چگونه مصاحبه کنیم ؟

استخدام افراد عالی به شدت دشوار است. با این وجود برای موفقیت لازم است افراد مناسب و حرفه‌ای در اختیار داشته باشیم. باید بدانیم چگونه مصاحبه کنیم .

در راستای این هدف مسلما دغدغه‌ی بسیاری از افراد است که در هنگام مصاحبه چه سؤالاتی بپرسند که بتوانیم بهترین نیرو را در بین مخاطبان جذب کنیم؟ بنابراین از آنجایی که استخدامِ درست بسیار مهم و چالش برانگیز است باید سؤالاتی در نظر گرفته شود.

رازهای کوچک اما بسیار مهم

مهارت نوشتن آگهی استخدام را کسب کنید.
قبل از انجام مصاحبه باید لیستی از اهداف خود برای استخدام نیرو تهیه کنید.
وظایف نیروی مورد نظر را خیلی واضح و شفاف روی کاغذ بیاورید.
تصویری واقع بینانه از توانایی‌های نیروی مورد نظر د رذهن خود متصور شوید.
خط قرمزهای خودتان را مشخص کنید.
سیستم امتیاز دهی داشته باشید.

مصاحبه‌ی کتبی داشته باشیم

وقتی درک درستی از نکات بالا به دست آوردیم یکی از هوشمندانه‌ترین کارها این است که یک فرم قبل از مصاحبه شفاهی به فرد مورد مصاحبه دهیم. از او درخواست کنیم فرم را با دقت پر کند.

سوالا‌ت مهمی علاوه بر اطلاعات شخصی و تحصیلی وی که می‌توان در فرم لحاظ کرد. عبارتند از:

سابقه‌ی کاری فرد،
اطلاعات محل کار قبلی فرد
علت ترک کار…

این مصاحبه کتبی کمک زیادی به ما در روند ” چگونه مصاحبه کنیم ” دارد. چرا که:

قبل از ملاقات با فرد یک اطلاعات کلی از وی در ذهن خود داریم که می‌تواند نحوه‌ی رفتار ما را هدایت کند.
علاوه بر این موضوع، می‌توانیم بر اساس آن، فرد را راست‌ آزمایی کنیم.
آن را در موقعیت‌های مورد نظر خود قرار دهیم.
همچنین می‌توانیم در فرم، بخشی را به امتیازدهی فرد مورد مصاحبه تخصیص دهیم که در طی مصاحبه فاکتورهایی که برای ما مهم است را امتیاز دهیم.
حد نصابی را برای پذیرش فرد لحاظ کنیم.

در ادامه در این باره به تفصیل توضیح داده می‌شود.

ارزیابی سه فاکتور اصلی مصاحبه شونده

پاسخ به سوال چگونه مصاحبه کنیم ارتباط مستقیمی در رعایت این فاکتورها دارد. قبل از اینکه بخواهید افراد را برای شغلی ارزیابی کنید باید از سه فیلتر عبور کنند که قبل از شروع مصاحبه باید تکلیفش روشن شود.

1-درستکاری

چه افرادی را درستکار می‌دانیم؟

افرادی را درستکار می‌نامیم که صادق باشند و حقیقت را می‌گویند. بر حرف خود پایبند هستند و مسئولیت کارهای خودشان را بر عهده می‌گیرند و در صدد جبران آن هستند.

حال چکونه درستکاری را بسنجیم؟

به عنوان مثال فرد در فرم مصاحبه‌ی کتبی خود آخرین تاریخ شاغل بودن خود را شش ماه پیش و علت قطع همکاری خود را تغییر محل زندگی اش درج کرده است.

در اینجا برای راست آزمایی از او می‌پرسیم آیا مدیر شما را تأیید می‌کند؟

اگر جواب وی بله بود؛ از او درخواست می‌کنیم شماره تماس مدیر قبلی را بنویسد.

