کارمندان چگونه از مدیران خود انتقاد کنند؟
یکی از دغدغه‌های کارمندان این است که چگونه از مدیران خود انتقاد کنند. انتقاد کردن از مدیران روش و زمان خاص خود را می‌طلبد که در این مقاله سعی شده است به صورت عینی و ملموس با مثال‌های واقعی به شما عزیزان آموزش داده شود. ابتدا باید در نظر داشته باشید که انتقاد شنیدن برای هر کسی و در هر جایگاهی سخت است.
انتقاد شما باید:
- بدون غرض و منصفانه باشد.
- در قالب پیشنهاد باشد.
- در زمان مناسب بیان شود.
- در حضور دیگران نباشد.
- در راستای توسعه‌ی کسب و کار باشد.
- بدون وقت گرفتن از مدیر نباشد.
- در قالب یک ساندویچ خوشمزه باشد.
نویسنده این مقاله مدیر عامل شرکت پخش مواد غذایی در استان هرمزگان می‌باشد. مثال‌های مقاله‌ی حاضر مربوط به شرکت ایشان است.
انتقاد در قالب پیشنهاد
قطعا بیشتر مدیران به شنیدن پیشنهادهای کاربردی و جذاب علاقه نشان می‌دهند ولی نه در قالب انتقاد؛ چرا که اگر در قالب انتقاد مطرح شود اغلب آنان گارد می‌گیرند. بنابراین به جای اینکه:
- بگویید “انتقاد دارید” جمله را کمی تغییر دهید و بگویید “پیشنهاد دارید”.
ممکن است کارمندان مواردی را ببینند که اگر اجرا شوند، تأثیر بسزایی در پیشرفت کسب و کار خواهد داشت. بنابراین اگر خواستید موردی را مطرح کنید یا از مدیرتان ایراد بگیرید؛ در قالب پیشنهاد بازگو کنید.
این گونه انتقاد شما با روشی مناسب مطرح شده است که امکان پذیرفته شدن آن را بالا می‌برد و می‌تواند سازنده باشد.
چگونه پیشنهاد دهید؟
در جلساتی که با مدیر دارید می‌توانید از روش بارش فکری استفاده کنید. در بارش فکری می‌توانید هر پیشنهادی دهید. به این شکل که پیشنهادات خود را لیست کنید و در اختیار مدیر قرار دهید. در این روش می‌توانید آزادانه ایده‌های خود را مطرح کنید.
در چه زمانی انتقاد کنید؟
“هر سخن جایی و هر نکته مکانی دارد”
- زمان مناسبی را برای انتقاد در نظر بگیرید.
- اگر می‌خواهید انتقادتان موثر باشد باید موقعیت سنج باشید.
- اگر زمان درستی را انتخاب نکنید حتی سازنده‌ترین پیشنهادات هم رد می‌شود یا با واکنش شدید روبه رو خواهید شد.
نکته: زمانی که حال مدیر خوب است و شرایط عادی است زمان مناسبی است که انتقاد خود را در قالب پیشنهاد بیان کنید. در این زمان مدیر از پیشنهاد شما استقبال خواهد کرد.
در چه زمان هایی انتقاد نکنید
1-زمانی که مدیر یک جلسه و مذاکره‌ی مهم دارد.
در این زمان به هیچ عنوان به مدیر خود پیشنهاد ندهید چه به صورت مکتوب چه غیر مکتوب. زیرا ذهن او روی قرار جلسه‌اش کاملا متمرکز است و نمی‌تواند در مورد مسائل دیگر تصمیم گیری کند.
2- اول و آخر هفته‌ها از مدیران خود انتقاد نکنید.
در اول هفته‌ها اغلب شلوغی کاری وجود دارد. در آخر هفته‌ها نیز معمولا بخشی از کارها به هفته‌ی بعد موکول می‌شود و مدیران در حال برنامه‌ریزی روی این موارد هستند به همین دلیل خیلی نمی‌توانند پاسخگو باشند.
3- آخر وقت اداری
مدیران اغلب در آخر وقت اداری، به دلیل تصمیم‌هایی که در طول روز گرفته‌اند و کارهای سختی که انجام داده‌اند؛ سخت‌تر تصمیم می‌گیرند. بنابراین بهتر است در آخر وقت اداری پیشنهادی به مدیر ارائه داده نشود.
4- بدون وقت گرفتن از مدیر
- اگر پیشنهاد شما به شکل مکتوب نیست بدون وقت قبلی به مدیر برای ارائه پیشنهاد خود مراجعه نکنید.
