مسئولیت پذیری را جایگزین فرمانبرداری کنید
اغلب کارمندان از سیاست‌های خشک و غیرضروری حاکم در محل کار ناراضی هستند. این احساس نیاز در آنها به وجود آمده که مدیر باید به گونه‌ای باشد که بتوان با او در سازمان ارتباط برقرار کرد. مدیران با اتخاذ این رویه می‌توانند مسئولیت پذیری را بین نیروهای خود رواج دهند.
وظیفه یک رهبر کسب و کار در سازمان
وظایف یک رهبر به صورت عمده عبارتند از موارد زیر که می‌توانید به عنوان یک راهنما از آنها استفاده کنید. و بر اساس موقعیت و شرایط سازمان خود، این وظایف را تغییر دهید یا لیست وظایف را کم یا زیاد کنید.
- هدف تیم‌تان را مشخص کنید و این هدف را به تمامی اعضای تیم منتقل کنید.
- هدف نهایی تیم را به طور شفاف و واضح اعلام کنید.
- مطمئن شوید که همه‌ی اعضای گروه از منابع، افراد و فرآیندهایی که باید استفاده کنند، درک کامل دارند.
- برای وظیفه‌های پروژه موعد مقرر مشخص کنید و کیفیت و استانداردی که از کیفیت کارها انتظار دارید را به اطلاع اعضای گروه برسانید.
- برای چگونگی دستیابی به هدف نهایی گروه یک برنامه‌ریزی کامل با جزئیات مشخص، طراحی کنید.
وظیفه رهبر در رابطه با گروه
- مطئمن شوید که هریک از اعضای گروه دارای مهارت و آموزش کافی برای دستیابی به هدف نهایی گروه هستند.
- اگر تیم‌تان به گروه‌های کوچک‌تر تقسیم شده و در قالب این گروه‌ها کار می‌کنند، برای هرکدام از این گروه‌ها رهبری مشخص کنید و مطمئن شوید که کاملا آموزش دیده باشد.
- روابط افراد گروه را تحت نظر داشته باشید و مشکلات و تعارضات احتمالی بین آنها را در صورت لزوم شخصاً حل و فصل کنید.
- انگیزه و روحیه‌ی تیم را بالا نگه دارید.
- به صورت منظم به اعضای تیم در مورد عملکردشان بازخورد دهید.
وظیفه رهبر در رابطه با افراد
- به منظور ارزیابیِ افراد گروه‌تان هر چند وقت یکبار به طور رو در رو با آنها ملاقات داشته باشید. نقاط قوت و ضعف، نیازها و مهارت‌های ویژه‌ی آنها را شناسایی کنید.
- مطمئن شوید که هریک از افراد مهارت و توانایی لازم برای ایفای درست و موفق نقش خود را دارند.
- به صورت متعادل پاداش‌های مناسبی برای افراد گروه بابت خدمات‌شان در نظر بگیرید.
- برای تعیین نقش هریک از افراد به آنها کمک کنید و وظایفی که مسئولیت آن را می‌پذیرند را مورد بررسی و تأیید قرار دهید.
- اگر به نظرتان رسید که یکی از اعضای تیم از وظایف خود عقب مانده، او را هدایت کنید که دوباره به روال قبلی خود برگردد.
تغییر فرهنگ سازمان
در بعضی از سازمان‌ها، فرهنگی مانند پادگان حاکم است. به این معنا که دستورالعمل‌ها نوشته می‌شود و افراد فقط فرمانبردار هستند. حتی در تفویض اختیار درست عمل نمی‌کنند. آنها از این اشتباه به عنوان مسئولیت پذیری یاد می‌کنند.
وظایفی که برای رهبر برشمردیم منافاتی با دادن مسئولیت و آزادی عمل به کارمند ندارد. چرا که این وظایف به صورت روش اجرای کار، مکتوب می‌شود.
مدیران و رهبران برای اینکه سازمان را به پادگان نظامی تبدیل نکنند، می‌توانند کارمندان را در تصمیم‌گیری و برنامه ریزی روش اجرای کار سهیم کنند.
