راهکارهای بهبود فرآیند استخدام قبل از برگزاری جلسه مصاحبه شغلی | استخدام موفق

راهکار برای استخدام موفق

برای داشتن یک استخدام موفق، شرط لازم و کافی فقط برگزاری جلسه مصاحبه شغلی نیست، بلکه در فرآیند استخدام مراحلی وجود دارد که هر کدام از این مراحل سهم بسزایی در نتیجه، که استخدام موفق است دارند.

در این مقاله سعی شده است، تمامی فعالیت‌های مربوط به قبل از مصاحبه شغلی، مورد بررسی قرار گیرد.

تغییر نگرش

اغلب مدیران برای استخدام به دنبال افرادی می‌گردند که مورد اعتماد باشند. به خصوص دربخش‌هایی که مربوط به امور مالی می‌شود.

من در اوایل برای استخدام حسابدارم، مدام به این فکر می‌کردم که فردی را استخدام کنم که شناخت قبلی، از او داشته باشم که قابل اعتماد باشد. البته که این اتفاق افتاد و فردی را استخدام کردم که او را می‌شناختم و بسیار قابل و توانمند بود.

ولی مسئله به همین جا ختم نشد. چند سال بعد حسابدار من به خاطر مهاجرت از شرکت ما رفت. و من بسیار ناراحت و نگران بودم که چه کسی را جایگزین او کنم که مورد اعتماد من باشد!

تصور من در آن سال‌ها این بود که اغلب افرا قابل اعتماد نیستند و حتما از من دزدی خواهند کرد. این نگرش در اغلب مدیران وجود دارد، به خصوص مدیران کسب و کارهای کوچک.

آیا  این نگرش درست است؟

به کسب و کارهای بزرگ مثل: بِهران، بوتان، پاگسان، ایر تویوتا، بانک‌ها، شاتل در فضای اینترنت و… نگاه کنید. آیا این مجموعه‌ها فقط افراد آشنا استخدام کرده‌اند؟

بنابراین مشکل از نگرش ماست. چرا که استخدام روش و اصول دارد. با یادگیری و اجرای این اصول صد در صد استخدام موفق را تجربه خواهید کرد.

استخدام موفق برای داشتن تیم

به خاطر داشته باشید که رمز موفقیت و کسب درآمد تیم‌سازی است. هیچ کدام از بیزینس‌های بالا به تنهایی به این جایگاه نرسیده‌اند.

همین الان تصمیم بگیرید که تیم سازی کنید و بهانه‌هایی مثل: گیر نیامدن نیروی خوب، قابل اعتماد نبودن افراد، عدم توانایی در پرداخت حقوق و … را کنار بگذارید.

اشتباهات بزرگ در استخدام

سه مورد از اشتباهات بزرگ در استخدام که اغلب مدیران مرتکب این اشتباهات می‌شوند و همچنین مانع استخدام موفق هستند، عبارتند از:

  1. استخدام دیر هنگام
  2. استخدام زود هنگام
  3. استخدام نادرست مدیر و مشاور

استخدام دیر هنگام

نگذارید ترس‌هایتان مانع استخدام نیرو شود!

بسیاری از مدیران این گونه فکر می‌کنند که کسی مانند خودشان نمی‌تواند کار کند یا دلسوزی لازم را ندارد.

این یکی از اشتباهات من هم بوده است. زمانی ویزیتور استخدام کردم که می‌شد دو سال پیش استخدام کرد. به دلیل این تفکر اشتباه که: «کسی نمی‌تواند مانند خودم کار کند».

این فکر کاملا اشتباه است. با آزمون و خطا متوجه خواهید شد که نیروهایتان هم می‌توانند مانند شما کار کنند. بله این احتمال وجود دارد که نیرویی به برند شما لطمه بزند یا پول شما را بخورد؛ ولی این مسائل دست اندازهای بیزینس شماست که می‌توانید از آن عبور کنید!

استخدام زود هنگام

استخدام‌های زود هنگام معمولا در شرکت‌هایی با این تفکر اتفاق می‌افتد:  «مدیری استخدام کنیم تا کسب و کارمان را متحول کند»!

آیا این تفکر درست است؟!

استخدام نادرست مدیر یا مشاور

کسب و کار شما در هر وضعیتی که هست، در بدترین شرایط مثل درخت کجی می‌ماند که بالاخره حرکتی داشته است! بعضی از مدیران و مشاوران وقتی استخدام می‌شوند به دنبال قلع و قمع کردن هستند. آن‌ها می‌خواهند این درخت را از ریشه بکنند.

یا بعضی از کسب و کارها اینقدر کوچک هستند که به استخدام مدیر یا عناوین دیگر شغلی نیاز ندارد. و همچنان لازم است مدیر عامل، خیلی از کارها را انجام دهد.

