آنچه مدیران غیر مالی باید از حسابداری بدانند
بر اساس تجربه‌ی خودم می‌دانم که خیلی از مدیران بخش غیر مالی از حسابداری خوششان نمی‌آید. آن‌ها زمانی را برای تمرکز روی این بخش نمی‌گذارند و آن را به حسابدارها واگذار می‌کنند.
آن‌ها از روند کار حسابداری اطلاع دقیقی ندارند. بارها در مشاوره‌هایم پیش آمده که از مدیری:
- میزان سود
- هزینهی منابع انسانی
- بزرگترین هزینهی کسب و کارش
را پرسیده ام. جوابی که دریافت کرده‌ام: “این مسائل را واحد حسابداری بهتر می‌داند”.
به نظر من یکی از مهمترین دلایل شکست کسب و کارها در ایران ضعف مدیران در بخش حسابداری است. چرا که همه چیز بر پایه‌ی حسابداری شکل می‌گیرد. مثلا:
اگر قصد استخدام نیروی جدید دارید؛ ابتدا باید بررسی کنید آیا از نظر مالی امکان استخدام نیروی جدید وجود دارد یا خیر؟
یا اگر قصد توسعهی کسب و کار خود را دارید یا می‌خواهید یک کالای جدید اضافه کنید.
بر پایه‌ی تجزیه و تحلیل حسابداری امکان انجام یا عدم انجام آن‌ها وجود دارد.
حسابداری
در این مقاله قصد داریم حسابداری را در چهار بخش برای مدیران غیر مالی شرح دهیم.
اولین بخش: ثبت
برای انجام ثبت می‌توان از نرم افزارهای متعددی استفاده کرد و یا حتی در ساده ترین شکل می‌توان دفتر معین داشت. فرقی نمی‌کند برای ثبت اعداد و ارقام از چه چیزی استفاده می‌کنید. شرط این است که: دقیقا همان اتفاقی را که افتاده است ثبت کنید. حتی کوچکترین هزینه ها مثل گرفتن موجودی و کم شدن ۲۰ ریال از موجودی هم باید حتما ثبت گردد.
مهمترین مسأله در مرحله‌ی ثبت
مهمترین آیتمی که باید در مرحله‌ی ثبت به آن توجه کرد، انجام ثبت در زمان مشخص می‌باشد. اغلب حسابداران به این آیتم توجهی ندارند و در زمان مشخص ثبت را انجام نمی‌دهند.
اگر در کسب و کارهای کوچک ثبت به روزهای آتی موکول شود صد در صد با مغایرت‌هایی روبه رو خواهید شد. چرا که ممکن است خیلی از موارد نوشته نشده باشند و مشخص نباشد پولی که برداشت شده است برای چه چیزی بوده است. مثلا:
مدیر شرکتی با دوستش به رستوران می‌رود و فراموش می‌کند کارت بانکی شرکت را تحویل دهد. چند روز بعد واحد حسابداری اعلام می‌کند که مقداری پول از کارت کم شده است. شما نمی‌دانید چیست؟
مدیر در پاسخ می‌گوید: خیر. مهم نیست متفرقه بزنید.
در این صورت با چند مورد روبه رو خواهید شد:
- فضا برای اشتباه حسابداری فراهم می‌شود.
- فضا برای خطای اخلاقی حسابدار فراهم می‌شود (عمد یا غیر عمد).
بنابراین باید یاد بگیرید تمام مخارج و هزینه‌ها در همان روز ثبت شود.
مرحله دوم: مغایرت گیری
مغایرت گیری دومین بخش حسابداری است که یک مدیر باید به آن توجه داشته باشد. مغایرت می‌تواند در موارد زیر باشد:
- موجودی انبار
- قیمت خرید
- قیمت فروش
- حساب‌های بین شرکت و مشتریان یا همه افرادی که با آن‌ها مراوده‌ی مالی دارید
- حساب‌های بین شرکت و نیروهای انسانی
در خیلی از مواقع حساب ما با مشتری‌هایمان یکی نیست. مثلا: یک سند را در سیستم حسابدرای وارد نکرده‌اند. پول واریزی به حساب کسی که از آن کالا می‌خریم، را ثبت نکرده‌اند.
اگر حسابدار مرحله‌ی ثبت را کامل و درست انجام داده باشد در مرحله‌ی مغایرت گیری خیلی راحت و با اطمینان خاطر بیشتری می‌تواند بحث‌های مغایرت را انجام دهد. ولی اگر مرحله‌ی ثبت را درست انجام نداده باشید مرحله‌ی مغایرت گیری بسیار سخت می‌شود.