بر این اساس همه سعی می‌کنند:
- بهترین روش اجرای کار را انجام دهند.
- روش اجرای کار مشخصی به ثبت می‌رسد.
- اگر باز هم احساس کردید روش کار درست نیست، می‌توانید با مشاوره و نظردهی روش اجرای کار را تغییر دهید.
کارمند فرمانبردار و مسئولیت پذیر
ویژگی کارمندان فرمانبردار
- به همه چیز بله می‌گوید.
- فقط دستورات را مو به مو انجام می‌دهد.
- در نه گفتن به وظایف جدید و ایده‌های بد مشکل دارد.
- این گروه از افراد در اولویت‌بندی مشکل دارند و اغلب از کارها عقب می‌مانند.
- این کارکنان عملکرد سریعی ندارند و نمی‌توان چندان روی آنها حساب باز کرد.
ویژگی کارمندان مسئولیت پذیر
- این کارمندان برای انجام کار، مشاوره و نظر می‌دهند.
- برای رسیدن به بهترین بودن، مسئولیتی را می‌پذیرند.
- تمام استعداد خود را به کار می‌بندند.
تفاوت کارمند فرمانبردار و کارمند مسئولیت پذیر
- کارمند فرمانبردار صبح اول وقت در محل کار حاضر می‌شود و همان کاری را که به او گفته‌اند انجام می‌دهد.
- پایان روز هم به خانه بر می‌گردد.
- تعلق خاطری به سازمان ندارد.
- با کوچکترین مشکل یا پیشنهاد بهتر سازمان شما را ترک می‌کند.
ولی
- کارمند مسئولیت پذیر دلیل روش اجرای کار را می‌داند.
- ایمان دارد این روش، روش مناسبی برای اجرای کار است.
- احساس امنیت می‌کند.
- اعتماد به نفس دارد.
در نتیجه…
- نقش رهبر این نیست که دستور صادر کند یا مسئولیت کامل موفقیت و شکست را بر عهده بگیرد.
- رهبر باید مسئولیت تمام کارکنان را بر عهده بگیرد.
- به کارکنان آموزش دهد و نسبت به آموزش صحیح و کافی تضمین کننده باشد.
- به قول کتاب جادوی فکر بزرگ رهبر باید به فکر 16 ساعت استراحت نیروهایش نیز باشد.
- دغدغه‌اش فقط سازمان و مبلاحث مالی نباشد.
- به فکر رشد و سلامت روان نیروهای سازمانش باشد.
- در بعضی موارد تصمیم‌گیری را بر عهده‌ی فردی بگذارد که در آن زمینه‌ی خاص اطلاعات بیشتری نسبت به شما دارد.
- کارمندان را به سمت رضایتمندی خودشان هدایت کند.
یادتان باشد:
دستورات از بالا به پایین در سازمان‌ها رو به افول است و فرد باید بتواند در جایگاهی که قرار گرفته است در مورد مسائل کاری تصمیم بگیرد و 0 تا 100 کار را خودش انجام دهد. نه صرفا کارهایی که به او محول شده است.
این کارمند حق دارد روش اجرای کار مکتوب را بهبود بخشد و تغییراتی با اطلاع شما انجام دهد.
داستانی از کتاب رهبران آخر غذا می‌خورند
چالش‌ها و مسئولیت ها
کمتر از دو هفته قبل از زمان مقرر برای شروع فرماندهی زیردریایی اُلمپیا، با یک تماس غیرمنتظره از مقامات بالا فرماندهی زیردریایی آمریکایی سانتافه را به کاپیتان مارکوت دادند.
خدمه‌ی این زیردریایی در تمام برنامه‌های سنجش آمادگی رتبه آخر را کسب کرده بودند.
اما کاپیتان این مسئله را یک چالش در نظر گرفت و مانند بسیاری از مدیران ارشدِ تیزهوش، خود را مسئول هدایت این زیردریایی می‌دانست و اطمینان داشت می‌تواند آن را متحول کند.
چون این زیردریایی جدید بود کاپیتان با تجهیزات آن چندان آشنایی نداشت؛ به همین دلیل تصمیم گرفت به خدمه اعتماد کند و متکی به آنها شود.