با این تفاسیر می‌توان گفت استخدام مانند چاقو است. باید از آن استفاده‌ی درست کرد.

استخدام اهرم ثروت ساز است

استخدام موفق مانند اهرم ثروت ساز است

در کسب و کار نیروها نقش اهرم را دارند. آیا شما بدون دستیگره‌ی درب، قادر به باز کردن درب منزل خود هستید؟ کسب و کارها هم بدون نیرو کارآمد نیستند. اگر از این اهرم در زمان درست و جایگاه درست استفاده کنید، اهرم ثروت ساز کسب و کار شما خواهند شد!

فراموش نکنید که استخدام درست، هزینه نیست. استخدام درست، ثروت آفرین است.

معنای اهرم ثروت ساز، بازگشت سرمایه‌ی مثبت است. به این معنا اگر به نیروی خود 5 میلیون حقوق می‌دهید در مقابل 10 میلیون به سود کسب و کار شما اضافه می‌کند.

قانون پارکینسون

برای اینکه نیروهایتان ثروت ساز باشند، لازم است به این نکته توجه کنید که تعداد نیروهایتان به اندازه باشد.

 قانونی وجود دارد به نام قانون پارکینسون.

این قانون می‌گوید، اگر شما کاری را با 4 نفر انجام می‌دهید، احتمالا با 2 نفر هم می‌توانید انجام دهید!

فرض کنید یک مدیر، احساس می‌کند که کارش زیاد است. (ممکن است واقعیت داشته باشد یا فقط احساس کند)

سه راه وجود دارد:

  • کسب و کارش را تعطیل کند و بگوید حجم کار، فراتر از توانایی اوست.
  • بگوید بخشی از کار را به همکارش بدهند.
  • درخواست کند تا یک یا دو کارمند به مجموعه‌ی زیردستانش اضافه شوند.

بعید است کسی راه اول را انتخاب کند. راه دوم هم به تولید رقیب و تشدید رقابت منجر می‌شود. پس احتمالاً راه سوم انتخاب خواهد شد.

این قانون می‌گوید: اگر کاری که توسط یک نفر انجام می‌شده را به 4 نفر واگذار کنیم، بعد از مدتی متوجه خواهیم شد که این کار، واقعاً به 4 نفر نیاز داشته است! در صورتی همان یک نفر می‌تواند انجام دهد.

اگر نیروهایتان زیاد باشد و بدنه کسب و کارتان چاق شود، مشکلاتی به وجود خوادهد آورد. مثلا:

  • به دلیل آزاد بودن وقت‌شان، تعارض بین آن‌ها افزایش پیدا می‌کند.
  • به دلیل نرخ تورم امکان افزایش حقوق وجود نخواهد داشت.
  • بهره‌وری پایین می‌آید.

قانون 2000

قانون 2000 می‌گوید شما در طول سال 2000 ساعت کار می‌کنید. اگر درآمد سالانه‌ی خود را تقسیم بر 2000 کنید به یک عدد می‌رسید. بر اساس آن عدد شما نباید کارهای کمتر یا بیشتری از آن عدد انجام دهید.

مثلا اگر درآمد من در یک سال یک میلیارد باشد، آن را تقسیم بر 2000 می کنم، می‌شود 500 هزارتومان. یعنی ارزش ساعتی کار من 500 هزار تومان است. در این صورت من به عنوان مدیر:

  • نباید خودم کار حسابدار را انجام دهم.
  • نباید ویزیتوری کنم.
  • نباید مدیر فروش باشم.
  • نباید خودم برای بیزینسم خرید کنم.

در نظر داشته باشید که شرط اهرم ثروت ساز بودن نیروها، رعایت قانون پارکینسون است. و همچنین برای اجرای قانون 2000 باید قانون پارکینسون را در نظر گرفت و نیروی اضافه استخدام نکنیم.

مراحل رشد کسب و کار

در علم مدیریت همه چیز نسبی است. به این معنا که همه چیز بستگی به شرایط دارد.

مایکل گربر در کتاب افسانه کارآفرینی می‌گوید: «ابتدا باید بدانید، کسب و کار شما در چه مرحله‌ای است». بقای کسب و کار به رشد و توانایی گذر از سه مرحله حیات شرکت یعنی کودکی، نوجوانی و بلوغ بستگی دارد. صاحب شرکت باید همه این مراحل را درک کند و استراتژی مشخصی برای رشد شرکت بچیند.

طبق گفته ایشان اگر سطح شرکت خود را بدانید، برای استخدام نیرو آگاهانه‌تر و هوشمندانه‌تر عمل می‌کنید. این گونه طعم استخدام موفق را نیز خواهید چشید.

