کنترل کارکنان – اشتباه بزرگ مدیران در کنترل نیروها
یکی از بحث‌های مهم در کسب و کارها در کل دنیا، کنترل کارکنان و ارزیابی عملکرد آنان است. نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان از اهمیت زیادی در فرآیند مدیریت و هدایت افراد در سازمان‌ها برخوردار است. ولی این کنترل و نظارت روش صحیح خود را دارد. که در این مقاله قصد پرداختن به آن را داریم.
شیوه‌های کنترل کارکنان
اعتماد کامل به جای کنترل کارکنان
گروهی از مدیران اعتقاد راسخ دارند که:
- باید به نیروها اعتماد کنیم.
- نیروها نیازی به کنترل ندارند.
- نیروها خودشان کار را عالی انجام می‌دهند.
من با این دسته از مدیران مخالفم زیرا خیلی از نیروهای عالی ما گاهی اوقات بعضی از کارها را فراموش می‌کنند انجام دهند. به همین دلیل بعضی مواقع مشتریان ناراضی خواهیم داشت. بنابراین خیلی از مواقع نمی‌توانیم با تکیه بر اعتماد به نیروهای عالی سازمان‌مان کار را پیش ببریم.
در سال‌های اول تأسیس شرکت پخش، من و تمام کارکنانم در یک اتاق کار می‌کردیم. بعد از عوض کردن دفتر کار و بزرگتر شدن محیط، من از دیگر همکارانم جدا شدم.
دلایلی مثل:
- ارتباط داشتن برخی از همکاران با پول
- نگرفتن چک ضمانتی یا سفته از کارکنان هنگام استخدام
باعث شده بود که کارمندانم گمان کنند در اتاق کار آن‌ها شنود گذاشته‌ام. و از من می‌پرسیدند که آیا در اتاق آن‌ها به صورت مخفیانه دوربین یا شنود نصب کرده‌ام.
در صورتی که من به این اصل اعتقادی نداشتم.
کنترل دوربینی
بسیاری از مدیران در محیط کسب و کار خود دوربین نصب می‌کنند تا کارمندان خود را زیر نظر داشته باشند. و مدام خود را درگیر این مسائل می‌کنند که چرا:
- فلان نیرو الان سر جایش نیست؟!
- چرا فلان نیرو در حال خوردن آب یا مواد غذایی است؟!
- چرا فلان نیرو با همکارش در حال صحبت کردن است؟!
این نوع کنترل کردن بسیار اشتباه است. هر چند در اوایل بسیار برایم اهمیت داشت که افراد رأس ساعت حضور داشته باشند و رأس ساعت محل کار را ترک کنند. ولی اشتباهی که وجود دارد این است:
- آیا فقط مهم است که کارکنان سر ساعت حضور داشته باشند؟
- سر ساعت محل کار را ترک کنند؟
- و فرآیند لازم را انجام ندهند؟
- در صورتی که چیزی که اهمیت دارد درست انجام دادن کارهاست. نه فقط پشت میز نشستن سر ساعت.
کنترل فرآیندها
روش درست کنترل و نظارت دقیق بر کارکنان، کنترل دوربینی آنان و سیستم نیست. بلکه باید فرآیندها کنترل شوند. برای درک بهتر این روش به موارد زیر توجه کنید.
- در بخش حسابداری در پایان روز باید تمام سندها خورده شده باشد و هیچ مغایرتی در بانک و صندوق نباشد.
- در بخش فروش اگر آن روز قرار است با 20 مشتری ارتباط بگیرد باید در پایان روز انجام شده باشد.
- فردی که در بخش تولید کار می‌کند در پایان کار اداری محصولی که تولید کرده است باید به تعداد مشخص شده باشد.
- فردی که قرار است کار گرافیکی انجام دهد تا پایان روز باید یک پوستر خوب به ما تحویل دهد.
یادتان باشد، این مسئله مهم نیست که یک نفر یک ربع کارش را ترک می‌کند، بلکه باید کار را به موقع تحویل دهد.
فرایندها را انسانی ببینید
حتی می‌توان کار را سیستمی پیش برد و به کارکنان وقت استراحت داد.
چند سال پیش از یک کارخانه خیلی خوب بازدید داشتم. در این کارخانه با صدا درآمدن زنگ همه برای استراحت می‌رفتند و چای می‌خوردند.
- در خیلی از سازمان‌ها هیچ زمان استراحتی برای نیروها در نظر گرفته نشده است.
- خیلی سخت است که یک نیرو 7 الی 8 ساعت پشت سر هم کار کند.
- لازم است که فرآیندها، انسانی دیده شوند.