بر اساس واکنشی که فرد از این خواسته‌ی ما نشان می‌دهد می‌توانیم به صداقت وی پی ببریم. ممکن است فرد دچار استرس شود و یا با بهانه‌ای شماره مدیر قبلی خود را به ما ندهد. با این تفاسیر می‌توان احتمال داد که علاوه بر اینکه فرد از شغل قبلی اخراج شده است فرد صادقی هم نیست.

2- هوش

«هوش را با تحصیلات اشتباه نگیرید.»

در واقع مقصود ما از هوش مورد نظر این است که فرد، کنجکاوی هوشمندانه و اطلاعات کافی در خصوص مهارت خود داشته باشد. نیز گاهی برای اینکه بتواند با افراد باهوش دیگر کار کند اطلاعات کافی در زمینه‌های دیگر نیز داشته باشد. البته این بدین معنا نیست که تحصیلات کاملا نادیده گرفته شود.

برای سنجش هوش و مهارت وی می‌توانید در همان جلسه مصاحبه شفاهی از او تست بگیرید.

به عنوان مثال اگر فرد برای بازاریابی تلفنی در حال مصاحبه است از او بخواهیم که:

موقعیت را شبیه سازی کند.
مصاحبه کننده را مشتری در نظر بگیرد.
نمودی از مهارت خود را ارائه دهد.
اگر فرد نویسنده است یک متن تولید کند.
اگر مذاکره کننده است با مصاحبه کننده مذاکره کند.
اگر حسابدار است می‌توانیم یک سؤال ریاضی از فرد بپرسیم مثلا از او بخواهیم بگوید 5 میلیارد ریال چند تا صفر دارد؟
یا این که اگر برای شما مغایرت حساب پیش بیاید چه راهکاری را در نظر می‌گیرید؟

3- بلوغ

فرد بالغ باشد. بالغ بودن به چه معنا ست؟

این فاکتور به رفتارهای فرد و برخورد او با موقعیت های مختلف قضاوت می‌شود. با این تفسیر که:

برخورد مناسب و حرفه‌ای داشته باشد.
به احساسات و شخصیت دیگران احترام بگذارد.
فشار را تحمل کند، با تنش کار و شکست خوردن‌ها کنار بیاید.
اعتماد به نفس داشته باشد.

برای سنجش بلوغ فرد می‌توانیم گذشته‌ی او را مورد جست و جو قرار دهیم.

مثلا از او بپرسیم یک روز کاری محیط قبلی خود را برای ما شرح دهید؟ یا بپرسیم بهترین و بدترین روز کاری خود چه روزهایی هستند؟

به عنوان مثال فرد پاسخ می‌دهد بهترین روز کاری من دوشنبه هاست به این دلیل که هر دوشنبه به خاطر جلساتی که برگزار می‌شود به حجم اطلاعاتی و یادگیری من افزوده می‌شود. این نکته می تواند بلوغ فرد را تا حدی برای ما اثبات کند.

حال اگر فردی بدترین روز کاری خود را شنبه ها اعلام کند به این دلیل که برایش بسیار سخت و اجباری است که بعد از تعطیلات در محل کارش حاضر شود. این نیرو نمی‌تواند نیروی فوق العاده‌ای باشد زیرا نشان دهنده‌ی این امر است که فرد به اجبار کار می‌کند و شور و انگیزه‌ای نسبت به شغلش ندارد.

کلیشه ای بودن ممنوع هوشمند باشید

سؤالات درست را بی‌رحمانه بپرسید

برای پرسش سؤالات باید رویکردهای متفاوتی داشت و پرسش‌ها را دسته بندی کرد تا بتوان مصاحبه شونده را به سمتی که می خواهید هدایت کنید. سؤالات را دسته بندی کنید. سؤالات رفتاری مثل: در مورد پروژه ای که قبلا کار کرده‌اید صحبت کنید.