در اینجا به سه مرحله رشد کسب و کار از نظر گربر که در کتاب افسانه کارآفرینی آمده است، می‌پردازم:

کودکی کسب و کار

نشانه های کودکی یک کسب و کار کاملا مشخص هستند:

  • در سال‌های اولیه شروع کسب و کار، صاحب کسب و کار 20 ساعت در روز و حتی در تعطیلات آخر هفته کار می‌کند. 
  • در این مرحله، صاحب کسب و کار مانند شعبده بازی است که چند گوی را در هوا می‌چرخاند.
  • بدون صاحب کسب و کار، شرکت نوپا از بین خواهد رفت.
  • مرحله کودکی زمانی تمام می شود که صاحب کسب و کار متوجه می‌شود، شرکت، با یک نفر قابل اداره کردن نیست.
  • وقتی صاحب کسب و کار با حجم کار زیادی مواجه می‌شود که خارج از عهده اوست، بحران پدیدار می‌شود.

*کاملا مشخص است که در اغلب کسب و کارها در این مرحله استخدامی صورت نمی‌گیرد.

نوجوانی کسب و کار: درخواست کمک

هجوم بحران به شرکت نشان دهنده‌ی شروع دوران نوجوانی در چرخه حیات شرکت است.
  • صاحب کسب و کار برای مقابله با دردهای رشد، کمک درخواست می‌کند.
  • در این مرحله، صاحب شرکت اولین کارمند خود را استخدام می کند.
  • کارها و فعالیت‌ها را به دیگران محول می کند.
  • صاحب شغل رها شده از بار مسئولیت‌ها، اختیارات را واگذار می‌کند.
  • کارها به خوبی پیش می‌روند تا زمانی که کارمند جدید احساس می‌کند، حجم کار خارج از حد توانایی اوست و استعفا می‌دهد.
  • یا کم کاری کرده و اخراج می شود.
  • صاحب کسب و کار در این شرایط، باید یک برنامه عملیاتی مدیریتی و استراتژیک تعریف کند.
  • صاحب کسب و کار مجبور است برای ایجاد مهارت های مدیریتی و چشم انداز کارآفرینی دست به استخدام نیروهای بیشتری بزند.

بلوغ کسب و کار

 دیزنی و مک دونلاد، بنز، هاکوپیان مثال‌هایی از کسب و کارهای بالغ هستند. آنها به سومین مرحله گسترش شرکت یعنی بلوغ رسیده‌اند.
  • یک کسب و کار بالغ، مقصد و هدف مشخص و نقشه راه مناسبی دارد.
  • صاحبان مشاغلی که دوره های کودکی و نوجوانی شرکت را پشت سر گذاشته اند، یک «چشم انداز کارآفرینی» برای خود در نظر می‌گیرند که استراتژی ایجاد کسب و کار متعادل است.
  • صاحب کسب و کار می‌تواند با استفاده از این رویکرد ارزشمند، نحوه فعالیت سازمان را مشخص کند.
  • صاحب کسب و کار یک مدل ایده آل از شرکت و کارکنان آن در آینده خلق می‌کند تا محیط کنونی را برای تطابق با آن چشم انداز آماده سازد.
  • صاحب کسب و کار در این مرحله که به تعادل رسیده، اهمیت سیستم‌ها و مدل‌های کسب و کار خوش ساختار را درک می‌کند.

طرح ساختار منابع انسانی در راستای استخدام موفق

برای اینکه منابع انسانی خوبی داشته باشید یکی از بهترین‌ کارها این است که تصمیم بگیرید، ابتدا:

ساختار منابع انسانی خود را طراحی کنید. مثل نقشه یک ساختمان یا یک شهرک.

ساختار منابع انسانی

در منابع انسانی هم باید از قبل این نقشه را طراحی کنید و بدانید به چه تعداد نیرو نیاز دارید. در این نقشه از القاب قاجاری بپرهیزید. منظور از القاب قاجاری دادن سمت مدیریت مث: مدیر مالی، مدیر تولید، مدیر داخلی، مدیر انبار و… .

اصلا احتیاجی نیست در سازمان‌تان مدیران مختلفی داشته باشید.زیرا:

  • توقعات آن فرد بالا می‌رود.
  • احتمالا آن فرد در واقع مدیر نیست؛ چرا که مدیر باید تخصص در زمینه فعالیت خود  داشته باشد.
  • وقتی سازمان شما به فرض سه حسابدار دارد، چه لزومی دارد یک مدیر مالی تعیین کنیم.
  • بهتر است به جای مدیر سرپرست انتخاب کنید. سرپرست حسابداری، سرپرست انبار و … .