- اگر قصد بیان پیشنهادی را به شکل شفاهی دارید حتما از مدیر وقت بگیرید تا زمان مناسبی را در اختیار شما قرار دهد که بتوانید پیشنهاد خود را در جلسه‌ای خصوصی مطرح کنید.
- تمام مدیران به توسعه‌ی کسب وکار خود علاقه دارند. ولی علاقه‌ا ی به این که ضعف‌شان در نزد دیگران مطرح شود، ندارند.
- بنابراین بهتر است به صورت خصوصی تنها به مدیرتان بگویید و دیگران از آن مطلع نشوند.
۵-هنگام شلوغ بودن کار
- یکی دیگر از زمان‌هایی که نباید پیشنهادی دهید زمان‌هایی است که کار خیلی شلوغ است.
- بحران‌هایی مثل تازه گران شدن بنزین یا خوب نبودن بازار و… وجود دارد.
سه عامل انتقاد کارمندان از مدیران
1-توسعه‌ی کسب وکار
وقتی شما نکته‌ای را می‌دانید که می‌تواند به توسعه ی کسب و کارتان کمک کندآن را در قالب یک پیام مکتوب به مدیر اعلام کنید. مثلا: ممکن است بعضی از هزینه‌ها از نظر کارمند زیاد و اضافی باشد. می‌تواند این موضوع را به مدیر اعلام کند و پیشنهاد دهد که می‌تواند اقدامی انجام دهد که هزینه‌های این بخش کمتر شود.
نگران این نباشید که پیشنهاد شما پذیرفته نشود. چرا که ممکن است مدیر برای هزینه‌های اعمال شده دلیلی داشته باشد. بعضی از مواقع آن هزینه‌ها در چشم مدیریت هزینه‌ی هنگفت و یا اضافی نیست بلکه نوعی بازاریابی است. به عنوان مثال در شرکت پخش من:
- ارسال کالا از بندرعباس به شهرستان حاجی آباد داشتیم.
- هزینه‌ی حمل یک روز این کالاها با ماشین تقریبا یک میلیون و پانصد تا دو میلیون بود که اصلا به صرفه نبود.
- از دید برخی کارمندان این هزینه کاملا اضافی بود.
- ولی در واقع من داشتم در این شهرستان یک بازار جدید پیدا می‌کردم.
الان بعد از گذشت ۴ سال ماهیانه صد میلیون در آن شهرستان فروش داریم که این همان توسعه‌ی کسب و کار است.
ممکن است این قضیه از دید یک کارمندی که دو سال است با ما همکاری می‌کند یک هزینه‌ی اضافی باشد ولی از دید من که سال‌ها کار کرده‌ام، بازاریابی است. بنابراین هزینه‌ای که صرف کردم کاملا لازم بوده است.
مثالی دیگر
یکی از کارمندانم به من گفت که تخفیفات فاکتورها خیلی زیاد است و تخفیفاتی که به مشتریان داده می‌شود نامتعارف است. به او گفتم گزارشی یک ماهه در این مورد تهیه کن. بعد از گزارش یک ماهه متوجه شدیم که بعضی از بازاریاب‌ها تخفیفات نامتعارف به مشتریان می‌داده‌اند. بنابراین تصمیم گرفتیم آن‌ها را مدیریت کنیم.
نتیجه‌ی این انتقاد و مدیریت صورت گرفته:
- کم شدن دو میلیون از تخفیفات نامتعارف بود.
- جلوگیری از این تخفیفات ما را به مبلغی ۲۴ میلیون تومان در یک سال و ۲۴۰ میلیون تومان در ده سال رساند.
- به نفع کسب و کار ما بود.
اکثر مدیران این نوع پیشنهادات را می‌پذیرند.
2-روش اجرای کار و تقسیم کار بین کارمندان
معمولا کارمندان بر سر روش اجرای کار و تقسیم نشدن کارها با هم به اختلاف می‌خورند. متاسفانه در بیشتر کسب وکارها روش اجرای کار را به صورت دستورالعمل و مکتوب نیست. بلکه مدیران و کارمندان روزانه طبق سلیقه‌ی خودشان کارها را انجام می‌دهند؛ و وقتی کارها نیمه تمام رها می‌شوند بین کارمندان و مدیران درگیری ایجاد می‌شود که نارضایتی مدیران و کارمندان نسبت به یکدیگر را همراه خواهد داشت.