شما به عنوان یک مدیر باید بدانید که حساب مالی شما آیا مغایرت دارد یا خیر. اگر حسابدار دارید سعی کنید هر روز گزارشی از آن بخواهید که آیا موجودی انبار، موجودی حساب با سیستم همخوانی دارد یا خیر؟
مرحله سوم: گزارش
وقتی سیستم حسابدرای درستی داشته باشید، گزارش‌های درست و مناسبی را هم خواهید گرفت. مثلا:
- هزینهی منابع انسانی نسبت به فروش
- هزینه سوخت نسبت به فروش
- تصمیم برای کاهش یا افزایش هزینه ها
از آنجایی که هزینهی سوخت در شرکت من در هزینهی بالا و چشم گیری است با یک سیستم حسابداری خوب می‌توانم هزینه سوخت را به نسبت هزینهی فروش گزارش بگیرم.
بعد از گزارش گیری از هزینه سوخت و فروش و نسبت این دو با هم؛ با توجه به نتیجه می‌توانم تصمیم بگیرم که هزینه سوخت را کاهش یا افزایش دهم. با اضافه کردن ماشین و حمل بار به مناطق دیگر میزان سوخت را افزایش دهم یا با ارسال نکردن بار به برخی از نقاط که هزینهی زیادی در بر دارد؛ در هزینهی سوخت صرفه جویی کنم.
در هر کسب و کاری هزینه‌ها متفاوت است که با گزارش گیری می‌توان به بررسی هزینه‌ها و سود پرداخت و متناسب با آن تصمیم درستی اتخاذ کرد.
مثال مرتبط در این زمینه:
مثالی که من همیشه در مشاوره‌هایم می‌زنم این است:
- اگر در یک سال ۱۰ میلیارد فروش دارید؛
- هزینهی منابع انسانی شما ۵۰۰ میلیون باشد؛
- ۵ درصد صرف هزینهی منابع انسانی شما می‌شود.
- اگر با این روند سود شما مناسب است و هزینهی شما همین ۵ درصد باشد؛
- هر چقدر تلاش کنید هزینه را به سمت پایین‌تر از ۵ درصد هدایت کنید، مسلما سودآوری بیشتری خواهید داشت.
- در اواخر سال این امکان وجود ندارد. مثلا:
در هر سال میزان حقوق و دستمزد تغییر می‌کند و زیاد می‌شود. به این دلیل عدد ۵ درصد هم به یکباره افزایش پیدا می‌کند.
راهکار:
- از قبل برنامه ریزی کنید که فروش‌تان را بیشتر کنید.
- استخدام به موقع و مناسب داشته باشید. یعنی همرا با توسعهی کسب و کار و افزایش درآمد نیرو استخدام کنید.
مرحله چهارم: تحلیل
وقتی گزارش می‌گیرید آن را تحلیل کنید. مثلا:
اگر هزینهی منابع انسانی شرکت از ۵ درصد بالاتر می‌رود باید چشم انداز داشته باشید که استخدام نیرو نداشته باشید و روی همین نیروها بیشتر تمرکز کنید، آموزش جدی و کاربردی دهید و فروش را بیشتر کنید.
و به تحلیل بپردازید که کدام نیروها کم کاری می‌کنند یا کجا استخدام بدی داشته‌اید.
در مقابل اگر هزینهی منابع انسانی از ۵ درصد کاهش یافت و به ۴ درصد رسید؛ می‌توان با دید بهتر و آرامش خیال بیشتری کار کرد و با افزایش حقوق وفاداری نیروها را هم بیشتر کرد.
بنابراین با یک گزارش گیری ساده می‌توان تحلیل و برنامه‌ریزی دقیق داشت.
گزارش گیری و تحلیل آن در سطوح مختلف:
گزارش گیری و تحلیل در سطوح مختلف هزینه‌ها:
- هزینه‌های عملیات اداری
- هزینه‌های بانکی
- هزینه‌های پستی
- هزینه‌های حاملهای انرژی مثل: آب، برق، گاز و…
- هزینه‌های پذیرایی
- هزینه‌های کاغد
- و …
با آگاهی از این هزینه‌ها و بررسی و تحلیل آن‌ها، می‌توان با برنامه‌ریزی درستی در راستای بهبود و افزایش سود کسب و کارتان تلاش کنید. و به موفقیت دست یابید.
در یکی از سفرهایم به بندرعباس که با هواپیمای ماهان بود؛ در هنگام پذیرایی دیدم که به جای پک‌های یکبار مصرف با سینی از مسافران پذیرایی می‌شود. این مورد را برای اولین بار در پرواز سپهران دیده بودم.
با یک حساب سر انگشتی به این نتیجه رسیدم که اگر این شرکت هواپیمایی در طول روز ۲۰ هزار مسافر جا به جا کند، و هزینهی هر ظرف را ۲۰۰ تومان در نظر بگیریم؛ در طول ده سال به عددی بالای ۱۴ میلیارد خواهد رسید. این شرکت هواپیمایی فقط با یک تغییر کوچک به ۱۴ میلیارد کاهش هزینه در ده سال دست می‌یابد.
مدیران غیر مالی با کمی تلاش و حوصله، می‌توانند بر روی این ۴ بخش حسابداری تمرکز کنند و کسب وکار خود را از شکست ایمن سازند.
نظر شما چیه؟