نکته مهم…

در طراحی سیستم منابع انسانی خود باید منعطف باشید. به این معنا که رشد چند سال آینده کسب و کارتان را نیز در نظر بگیرید.

نوشتن شناسنامه شغل

فرض بر این است که شما ساختار منابع انسانی خود را نوشته‌اید و قصد دارید فردی را استخدام کنید. البته با در نظر گرفتن این موارد:

  • جایگاه کسب و کار شما (کودکی، نوجوتنی و بلوغ) اجازه‌ی استخدام را می‌دهد.
  • منابع مالی کسب و کار شما اجاز‌ه‌ی استخدام نیرو می‌دهد.
  • با استخدام نیرو بازگشت سرمایه‌ی مثبت اتفاق خواهد افتاد.

با فراهم بودن تمام این شرایط لازم است که قبل از استخدام شناسنامه شغلی بنویسید. به این روش:

  • نوشتن عنوان شغل و یک تعریف کوتاه از عنوان شغلی.
  • نوشتن شرح وظایف آن فرد. (دقیقا بنویسید که از آن فرد چه چیزهایی می‌خواهید و چه توانمندی‌ای داشته باشد. مثلا یک ویزیتور باید قدرت وصول داشته باشد. یا گارسن یک رستوران باید قدرت مکمل فروشی داشته باشد)
  • نوشتن اختیارات آن فرد. (نوشتن اختیارات و آگاه کردن او از اختیاراتش، تعارضاتی که ممکن است بین نیرو و کارفرما یا همکار با همکار پیش بیاید، را کاهش می‌دهد)
  • سرپرست آن فرد را مشخص کنید.

مشخص کردن سرپرست

  • مشخص کردن ارتباطات افقی او با دیگر همکاران. (مشخص شود که آن فرد به چند نفر پاسخگو باشد. مثلا حسابدار در یک شرکت پخش با تیم فروش و تأمین کننده در ارتباط است).

شرایط احراز شغل

یکی دیگر از پیش‌زمینه‌ها برای داشتن استخدام موفق، نوشتن شرایط احراز شغل است. لازمه‌ی این مرحله نوشتن شناسنامه‌ی شغل است. از دل شناسنامه‌ی شغلی که نوشته‌اید باید موارد زیر را استخراج کنید:

  1. برای این شغل چه شخصیتی لازم است؟ (درونگرا باشد یا برونگرا؟ این فرد باید مثل مهره‌ی سرباز در شطرنج، فقط یک کار روتین انجام دهد؟ یا مثل مهره اسب باید در حرکتش خلاقیت داشته باشد؟ و…)
  2. چه مهارتی داشته باشد؟ اصلا آیا لازم است مهارتی داشته باشد؟
  3. چه دانشی لازم است داشته باشد؟ (مثلا اگر قصد استخدام مدیر فنی برای شرکت تولیدی می‌خواهید، آن فرد باید دانش به معنای دوره آکادمیک داشته باشد که اداره‌ی استاندارد آن را بپذیرد؛ ولی برای استخدام بازاریاب در شرکت پخش لزومی به ارائه‌ی مدرک دانشگاهی نیست)
  4. در نظر گرفتن ویژگی جسمانی (مثلا فردی که برای مخزن سوخت هواپیما استخدام می‌شود باید قد کوتاهی داشته باشد، یا زیبارویی برای مهمانداران هواپیما).
  5. جنسیت، سن، سابقه کار (به جای اهمیت زیاد به سابقه‌ی کار به مهارت فرد توجه داشته باشید، گاهی برای بعضی مشاغل نداشتن سابقه کار بهتر است)

اگر می‌خواهید اصول برگزاری جلسه مصاحبه شغلی را هم بدانید، از مقاله 0 تا 100 برگزاری جلسه مصاحبه شغلی استفاده کنید.

این حق شماست که از داشتن نیروهای ماهر، مورد اعتماد و باهوش که با ایده های نو و سازنده باعث رشد سازمان شما باشند، بهره ببرید.

اگر می‌خواهید هیچ وقت احساس ضعف در مقابل یک همکار یا رقیب را تنها به خاطر داشتن نیروهای ضعیف تجربه نکنید!

اگر می خواهید بهترین ها را استخدام کنید!

می‌توانید دوره «شطرنج استخدام» را تهیه کنید و یکبار برای همیشه مهارت استخدام کردن را یاد بگیرید.

اطلاعات بیشتر درمورد دوره‌ی شطرنج استخدام

مقالات مرتبط

نظر شما چیه؟

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

گفتگو در واتساپ
1
به کمک نیاز دارید؟
سلام
ما در روزهای کاری از ساعت 8 تا 16 پاسخگو هستیم،
بفرمایید چطور می‌تونم کمکتون کنم؟