بنابراین بهتر است:
- هر روش کاری که گفته می‌شود مکتوب کنید.
- بنویسید با این روش کار موافق هستید.
- در صورتی که که مدیر با این روش موافقت کرد با همان روش کار کنید.
- اگر روزی مشکلی پیش آمد یا انتقادی از روش کار شما شد؛ کاغذ مذکور را که توسط مدیر تأیید شده است نشان دهید.
- اعلام کنید به دلیل موافقت مدیر با این روش کار کردید.
3-تقسیم کار
مشکل دیگر مکتوب و معلوم نبودن شرح وظایف کارمندان است. این زمانی به وجود می‌آید که یک کار به عهده‌ی شخص خاصی نیست. مثلا در یک سازمان ۲۰ نفره، وظیفه‌ی باز کردن در بر عهده‌ی فرد خاصی نیست؛ هر کسی رسید می‌تواند در را باز کند. در این صورت بعضی از افراد ممکن است از زیر این کار شانه خالی کنند و عده‌ای دیگر که دلسوز و مسئولیت پذیر هستند ناراحت شوند.
بنابراین:
- کوچکترین کارها را هم به شخص خاصی واگذار کنید.
- اگر مدیرتان این کار را انجام نداده است شما از کارهایی که واگذار نشده است لیستی تهیه کنید.
- به مدیر دهید.
- پیشنهاد دهید این وظایف به صورت دوره‌ای یا روزانه به همه‌ی کارمندان محول شود.
مثال: در شرکت ما صبحانه به صورت روزانه به افراد واگذار شده است. امروز آقای x و فردا خانم y و الی آخر.
تغییرات حقوق
معمولا کارمندان دوست دارند حقوق‌شان افزایش پیدا کند. اولین پیشنهاد من به کارمندان این است:
- هیچوقت به دلیل افزایش سود سازمان به دنبال تغییرات حقوق خود نباشید و درخواست افزایش حقوق نکنید.
- آیا زمانی که سازمان ضرر می‌کند شما ب این فکر می‌افتید که حقوق کمتری دریافت کنید؟
- آیا کارمندی را می‌شناسید که در شرایط بد مالی سازمانی که کا رمی‌کند، پیشنهاد کم کردن حقوقش رابدهد؟
ولی اگر حقوق کمی دریافت می‌کنید و کارهای خیلی خوبی انجام می‌دهید؛ می‌توانید سهمی را در زمانی که به سازمان سودی تعلق می‌گیرد، در قالب این پیشنهاد درخواست کنید:
هر کار یا پروژه‌ای که در راستای سوددهی شرکت مؤثر است را انجام می‌دهیم و در مقابل از سود سازمان درصدی به ما تعلق بگیرد. یا می‌توانید این گونه مثال بزنید: که درفلان شرکت که پسر خاله من کار می‌کند حقوق‌ها را که افزایش داده‌اند سازمان رشد توسعه یافه است چرا که نیروها حس می‌کنند آن سازمان متعلق به خودشان است.
همیشه مدیرها حاضرند پول بیشتری برای کارمندانی که کار بیشتر و باارزش تری انجام می‌دهند، پرداخت کنند.
نکته: لازم است که یک کارمند از حق قانونی خود و حقوقی که اداره‌ی کار برای او تعیین کرده است مطلع باشد.
ساندویچ خوشمزه
در آخر، پیشنهاد شما برای مدیر باید مثل یک ساندویچ خوشمزه یاشد. یعنی وضعیت نامطلوب و مورد انتقاد شما همان نان است که نقاط مشترک همه‌ی ساندویچ‌هاست. پیشنهاد شما در واقع محتویات ساندویچ می‌باشد. هر چه محتویات ساندویچ یا همان پیشنهاد شما خوشمزه تر یا کاربردی تر باشد، ترکیب نان با ساندویچ یا میزان انتقاد پذیری مدیر از شما بیشتر می‌شود.
یادتان باشد:
- شوخی را با انتفاد قاطی نکنید.
- مقایسه نکنید.
- از نکات مثبت شروع کنید.
- عصبانی نشوید.
- موضوع انتقاد را روشن بیان کنید.
- تا ضرورت را احساس نکردید، انتقاد نکنید.
مطالعه مقالات زیر را از دست ندهید:
مدیریت تغییرات و غلبه بر ترس از تغییر در محل کار
14 راه برای بهبود تعادل کار و زندگی
نظر شما چیه؟