بله قربان گویی خدمه
کاپیتان مارکوت به جای پرسیدن سؤالاتی که به یادگیری او کمک می‌کند به بارزترین مهارت خود یعنی تسلط بر کنترل و اداره‌ی امور اکتفا کرد و شروع به صدور دستورات کرد. و تمام خدمه بدون چون و چرا دستورات او را اجرا می‌کردند.
کاپیتان تصمیم به اجرای تمرینی نظامی گرفت. او برای شبیه سازی خرابی راکتور هسته‌ای، آن را به روش دستی خاموش کرد. سپس او برای تحت فشار قرار دادن خدمه دستور ساده‌ای در اختیار افسر نگهبان ناو که با تجربه‌ترین افسر روی عرشه بود قرار داد.
دستور این این بود: با دو سوم قدرت به پیش.
افسر نگهبان ناور دستور را تصدیق کرد و با صدای بلند تکرار کرد. اما هیچ اتفاقی نیفتاد و سرعت تغییری نکرد. کاپیتان دریانوردی را که پشت دستگاه بود می‌دید که دست و پای خودش را گم کرده است.
کاپیتان او را صدا زد و گفت مشکلت چیست؟
فکر می‌کنید چه اتفاقی افتاد؟
ملوان جوان به کاپیتان گفت: قربان دکمه‌ای برای تنظیم سرعت وجود ندارد.
کاپیتان از ناوبر با تجربه پرسید: از نبودن چنین دکمه‌ای اطلاع داشتی؟
این ناوبر با تجربه گفت: بله قربان.
کاپیتان زبانش بند آمد و از او پرسید: پس چرا همچین دستوری صادر کردی؟
ناوبر گفت: چون شما همچین دستوری صادر کردید.
مسائل کاپیتان مارکوت
- مقام مافوق، اختیار تام دارد ولی هیچ گونه اطلاعاتی در اختیارش نیست.
- کلیه اطلاعات در دست افراد دارای پایین‌ترین رده‌ی سازمانی است اما هیچ اختیار و آزادی عملی ندارند.
- تا زمانی که مقام‌های بی اطلاع، از اختیارات و قدرت مطلق خود صرف نظر نکنند و آن را به دیگران واگذار نکنند، سازمان نمی‌تواند راحت‌تر و سریع‌تر کارهایش ار پیش ببرد.
- خدمه‌ی سانتافه فقط برای اطاعت از دستورات آموزش دیده بودند.
تغییر فرهنگ دستوری به فرهنگ تصمیم‌گیری و مسئولیت پذیری
کاپیتان مارکوت علاوه بر اینکه می‌خواست افراد دستوراتش را اجرا کند به تفکرات آنان نیز نیاز داشت. از نظر او هدف رهبر، فرماندهی نیست. رهبران باید خط مشی و هدف را مشخص کنند و به سایر افراد اجازه‌ی تصمیم‌گیری درباره‌ی روش کار خود و چگونگی دستیابی به اهداف را بدهند. بنابراین برای رسیدن به فرهنگ تصمیم‌گیری رهبر باید:
- مسئولیت موفقیت هر یک از کارکنان خود را بر عهده بگیرد.
- تضمین کننده‌ی برخورداری افراد از آموزش صحیح و کافی باشد.
- تضمین کننده‌ی احساس اعتماد به نفس در اجرای وظایفشان باشد.
- به افراد مسئولیت واگذار کند و از آنان در قبال پیشبرد مسئولیت توضیح بخواهد.
- به کارکنان آزادی عمل بدهد تا هر اقدامی که برای پیشبرد مأموریت لازم باشد انجام دهند.
در این صورت افراد به جای اجازه گرفتن و چشم قربان گفتن صاحب اختیار شغل خود می‌شوند.
در سازمانی که دارای حلقه‌ی گسترده است، نه تنها رهبر با کمال میل دانش خود را در اختیار دیگران می‌گذارد، بلکه سایر افراد نیز همین گونه عمل می‌کنند.
نظر شما چیه؟