7 ابزار کاربردی تدوین فهرست شایستگی شغلی فرد، قبل از استخدام کردن

سازمان‌های موفق درک کرده‌اند که طراحی و اجرای فرایندی مناسب برای استخدام، آموزش و تدوین مسیر شغلی کارکنان‌شان، اهمیت بسیاری دارد. تدوین فهرست شایستگی شغلی نه‌ تنها روند استخدام را برای بخش منابع انسانی ساده‌تر و کارآمدتر می‌کند، بلکه به کارکنان سازمان برای شناسایی و کسب مهارت‌هایی کمک می‌کند که به افزایش بهره‌وری آنها در جایگاه فعلی یا آینده‌شان منجر می‌شود. بنابراین نوشتن فهرست شایستگی شغلی ، در پیشرفت و موفقیت سازمان نقش مهمی دارد.

قبل از دع.ت برای مصاحبه شغلی، از خودتان بپرسید: «فردی که قرار است استخدام شود چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟»

 7 ابزار کاربردی تدوین فهرست شایستگی شغلی

1. تجزیه و تحلیل شناسنامه شغلی
2. پرسش از بهترین کارکنان
3. پرسش از مشتری و همکاران مکمل
4. شرکت‎‌های مشابه
5. شبکه اطلاعات شغلی
6. آینده نگری
7. فرهنگ مطلوب سازمان

تجزیه و تحلیل شناسنامه شغلی

برای اینکه بدانید شناسنامه شغلی چیست و چگونه نوشته می‌شود مقاله راهکارهای بهبود فرآیند استخدام قبل از برگزاری جلسه مصاحبه شغلی را بخوانید.

در شناسنامه شغلی وقتی برای استخدام یک مدیر فروش می‌نویسید: «توانایی مذاکره داشته باشد»، به این معناست که آن فرد باید فن بیان خوبی داشته باشد. پس باید فردی را پیدا کنید که فن بیان قوی‌ای دارد.

یا وقتی قصد استخدام حسابدار دارید باید در فهرست شایستگی فرد، ویژگی داشتن هوش ریاضی را درج کرده و به دنبال فردی باشید که این ویژگی را داشته باشد.

پرسش از بهترین کارکنان

حتما به این موضوع فکر کنید که مثلا بهترین فروشنده، بهترین حسابدار، بهترین پرستار، بهترین مدرس، بهترین روانشناس، بهترین خدمتکار و… چگونه باید باشد؟

برای یافتن جواب این سؤال، یک راه حل این است که از بهترین‌های همان شغل سؤال بپرسید! از بهترین پرستار، بهترین مدرس، بهترین فروشنده و… بپرسید برای بهترین بودن در این شغل چه ویژگی‌های بارزی باید داشت! و آن را در فهرست شایستگی شغل مورد نظرتان یادداشت کنید.

فرض کنید قصد استخدام فروشنده دارید، اغلب فکر می‌کنند یک فروشنده‌ی خوب کسی است که حراف باشد، در توصیف جنسش اغراق کند. ولی واقعیت این نیست. فروشنده‌ی خوب ابتدا باید شنونده‌ی خوبی باشد. و در صورت نیاز حتی پیشنهاد نخریدن دهد؛ به این معنا که صداقت داشته باشد و اگر جنسی مناسب مشتری نبود به او پیشنهاد نخریدن بدهد.

پرسش از مشتری و همکاران مکمل

فرض کنید قصد دارید بهترین فروشنده را استخدام کنید.

اگر از مشتری‌هایتان نظرسنجی کنید، آن‌ها به شما خواهند گفت ویژگی یک فروشنده خوب، چه باید باشد؟

من دقیقا دو سال پیش این نظرسنجی را انجام دادم. به سوپرمارکت‌ها سر زدم و پرسیدم از نظر شما یک ویزیتور یا فروشنده خوب، باید چگونه باشد؟!

اغلب آن‌ها پاسخ‌شان این بود:

• به موقع سر بزند و ویزیت کند. -یعنی منظم باشند-
• خیلی صحبت نکند به عبارتی دیگر حراف نباشد.

همچنین پرسش از همکاران مکمل شغل مورد نظرتان، در پرکردن فهرست شایستگی فرد، بسیار مؤثر است.

مثلا بخش حسابداری، می‌تواند در مورد ویژگی‌های یک فروشنده خوب کمک شایانی به شما بکند؛ چرا که مکمل فروشندگی است و با فروشنده‌ها سر و کار دارد.

یا یک فروشنده می‌تواند بگوید، کارگر خط تولید چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد. یا یک دانشجو می‌داند استاد خوب چه کسی است!

شرکت‌های مشابه

به کسب و کارهای مشابه خوتان سر بزنید و ببینید آن‌ها چه نیروهایی و با چه ویژگی‌هایی استخدام کرده‌اند!؟

پیشروهای کسب و کارتان را پیدا کنید و در استخدام نیرو از آن‌ها الگو برداری کنید.

شبکه اطلاعات شغلی

سایتی در دنیا وجود دارد که بانک اطلاعات مشاغل است به نام O*NET.

شبکه اطلاعات شغلی ( O*NET- Occupational Information Network ) بانک اطلاعاتی جامعی از مشخصات و ویژگی‌های مشاغل است که در اوایل دهه ۱۹۹۰ میلادی در کشور آمریکا راه اندازی شد.

مدیران و کارشناسان منابع انسانی می‌توانند با استفاده از این پایگاه اطلاعاتی، جزئی‌ترین اطلاعات مورد نیاز خود را در بانک مشاغل پیدا کنند و نیز فعالیت‌های مختلف منابع انسانی را بصورت منسجم و هماهنگ انجام دهند. بخش اصلی این شبکه، بانک اطلاعاتی مشاغل استاندارد شده و توصیف کامل آن‌ها می‌باشد .

در ایران نیز بانک جامع اطلاعات مشاغل به این آدرس http://demo.idealms.ir/onet/ وجود دارد. فقط کافیست شغل مورد نظر خود را وارد کنید و جستجو را بزنید، آن گاه اطلاعاتی کامل در بخش‌های زیر، در اختیار شما قرار خواهد داد.

• دانش لازم
• مهارت‌های لازم
• توانمندی‌های لازم
• فعالیت‌های کاری
• شرح کار
• حوزه‌های شغلی
• سبک کار
• ارزش‌های کار

آینده نگری

این سؤال را از خود بپرسید: «من 5 سال آینده می‌خواهم در کسب و کارم به کجا رسیده باشم؟»

آینده نگری در پر کردن فهرست شایستگی فرد تأثیر بسزایی خواهد داشت. اگر می‌خواهید کسب و کارتان در آینده شعبه جدید داشته باشد. یا یک دپارتمان جدید داشته باشید و… در استخدام افراد باید این موارد را نیز در نظر بگیرید.

فرض کنید یک شرکت تولیدی دارید و این چشم انداز را دارید که در آینده صادرات به خارج از کشور داشته باشید. بنابراین لازم است مدیر فروشی استخدام کنید که سطح زبان انگلیسی او عالی باشد و مهارت و دانش مذاکرات بین الملل را داشته باشد.

فرهنگ مطلوب سازمان

مشخص کنید در سازمان‌تان چه چیزهایی اهمیت دارد. مثلا: نظم، سلامتی بیزینس و سلامت فردی، اخلاقیات و… .

فرهنگ مطلوب هر سازمانی با سازمان دیگر متفاوت است و بستگی به مدیر عامل آن سازمان دارد که چه فرهنگی را بخواهد در سازمان حاکم کند. بنابراین خیلی قابل الگو برداری از جاهای دیگر نسیت.