تفویض اختیار / اشتباه مدیران در تفویض اختیار به کارمندان
یک مدیر به تنهایی نمی‌تواند تمام کارهای مربوط به سازمان را به عهده بگیرد. مدیران باید با این واقعیت کنار بیایند که برای رسیدن به اهداف سازمان، تفویض اختیار امری ضروری است.
در محیط سازمانی، تفویض اختیار به این معنا است که یک مدیر بخشی از اختیارات خود را به فردی که در رده پایین‌تری نسبت به او قرار دارد واگذار نماید.
می‌توان مدیران را به دو دسته تقسیم کرد:
- مدیرانی که تفکر سیستمی دارند.
- مدیرانی که ترجیح می‌دهند کارها درست انجام شود.
در این مقاله به آن دسته از مدیرانی می‌پردازیم که ترجیح می‌دهند کارها درست انجام شود و به واگذاری مسئولیت‌ها به کارمندان زیر دست خود اهمیت نمی‌دهند.
دلایل ترس مدیران از تفویض اختیار
- برخی مدیران به حدی کمال‌گرا هستند که باور دارند خودشان بهتر از عهده‌ی کارها برمی‌آیند و بهتر است همه‌ی کارها را خودشان انجام دهند.
- برخی مدیران هم از اعتماد به نفس کافی برای تفویض اختیار برخوردار نیستند و دوست ندارند زیردستان‌شان را متوجه خود کنند.
- برخی دیگر از مدیران نیز استدلالشان این است که زمان برای آموزش دادن به کارمند ندارند، پس بهتر است خودمشان انجام دهند.
- برخی دیگر می‌گویند زمانی که کار را به کارمندان می‌سپاریم، اشتباه می‌کنند. این اشتباهات گاهی ضررهای مالی و گاهی نارضایتی مشتری را برای سازمان به بار می‌آورد. به همین دلیل کار را به آنها واگذار نمی‌کنیم.
اشتباه مدیران…
اصلا به این موضوع توجه نکنید که شما به عنوان یک مدیر کارها را بهتر از کارمندان‌تان انجام می‌دهید. شما به عنوان یک مدیر هنگام تفویض اختیار ممکن است بسیاری از کارها را نسبت به زیردستان خود بهتر انجام دهید، ولی یادتان باشد زمان شما محدود است.
مسلماً من به دلیل سابقه‌ی کاری، مطالعه و تجربه‌ای که در بازاریابی دارم و نیز به دلیل شناخت کالاها، از بسیاری از بازاریابانم بهتر عمل می‌کنم. با کمی فکر و سنجیدن شرایط متوجه خواهم شد که من از یک بازاریاب بهتر عمل می‌کنم ولی از 5 بازاریاب خیر.
اشتباه مدیران دقیقا اینجاست که وقتی بهتر از کارمندانِ خود عمل می‌کنند، دیگر کار را به آنها واگذار نمی‌کنند.
نشانه‌های تفویض اختیار
- به یاد داشته باشید که اگر غرق کار شده‌اید اما کارمندان‌تان کار چندانی برای انجام دادن ندارند، زمان تفویض اختیار است.
- تأکید بر اینکه شما در مورد عملکرد دیگران دچار خطا نمی‌شوید.
- زمانی که سازمان شما در حال رشد و توسعه است.
- زمانی که بعد از سنجش عملکردتان در طول روز متوجه شدید، بیشتر وقت‌تان برای انجام کارهای پیش پا افتاده، هدر رفته است.
راه حل…
شما به عنوان یک مدیر باید:
- جایگاه خود را از فردی که توانایی انجام امور اجرایی دارد به فردی ارتقا دهید که توانایی آموزش دادن به زیردستان خود را نیز دارد.
- شما در کنار مدیر بودن باید به دیگران آموزش دهید و آنها را به سطحی برسانید که بتوانند 80 درصد مانند شما کار کنند.
