سیستم منظم بسازید/برای داشتن نظم سازمانی وجود افراد منظم کافی نیست

در سال 2011 برای اولین بار مایکل برگر در کتاب خود به نام افسانه‌ی کارآفرینی درباره‌ی اهمیت سیستم سازی و نظم در کسب و کارها پرداخت.

اکثر کارشناسان کسب و کار، افراد موفق و مشاوران، هنگام صحبت از موفقیت به اهمیت نظم هم اشاره می‌کنند. در این مقاله قصد دارم مفهوم متفاوتی از نظم را ارائه دهم.

مشکلات اغلب مدیران کسب و کارها

هر روز مجبورند بخشی از زمان، انرژی و تمرکز خود را صرف نظارت بر فعالیت‌های کارکنان خود کنند.
اغلب بخشی از کارها را باید خودشان انجام ‌دهند و آن‌ها را به کارمندان واگذار نمی‌کنند.
زمان کافی برای فکر کردن درباره توسعه کسب و کار خود را ندارند و درگیر امور اجرایی کسب و کارشان هستند.
خود را پر مشغله می‌دانند و مدام می‌گویند که زمان کافی برای توسعه‌ی فردی و سازمانی ندارند.
معتقدند که کسب و کارشان بدون آن‌ها به درستی عمل نمی‌کند.

دلیل تمام این مشکلات به سیستم سازی برمی‌گردد. اغلب مدیران در کسب و کارهای کوچک و بعضا بزرگ نظم سازمانی ندارند.

در صورتی که سیستم سازی راه حلی برای عبور از این مشکلات است. همچنین یک ساز و کار پایدار برای ایجاد دوام و توسعه کسب وکار محسوب می‌شود.

مزایای سیستم سازی

کاهش زمان و بهره وری مفید از آن
در اولویت قرار گرفتن اهداف سازمان
بهبود روحیه کارکنان و افزایش بهره وری آن‌ها
داشتن محیط کار آرام و جذاب
تمرکز بیشتر مدیران در توسعه کسب و کار به جای کنترل فرآیندها
متکی نبودن فرآیندهای اصلی کسب و کار به یک شخص
افزایش بازدهی، گردش مالی و سود
برخورداری از تعطیلات، بدون نگرانی و استرس

پیشنهاد میکنم مقاله 7 راهکار برای افزایش بهره وری نیروی انسانی در سازمان را مطالعه کنید.

به بیانی ساده در سیستم سازی مشخص می‌شود چه کاری را ، چه کسی، در چه زمانی، به چه ترتیبی و چگونه باید انجام دهد.

نظم شخصی و نظم سازمانی

برای درک بهتر نظم در سازمان و سیستم سازی و همچنین نظم شخصی به مثال وسیله‌های حمل و نقل عمومی از جمله اتوبوس و مترو می‌پردازم.

اتوبوس

یک راننده‌ی اتوبوس را در نظر بگیرید که بسیار فرد منظمی است. اما با این وجود به موقع و سر ساعت در ایستگاه‌های مسیر خود حاضر نمی‌شود. این تأخیر می‌تواند دلایل متعددی داشته باشد. مثل:

درخواست پیرزنی که می‌خواهد خارج از ایستگاه پیاده شود، و راننده‌ی منظم اتوبوس به دلیل دلسوزی به پیرزن جواب مثبت می‌دهد.
درخواست دوست یا برادر یا… از راننده که خارج از ایستگاه سوار/پیاده شود.
پارک بودن ماشین در جایگاه اتوبوس در ایستگاه‌ها.
وجود اتوبوس قبلی در ایستگاه هنگام رسیدن اتوبوس بعدی.
ماندن زمان بیشتری در ایستگاه برای تکمیل شدن مسافران.
نحوه‌ی پرداخت کرایه همچنان در بعضی از شهرهای کوچک با پرداخت پول نقد صورت می‌گیرد و از کارت شهروندی کمتر استفاده نمی‌شود.

