صفر تا صد استخدام نیروی انسانی

به عنوان مدیر یک سازمان یا بخشی از آن سازمان، قبل از هر اقدامی در زمینه استخدام نیرو مهمترین نکته این است که بدانید آیا واقعا نیاز به استخدام نیرو جدید در سازمان خود، دارید یا خیر؟ به عبارتی اطمینان حاصل نمایید که استخدام نیرو جدید، بهترین و موثرترین راهکار به منظور پیشبرد و یا حتی بهبود امور است.

خبر خوب این است که در بیشتر کسب و کارهای ایرانی نیروهای زیادی در مجموعه فعلی فعالیت دارند. لذا امکان اینکه شما نیز در دسته همین سازمان ها قرار داشته باشید و گاها با استفاده از قابلیت ها و پتانسیل نیروهای فعلی (البته با درنظر گرفتن حجم کار و تخصص موردنیاز)،  نیازی به استخدام نیروی جدید نداشته باشید، وجود دارد.

ماجرا این است که عموما مدیران با بزرگ شدن هرچند اندک مجموعه خود به این نتیجه می رسند که باید به تعداد نیروها بیفزایند، غافل از اینکه طبق آمار و مطابق با قوانین پرداختی حقوق و دستمزد بر اساس تعرفه قانونی اداره کار در سال 1401 (شامل عیدی، پاداش، سنوات، بیمه، مرخصی منابع انسانی)، با استخدام هر نیرو جدید حداقل یک هزینه صد میلیون تومانی به هزینه های شما در سال اضافه خواهد شد.

چگونه مطمئن شویم که نیاز به استخدام نیرو داریم؟

بر اساس قانون پارکینسون اگر شما می توانید کاری را در در مدت زمان 2 ساعت انجام بدهید، می توانید آن کار را در مدت زمان 4 ساعت نیز انجام دهید، اگر کاری را می توانید با 2 نفر نیرو انجام دهید می توانید همان کار را با 4 نفر نیرو هم مدیریت کنید. از همین رو با بررسی این موضوع پس از طی چند مرحله ساده که در ادامه به آنها می پردازیم، مطمئن خواهید شد آیا استخدام نیروی جدید برای شما الزامیست یا خیر!

• بازبینی و کاربینی فرآیندهای در حال اجرا در سازمان

اولین قدم این است که ما فرآیندها و اموری که در سازمان مان در حال انجام است را مجددا بازبینی و همچنین کاربینی کنیم. کاربینی بدین معناست که شما به عنوان یک مدیر یا یک فرد متخصص در بخش موردنظر که آشنایی نسبتا کاملی به فرآیند انجام کار در آن بخش دارد (مانند مدیر میانی یا مشاور سازمان) بررسی نمایید که آیا نیروهای فعلی، کاری را که به آن ها محول شده است در بازه زمانی مناسب با آن انجام می دهند یا خیر. زیرا بعضا انجام امور در زمان های طولانی و ادعای نیاز به نیروی کمکی صرفا به دلیل عدم برنامه ریزی زمانی یا عدم مدیریت صحیح امور توسط نیروهای فعلی می باشد که می توان با نظارت بیشتر بر آنها و یا تغییر روند فرآیندها به منظور حذف مراحل اضافی و یا جایگزینی آنها با راهکارهای سریعتر و بهینه تر، همان امور را در مدت زمان کمتری به اتمام رساند.

در اینجا به شما قول می دهم که با کاربینی امور، در اغلب موارد همان کار در مدت زمان کمتری قابل اجرا خواهد بود. به این ترتیب با رفع این مشکل، نیاز به جذب نیروی جدید نخواهیم داشت و همچنین با بهبود عملکرد نیروهای مستقر در سازمان، شاهد افزایش چشم گیری در بهره وری آنها و در نتیجه بهره وری سازمان خواهیم بود.

