامه‌ريزی و انجام امور جاری نيروی انسانی در سازمان.