سؤالات موقعیتی و فرضی مثل: اگر ببینید از شرکت دزدی می‌شود چه می‌کنید؟

سؤالات استرس زا مثل: چرا باید شما را استخدام کنم؟

سؤالات کلیشه‌ای مثل این که آیا شما منظم هستید؟ یا آیا به موقع در محل کار حاضر می‌شوید؟ به هیچ عنوان نپرسید. چرا که فرد قطعا پاسخ مورد علاقه‌ی شما را می‌دهد. ولی اگر صحت نداشته باشد و فرد نامنظم باشد بعد از مدتی بی نظمی او نمایان می‌شود. چهره‌ی واقعی خود را نشان می‌دهد. در نهایت با همان مشکلات قبلی که با نیروهای ضعیف گذشته داشته‌اید باز رو به رو خواهید شد.

به جای تمرکز روی آینده بر گذشته‌ی فرد مورد مصاحبه تمرکز کنید. از محیط کاری قبلی فرد مصاحبه شونده سؤال بپرسید.

اگر فرد از محیط کاری قبلی خود تعریف کند و به بدگویی و انتقاد نپردازد در آینده هم می‌تواند نیروی وفادار، اخلاقی و مثمر ثمری برای شما باشد.

در مقابل این امر اگر فرد تعهد کاری نداشته باشد. در هر شغل که در گذشته داشته مدت کوتاهی مثل 2 یا 3 ماه مشغول به فعالیت بوده است. به بدگویی در مورد آن‌ها می‌پردازد نمی‌تواند نیروی وفاداری باشد.

گذشته‌ی افراد می‌تواند آینده آن ها را به ما نشان دهد.

در مصاحبه فضای صمیمی ایجاد کنید

به نکته ای که باید توجه شایانی داشت این است که

شرایطی را در جلسه‌ی مصاحبه فراهم کنید که فرد احساس آرامش و امنیت کند.
حتما باید حریم و قلمروی طرف مقابل رعایت شود.
در نگاه کردن حتما به ارتفاع نشستن و ایستادن دقت کنید.

به طور مثال اگر طرف مقابل شما نشسته و شما ایستاده اید، با تنظیم فاصله، چشمتان در ارتفاع مناسبی قرار بگیرد.

به هیچ وجه در حالتی که او نشسته است، بالای سر او به حالت چشم در چشم قرار نگیرید.
به طور کلی ما قرار نیست با طرف مقابل چشم در چشم شویم یا به تعبیری به او زُل بزنیم، چون این نوع نگاه سالم و موثر نیست.
چهره شما باید باز و مطمئن باشد و حتما تبسم هم بر لب داشته باشید.
نباید چهره ای عبوس و گرفته داشته باشید یا فرد احساس کند در حال ارزیابی کردن او هستید.
تبسم، خنده ای از روی فرح و شادمانی نیست بلکه تبسم خنده ای حاکی از احترام است. بدین معناست که فارغ از این که حال درونی من در این لحظه چگونه است. برای احترامی که برای شما قائل هستم لبخند بر لب دارم.
سؤالاتی که از وی پرسیده می‌شود نباید سخت یا استرس زا باشد.
آن‌ها استرس و دغدغه‌ی استخدام شدن یا نشدن را دارند بنابراین نباید استرس مضاعف در آن ها ایجاد کرد.
باید شرایطی را فراهم کرد که بهترین نیرو را جذب کنید نه شرایط استرس زایی مثل شرایطی که یک پلیس برای مجرم ایجاد می‌کند.
باید شرایطی باشد که فرد احساس راحتی کند.

خط قرمز داشته باشید

“قبل از مصاحبه باید خط قرمزهای خودتان را مشخص کنید.”

اگر بنا به هر دلیلی فرد نمره‌ی قبولی یا حد نصاب فاکتورهای شما را کسب نکرد مثلا فرد صادق نبوده است. یا نتوانسته ارتباط مؤثر برقرار کند. یا مهارت کافی را نداشته است آن را در مصاحبه رد کنید.”

نکته‌ی دیگر که بسیار حائز اهمیت است و باید رعایت شود این است:

در انتهای جلسه مصاحبه به فرد اعلام نکنید که در مصاحبه رد شده است. بلکه به او بگویید که در طول مثلا 48 ساعت آینده با افراد انتخاب شده تماس خواهیم گرفت.