• حذف وظایف و امور غیر ضروری از فرآیندهای فعلی

سومین قدم، بررسی دقیق فرآیند انجام امور به منظور حذف کارهای غیر ضروری می باشد. در این مرحله نکته کلیدی داشتن تفکر از صفر است. برای شروع کافی است به این موضوع فکر کنید که می خواهید از صفر برای سازمانتان برنامه ریزی کنید و بر اساس کارها و تسک های موجود، افراد مورد نیاز و وظایف هر یک، بخش های مورد نیاز و ارتباط بین آنها را مشخص کنید.  در این مرحله با بررسی دقیق، تصمیم گیری نمایید که چه کارهایی را می توانید حذف یا جایگزین یا همپوشانی کنید. ممکن است کاری را انجام دهید که هزینه ای برای شما دارد اما هزینه انجام آن کار به صرفه نیست. به عنوان مثال تا دیروز از طریق تماس تلفنی با مشتریان خود در ارتباط بودید و یک نفر نیرو زا به همین منظور در سازمان در نظر گرفته بودید، سود حاصل از این فرآیند به صورت سالانه 10 میلیون تومان است و هزینه آن 100 میلیون تومان، و اینجا همان نقطه موردنظر است که باید در خصوص آن تجدید نظر نمایید.

• بررسی امکانات و وضعیت موجود به منظور انجام امور در سازمان

دومین قدم در راستای اطمینان از لزوم استخدام نیروی جدید، بررسی شرایط موجود برای انجام کار توسط نیروهای فعلی شما می باشد. گاهی نیروی شما کار خود را به درستی انجام می دهد اما می توان با بهبود تجهیزات فعلی یا بهره مندی از تجهیزات جدید و تکنولوژی های کاربردی و تسهیل کننده امور، سرعت و بازدهی او را به طرز چشم گیری افزایش داد. در اینجا منظور از تجهیزات، تجهیزات و امکانات فیزیکی و تجهیزات و تکنولوژی های نرم افزاری می باشد که به منظور تسهیل دسترسی و خدمات رسانی بهتر به کارکنان و در نتیجه افزایش بهره وری آنان ضروری است. در ادامه به بررسی هریک می پردازیم.

1. تجهیزات سخت افزاری مناسب

همچون سیستم کامپیوتر رومیزی، لپ تاپ، تجهیزات سیستم ذخیره سازی اطلاعات، سرور و تجهیزات شبکه، دستگاه کپی، پرینتر و اسکنر و … متناسب با نیاز هر بخش و هر کارمند با توجه به تخصص و نیاز او، سیستم تلفن سانترال و … . به عنوان مثال گاهی اوقات اگر شما دو خط تلفن داشته باشید در صورتی که حجم کار شما زیاد باشد بهره وری کارکنان بالا می رود و نیازی به استخدام نیروی جدید نخواهید داشت.

2. امکانات نرم افزاری مناسب

مانند نرم افزارهای حسابداری، مدیریت پروژه، نرم افزار CRM (مدیریت ارتباط با مشتریان)، پیام رسان ها و اتوماسیون های داخلی مناسب، اینترنت با سرعت مناسب و …. که موجب تسهیل و ایجاد نظم بیشتر در پیگیری امور و در نتیجه افزایش فروش و بازدهی مجموعه و کارکنان خواهد شد. همچنین بهره مندی از امکانات موجود در بستر دیجیتال مانند سایت های اطلاع رسانی مشاغل و یا ثبت آدرس و شماره تلفن یا وب سایت فروش محصول یا اطلاع رسانی خدمات مجموعه، که از ان طریق نیروها در بخش ارتباط با مشتریان می توانند دقیق تر و سریع تر خدمات مورد نظر خود را به مشتریان ارائه دهند. همانگونه که مشاهده می کنید بسیاری از این عوامل حتی سرعت پیشبرد امور را نیز بهبود می بخشند.

