بررسی بخش های مختلف حسابداری به زبان ساده در کسب و کار

شکست ها می تواند نتیجه هر عاملی باشد ولی شکست بزرگ معمولا نتیجه نبود سیستم حسابداری است.

اگر بخواهیم خیلی ساده با حسابداری آشنا شویم باید به این چهار بخش توجه کنیم:

ثبت

گزارش گیری

جلوگیری از مغایرت

تحلیل

رهبران عالی کسب وکار در بیزینس هایی با زیر ساخت خوب، بیشتر گزارشات را می بینند و آن‌ها را تحلیل می کنند.

ثبت، اولین قدم در حسابداری

• اولین قدم در حسابداری، ثبت تمامی فرآیندهایی ست که در آن پول رد و بدل شده است.

• هزینه موبایل شخص نباید در هزینه شرکت لحاظ شود ولی اگر تمامی تماس ها کاری است باید به عنوان هزینه ثبت شود.
• حتی موجودی گرفتن از یک کارت بانکی هم باید در هزینه ها ثبت شود.
• ضایعات انبار و پرداخت هزینه‌های ریز ودرشت به طور دقیق نیز باید ثبت گردد.

نکته‌ی مهمی که واجب است در یک سیستم حسابداری رعایت شود؛ این است که تمامی تراکنش‌های مالی در کمترین زمان ثبت گردند. یعنی اگر امروز برداشت، واریز، ضایعات و یا فروش داشتیم حتما در سیستم وارد شوند.

حتی به این امید که یادم می‌ماند و بعدا ثبت خواهم کرد، یک هزینه‌ی کوچک را ثبت نکنید، مطمئن نباشید که  یک حسابداری دقیق دارید.

بخش دوم حسابداری: گزارش گیری

برای گزارش‌گیری ارقام مهم را شناسایی کنید و گزارش را به صورت منظم بررسی کنید.

این که کدام گزارش را بررسی کنید، کاملا بستگی به نوع بیزینس شما دارد. اگر در یک سال کل فروش شرکت ده میلیارد باشد و هزینه منابع انسانی پانصد میلیون متوجه می شویم که میزان هزینه‌ی آن 5 درصد است. حال اگر از این وضعیت راضی هستید باید برای حفظ آن تلاش کنید.

در نظر داشته باشید برای اینکه هزینه‌تان ثابت بماند، با شروع سال جدید و افزایش این هزینه‌ها، فروش‌تان را بیشتر کنید. مثلا اگر هرینه بیزینس شما از پانصد میلیون به هفتصد میلیون افزایش پیدا کرد، باید به فروش سالیانه 14 میلیارد برسید. برای تحقق این هدف باید از ماه اول مسیر را با گزارش کنترل کنید.

در هر کسب وکاری برخی هزینه‌ها از سایر هزینه‌ها از اهمیت بیشتری برخوردار هستند. مثلا:

هزینه‌های یک فروشگاه شامل موارد زیر است:

• هزینه‌ی اجاره با مبلغ شش میلیون
• دستمزد یک پرسنل

در این کسب و کار اجاره سهم اصلی هزینه‌ها را دارد ولی در یک کسب وکار مثل شرکت پخش ما سهم اصلی شامل حقوق پرسنل و هزینه سوخت ماشین‌ها می‌باشد.

جلوگیری از مغایرت با حسابدرای دقیق

مغایرت درونی:

مغایرت درونی اشتباهاتی است که در سیستم حسابداری  اتفاق می افتد که این اشتباهات از حسابدار است.

به عنوان مثال ممکن است حسابدار، دریافتی نقدی را انتقال بانکی در سیستم وارد کند. در این صورت مغایرت بین بانک و صندوق به وجود می‌آید. یا گاهی ممکن است بین دو بانک مختلف سند را اشتباهی ثبت کند. بنابراین برای جلوگیری از این اشتباهات، بررسی‌های زیر لازم است:

• در پایان هر روز کاری میزان پول صندوق در سیستم و گاو صندوق یکی باشند.
•  میزان موجودی در سیستم با موجودی واقعی بانک یکسان باشد.
• میزان چک های موجود در سیستم و کیف چک ها یکسان باشد.

احتمالا شما هم دیده اید که بانکی بعد از ساعت اداری همچنان کار می کند. این بانک‌ها در حال مغایرت گیری هستند و تا زمانی که مغایرت اصلاح نشود حق ترک محل کار را ندارند. این روش در اغلب بیزینس های موفق اجرا می‌شود.

به خاطر داشته باشید اگر هر روز مغایرت درونی انجام شود، در اکثر مغایرت‌های بیرونی پیروز هستید.

مغایرت بیرونی:

هر کسب و کاری معمولا با سه گروه مراوده‌ی مالی دارد:

تامین کنندگان: افرادی که آز آنها کالا و یا خدمات خریداری می‌شود.

نیروهای انسانی: تمام افرادی که از شما دستمزد دریافت میکنند.

مشتریان: افرادی که کالا و یا خدمات خریداری می‌کنند.

• بهترین کار در مغایرت های بیرونی تسویه هر فاکتور به صورت جدا گانه است.
• اگر امکان تسویه حساب با یک فاکتور نبود، حداقل حساب‌ها با هم یکی باشند. یعنی بعد از هر پرداختی، دریافت‌ها به گونه‌ای باشد که مشخص شود، فاکتور تا شماره …. و یا تاریخ …….، حساب صفر شد. هر چقدر فاصله مغایرت گیری کمتر باشد کار ساده‌تر است.

تحلیل و برنامه ریزی

کاربرد حسابداری

بررسی هزینه های اصلی و سعی در بهبود آن

فرض کنید شما فروشگاهی دارید که ماهیانه سه میلیون اجاره پرداخت می‌کنید و بزرگ‌ترین هزینه کسب و کارتان همین مبلغ اجاره است. اگر فروش روزانه شما یک میلیون باشد. در طول یک ماه سی میلیون فروش اتفاق می افتد. هزینه اجاره شما ده درصد از فروش شماست. حال اگر بتوانید با برنامه ریزی بیشتر فروش رابه یک میلیون و پانصد برسانید هزینه اجاره به عدد6/6 می رسد.

این یک اصل اساسی است که ابتدا بزرگ‌ترین هزینه‌ی کسب و کارتان را شناسایی کنید، در مرحله‌ی بعدتلاش کنید آن هزینه‌ها را کم کنید.

من همیشه دید مثبت دارم واعتقاد دارم که شرایط بیرونی بر روی کسب و کار ما کم‌تر تاثیر دارد. کافی است بتوانید، خودتان را به روز نگه دارید.

پیشنهاد می‌کنم مقاله آنچه مدبران مالی باید از حسابداری بدانند را نیز مطالعه کنید.

موفق باشید