بر این اساس: اشکالی ندارد که دو کارمند کنار هم ده دقیقه با هم صحبت کنند. ولی مفید کار انجام دهند و از زمان خود استفاده لازم را ببرند. مثلا:
- حساب بانکی را درست محاسبه کرده است.
- مغایرت‌ها را گرفته است.
- فروش درستی ایجاد کرده است.
با این شرایط اگر 5 دقیقه هم با همکار کناری خود صحبت می‌کند یا اگر نتوانست یک ساعت در روز سرکار باشد، می‌توان خیلی راحت کارکنان را مدیریت کرد.
از کنترل دوربینی دست بردارید
به جای کنترل دقیق فعالیت‌های کارکنان خود در ساعت کاری سیستم سازی کنید و فرآیندها را کنترل کنید.
به جای نصب دوربین و کنترل بی وقفه و سختگیرانه حضور و غیاب کافیست یک دستگاه انگشت زن در محیط کار نصب کنید. در این صورت دیگر نیازی به درگیر شدن با این موارد نیست.
با این نوع سیستم سازی می‌توانید حضور و غیاب و ساعت حضور کارکنان خود را چک کنید.
اوایل کار قبل از اینکه دستگاه انگشت زن در شرکت نصب کنم. رأس ساعت حضور به دفتر زنگ می‌زدم تا متوجه شوم چه نیرویی دیر سرکار حاضر می‌شود. نیرویی که آن روز دیر سر کار رسیده بود تعمیم داده می‌شد که هر روز با تأخیر سر کار حاضر می‌شود.
با نصب دستگاه انگشت زن کاملا مشخص است که یک نفر در ماه چند بار با تأخیر می‌آید. و استرس هم ندارد که در 30 روز کاری فقط یک روز خواب مانده است. حتی اگر رئیس به او بگوید چرا دیر آمده است؟ او می‌گوید بفرمایید چک کنید ببینید من چند روز در ماه تأخیر داشته‌ام.
کنترل فرآیندی کارکنان
اگر بخواهید کارکنان را به شکل دوربینی کنترل کنید، شکست خواهید خورد چرا که کنترل کردن نیرویی که حتما باید پشت میزش نشسته باشد:
- ممکن است در حال گشت و گذار در سایت‌های مختلف باشد.
- ممکن است با ذهنش در سفر باشد. مثلا:
- فکر به کارهای روزانه‌اش
- فکر به قرار با دوست یا خانواده‌اش
- انتخاب شام امشب
- فکر به تفریح آخر هفته
بنابراین بهترین روش کنترل فرآیندی است. مثل همان دستگاه انگشت زن که می‌توانید رفت و آمد کارکنان خود را هر ماه یا هر 6 ماه بررسی کنید به جای اینکه دوربین را لحظه‌ای چک کنید.
یا اگر نیروی شما قرار است با 20 مشتری ارتباط بگیرد. در پایان روز باید به شما گزارش دهد مثلاً از 20 مشتری 10 فاکتور به شما تحویل دهد.
این روش بهتر از چک کردن ساعتی است که مدام به او زنگ بزنید با چند مشتری ارتباط گرفتی؟ فروش ایجاد شد؟ و…
سیستم بسازید
اینکه به صورت مداوم بین کارهای نیروی خود مدیریت کنید و کنترل کنید از بدترین اشتباهاتی است که یک مدیر می‌تواند داشته باشد. از اینکه مدام دوربین‌ها را چک کنید و خود و همکاران‌تان را اذیت کنید، دست بردارید و به فرآیندها توجه کنید.
- سیستم بسازید.
- در سیستم خود فرآیندها را کنترل کنید.
- در گام بعد کارها را بهبود دهید.
- اتوماسیون اداری این فرآیند را جلو ببرد. به این معنا وقتی یک کار به نیرویی محول می‌شود به موقع آن را انجام دهد و به بخش بعدی محول کند.
- اگر این فرآیند کنترلی مثل یک زنجیره وصل باشد، افراد خودشان کارشان را انجام می‌دهند.
- هر بخشی که کارش عقب بماند در سیستم و کارهای اجرایی کاملا مشخص است.
- رایج‌ترین نوع کم‌کاری و ضعف عملکردی را در درون سازمان‌تان شناسایی کنید.
- عملکرد کارکنان را با استاندارد‌های شرکت مقایسه کنید.
- کارمندان را در امر نظارت بر عملکردشان مشارکت دهید.
- از کارکنانتان بخواهید در مورد عملکرد خودتان و انتظاراتشان از شما هم نظر بدهند.
- جلسات ارزیابی عملکرد را چندین‌بار در سال برگزار کنید.
- حتما به عنوان یک مدیر در کلاس‌های آموزش ارزیابی عملکرد و نظارت شرکت کنید.
نظر شما چیه؟