3. تجهیزات اداری مناسب

همچون مبلمان اداری و تجهیزات رفاهی ویژه مدیریت و کارکنان به گونه ای که در دراز مدت موجب فرسایش و کاهش کارایی کارمندان نباشد. به عنوان مثال، نور مناسب، تهویه سرمایشی و گرمایشی مناسب، صندلی و میز مناسب، تلفن مناسب بدون نویز، در صورت نیاز محیط آرام و حد الامکان دور از شلوغی سازمانی برای کارمندانی که بر اساس نوع وظیفه و کار خود نیاز به تمرکز بیشتری دارند ( به عنوان مثال حسابدار یا تیم تولید محتوای متنی)

بیشتر بخوانید: تکنولوژی در کسب و کار، راهکاری برای سرعت بخشی در انجام کارها

• برون سپاری و واگذاری امور به خارج از مجموعه

ممکن است با همکاری یک تیم یا نیروی متخصص، از بیرون از سازمان بتوانید نیاز خود را برطرف سازید، بدون آنکه نیاز به استخدام یک فرد جدید داشته باشید. به عبارت دیگر شما می توانید با برون سپاری برخی امور بدون اینکه نیاز به خرید سیستم ها و تجهیزات گران قیمت داشته باشید و بدون استخدام چندین نفر نیرو، نیاز خود را برطرف کنید. به عنوان مثال فعالیت هایی که در بستر دیحیتال صورت می گیرد مانند طراحی و مدیریت سایت، شبکه های اجتماعی و … صورت می پذیرد و یا  در حوزه مالیاتی، کمک پرفتن از مشاوران مالیاتی. نکته حائز اهمیت این است که اگر من نیازی به اضافه کردن نیرو ندارم بیهوده، بدنه ساختمان خود را چاق نکنم!

به جرات می توان گفت که در 90 درصد سازمان های ایرانی نیروی مازاد وجود دارد یا اصطلاحا بدنه سازمان چاق تر از حد لازم است.

• ارزیابی نیروها و جایگزینی آنها در صورت نیاز

گاهی اتفاق می افتد که نیروی شما توانمندی یا تخصص لازم برای انجام وظیفه محول شده را نداشته باشد. به طور مثال زمانی که شما اقدام به استخدام نیرویی کرده اید، دانش کمی داشته و یا کسب و کارتان کوچک بوده است، و این نیرو برای آن زمان نیاز شما را در پیشبرد امور براورده می کرده است اما پس از رشد و توسعه سازمان این فرد توانایی و تخصص لازم جهت همراهی با مجموعه را ندارد که در این صورت قطعا نیاز به استخدام نیروی متخصص خواهید داشت که جایگزین ایشان گردد. اما راهکار دیگر در این میان این است که در صورت تمایل نیروی فعلی و با توجه به شناسایی قابلیت های ایشان در مدت زمان فعالیت خود در سازمان شما، با هزینه برای آموزش او، فرد را برای ارتقای جایگاه شغای و قبول مسولیت های تخصصی مورد نیاز خود آماده نمایید.

البته این موضوع در صورتی اتفاق خواهد افتاد که علاوه بر توانایی و استعداد، خود فرد نیز تمایل به قبول نقش و وظایف جدید داشته باشد. چون گاها این امکان وجود دارد که نیروی مورد نظر در مقابل تغییر شرایط علی رغم داشتن توانایی لازم، اشتیاق چندانی از خود نشان ندهد. دلیل این موضوع می تواند بی انگیزگی و نارضایتی کارمند از شرایط کلی در شغل خود باشد.

در واقع با کاربینی شما به راحتی می توانید یک نیرو را در صورت همکاری و تمایل او ارتقا دهید یا به طور کامل جایگزین کنید. فراموش نکنید که در قبل از هر تصمیمی حتما به حجم کار نیروها نیز توجه نمایید.

بیشتر بخوانید: افزایش بهره وری نیروی انسانی راهکاری برای افزایش فروش و جذب مشتری

• تغییر نگرش ذهنی مدیران ارشد سازمان

در طول 5 سال مشاوره کوچینگ و هدایت کسب و کارها و همچنین 15 سال مدیریت مجموعه پخش، تقریبا اکثر مدیران در اوایل کار با این دغدغه دست و پنجه نرم می کنند که نیروی انسانی خوب اصلا وجود ندارد و یا در حالت منفی تر اعتقاد دارند که همه نیروهای انسانی در نهایت باعث ضرر و زیان و آسیب به سازمان انها خواهند شد. که همین امر سبب تصمیمات عجولانه و گاها اشتباه توسط مدیران ارشد در زمان استخدام یا حتی اخراج نیروها می شود. تغییر این نگرش فقط با یک تعریف کلیدی امکان پذیر است و آن اینکه اگر ما نمی توانیم نیروی خوبی را استخدام کنیم در اولین گام بایستی به تعریف اصلی مدیریت برگردیم: مدیریت یعنی هنر انجام دادن کار توسط دیگران.