- اجازه دهید کم کم رشد کنند.
- در این صورت مشاهده خواهید کرد که این افراد از شما به عنوان یک مدیر، تخصصی‌تر و حرفه‌ای تر عمل می‌کنند.
بر این اساس نکته‌ای که رعایت کردن آن بسیار اهمیت دارد، صبور بودن شماست. باید قبول کنید که:
- افراد در ابتدای راه نمی‌توانند با کیفیت شما عمل کنند.
- باید حوصله به خرج دهید.
- با صبوری پیشرفت آنها را نظاره کنید.
- البته سعی و تلاش کارمندان نیز تأثیر بسیاری دارد. ضرب المثل معروفی می‌گوید: «کار نیکو کردن از پر کردن است»
منظور آن است که برای به دست آوردن نتیجه ی خوب و موفق در هر کاری باید تلاش، کوشش و تمرین زیاد داشت. موفقیت در هر کاری زمانی حاصل می شود که با تمرین و مُمارست زیاد بر آن کار تسلط پیدا کنید و بتوانید درست و به موقع آن را انجام دهید.
مثلا:
رانندگی را در نظر بگیرید. وقتی شما برای اولین بار قصد رانندگی کردن دارید، نمی‌دانید در چه زمانی و با چه سرعتی از دنده‌ها استفاده کنید یا فاصله‌تان با ماشین جلویی چقدر باشد یا برای دور زدن از چند متر قبل راهنما بزنید…
اما با آموزش و تمرین زمانی می‌رسد که صد کیلومتر رانندگی کرده‌اید ولی یادتان نمی‌آید چطوری دنده عوض کرده‌اید.
بایدهای تفویض اختیار
- کارها را به افرادی واگذار کنید که از مهارت‌های لازم و انگیزه کافی برای انجام موفقیت‌آمیز کارها برخوردارند.
- از ابزار دیداری برای یادآوری اهداف توسعه‌ی کارکنان‌تان استفاده کنید تا امکان شناسایی فرصت‌های تفویض اختیار را داشته باشید.
- تفویض اختیار باید با فعالیت و پروژه‌ی کنونی شما همخوانی داشته باشد.
- به کسانی که مسئول مستقیم کارها هستند اطمینان بدهید که می‌توانند درباره‌ی مسائلی که به آنها واگذار شده با شما صحبت کنند.
- پس از تفویض اختیار وظیفه‌ی شما نظارت و پشتیبانی است نه دخالت مستقیم و کنترل کارکنان.
- پس از تفویض اختیار، به نتایج کار توجه کنید و از اشتباهات درس بگیرید.
- به دنبال راهی برای بهبود عملکرد و روش کارتان باشید.
- افرادی را استخدام کنید که امکان تفویض اختیار به آنها را داشته باشید
- از کارکنانی که مسئول مستقیم وظایف هستند بخواهید تا اموری را که فکر می‌کنند باید به آنها واگذار شود با شما در میان بگذارند.
سلسله مراحل تفویض اختیار مدیران به زیردستان
- واگذاری وظایف و تکالیف
- اعطای اختیار
- ایجاد مسئولیت
- پاسخ‌گوی نتیجه کار بودن
مزایای تفویض اختیار
- افزایش بازدهی کارکنان و مدیر
- افزایش علاقه نسبت به انجام کار
- تقویت همکاری دسته جمعی
- جلوگیری از اتلاف وقت مدیران
محدودیت‌های تفویض اختیار
بعضی از کارها قابل تفویض و واگذاری نیست که مدیران باید به آن توجه کنند.
- تنبیه و اخراج کارمندان
- برنامه ریزی استراتژیک
- تعیین باید و نبایدهای سازمانی سازمانی
- سپردن کار به بیش از یک نفر
- کسی که در غیابتان به عنوان جانشنین شما منصوب شده نباید اختیار عزل و نصب همکاران را داشته باشد
نظر شما چیه؟