پس دوست من اگر نمی توانید نیروی خوب استخدام کنید یعنی هنوز به هنر مدیریت توجه کافی نداشته اید. البته که در اغلب موارد استخدام یک نیروی متخصص بسیار سخت هست. ممکن است شما نتوانید حتی طی دو ماه نیروی حرفه ای مورد نظر خود را (به عنوان مثال در حوزه حسابداری) انتخاب کنید اما نگرش یک مدیر حرفه ای در این شرایط این است که از آنجایی که در وضعیت کنونی، سازمان من به طور قطع نیاز به استخدام نیروی جدید خواهد داشت، هر چند این فرایند سخت و زمانبر باشد اما به هیچ عنوان رو به عقب و به سمت این تصمیم که چون نیروی کار پیدا نمی شود خودم آن کار را انجام می دهم یا کار را با تیم قبلی یا با یک فرد معمولی ادامه می دهم حرکت نخواهم کرد. در  این شرایط ما با دو حالت مواجه خواهیم شد: یا نیروی متخصص و مناسب را پیدا می کنیم یا آن نیرو را می سازیم که در ادامه به توضیح هر دو حالت می پردازیم.

حالت اول: نیروی متخصص و مناسب را بیابیم.

در حالت اول بایستی صبور باشیم و هدف خود را استخدام نیروی متخصص قرار دهیم. این باور که با یک آگهی زدن ممکن است کار تمام شود باور اشتباهیست برخی مواقع نیاز است شما در بیش ار 20 نوبت آگهی را تمدید کنید چرا که فرد متخصصی که قرار است به استخدام شما در بیاد ممکن است همین امروز از شغل قبلی خود برکنار شده باشد و آگهی شما را تا امروز به هر دلیلی ندیده باشد. این نگرش که شما به عنوان یک مدیر، هنر بازاریابی منابع انسانی را جایگزین فرایند معمولی استخدام نمایید بسیار مهم است. هنر بازاریابی منابع انسانی یعنی من سرسختانه به دنبال افراد حرفه ای باشم و  در این راستا همچون بازاریابی برای کالا و خدماتی که دارم از کانال های مختلف پیگیری های لازم را جهت بازاریابی نیروی انسانی مد نظر خود انجام دهم.

بیشتر بخوانید: راهکارهای عملی برای استخدام بهترین افراد در سازمان

حالت دوم: نیروی متخصص و مناسب را بسازیم.

در حالت دوم شخصی که استعداد متخصص شدن در حوزه مورد نظر ما را دارد از بین کارکنان فعلی و یا متقاضیان استخدامی که به سازمان مراجعه می نمایند انتخاب کرده، وقت و هزینه لازم را جهت آموزش او در نظر گرفته و با صبوری آن نیرو را پرورش دهیم. هنر ساختن و پرورش نیروها از جمله مهم ترین ماموریت هایی است که ما بایستی در منشور سازمانی خود مد نظر قرار دهیم.

در اینجا این سوال پیش خواهد آمد که چگونه می توانیم به عنوان یک مدیر فرد مناسب برای آموزش و صرف وقت و هزینه را به درستی برگزینیم؟ پاسخ این سوال را در قالب یک مثال ساده بررسی میکنیم. به عنوان مثال در زمینه کارمند ساده در بخش حسابداری، ساده ترین راهکار این است که با تعدادی سوال ساده، نسبتا سخت و سخت در زمینه ریاضی و اعداد، هوش مالی شخص را بسنجیم. همچنین برای آموزش یک عکاس یا فیلم بردار بایستی با تکنیک های مختلف دید هنری او را بسنجیم. البته در خیلی از موارد چون خود ما هم تخصص لازم در تشخیص این مساله را نداریم لازم است از مشاور یا فرد متخصصی در این زمینه کمک بگیریم.

پیشنهاد ما به شما:

کتاب الکترونیکی هفت خوان استخدام