مترو

در این مثال نیز راننده‌ی لوکوموتیو را فردی منظم در نظر بگیرید. ولی در این جا نظم شخصی جزئی از سیستم محسوب می‌شود. به این معنا که سیستم سازی صورت گرفته است و تنها به شخص مسئول واگذار نشده است. به عبارتی دیگر:

ایستگاه‌های مترو به گونه‌ای طراحی شده است که امکان توقف در خارج از ایستگاه وجود ندارد.
بدون توجه به تکمیل شدن یا نشدن مسافران، مترو سر ساعت حرکت می‌کند.

با اینکه مترو بدون توجه به تکمیل شدن یا نشدن مسافر سر ساعت حرکت می‌کند، ثروت آفرینی بیشتری نسبت به اتوبوس دارد. زیرا زمان‌هایی که خیلی شلوغ است، زمانی که مسافر کم است را جبران می‌کند.

نحوه‌ی پرداخت کرایه به صورت کارت شهروندی و قبل از سوار شدن است. به همین دلیل عاملی برای تأخیر نیست.
به راننده‌های باهوش نیاز ندارد زیرا همه‌ی وظایف مشخص شده است و راننده فقط باید به آن‌ها عمل کند. مثلا:

توقف در هر ایستگاه بر اساس بیشترین تعداد مسافر است. حتی اگر مسافر کمی هم داشته باشد باز هم باید بر اساس بیشترین تعداد مسافر توقف کند.

سیستم سازی بر اساس برنامه ریزی تقویمی

سازمان زمانی منظم می‌شود که نظم‌های کوچک در کنار هم قرار بگیرند. مانند موارد زیر:

جلسات با افراد خارج از سیستم پنجم هر ماه باشد.
واریزی حقوق 5 هر ماه باشد.
جلسات با کارمندان فقط یکشنبه‌ها باشد.
خرید ریز، شرکت یا بیزینس فقط روزهای دوشنبه باشد.
بررسی انبار و موجودی آن روزهای سه شنبه انجام شود.
اجاره‌ها، هزینه‌های انرژی و هر چیزی مربوط به ساختمان است سوم هر ماه پرداخت شود.
تسویه حساب با دیگر شرکت‌ها در تاریخ هایی با مضرب 5 باشد.
تغییر و تحول در منابع انسانی و توسعه در فصل‌هایی باشد که در کسب وکارتان رکود است.

مثلا در شهر بندر عباس در شرکت پخش من:

به دلیل داشتن کالاهایی مثل شکلات، تنقلات، کیک، عسل و… رکود ما در فصل تابستان است. به همین دلیل بیشتر مرخصی‌ها را به کارکنان در فصل تابستان می‌دهیم. البته مزیت دیگری هم دارد؛ این که تابستان هوای بندرعباس بسیار گرم است و برای مسافرت رفتن زمان مناسبی است.
در اوایل فصل بهار زیرساخت‌ها را شروع می‌کنیم. زیرا در فروردین ماه و اردیبهشت هنوز مدارس باز است و مسافرت‌ شهرهای بندری شروع نشده است.
در فصل پاییز بازارسازی داریم. زیرا د راین فصل نیروها آماده‌اند، تیم قوی است بنابراین برای کار کردن گنجایش داریم.
در سه ماه زمستان که بیشترین فروش را داریم روی خدمات کار می‌کنیم تا سفارشات به موقع به دست مشتریان برسد.

بررسی نظم در طبیعت

منظومه شمسی را در نظر بگیرید. نتيجه مطالعه ای جديد نشان می دهد اگر جاي زمين و مريخ با هم عوض می شد، مريخ به سياره ای زمين مانند كه در آن امكان حيات وجود داشته باشد تبديل نمی شد. در اين شرايط شدت نور خورشيد نصف می شد و يخ دوباره بر سطح این سياره ظاهر می شد.

یا نظم در فصول سال: در مناطق بسیاری از کره ی زمین، هوا، در طول سال، به طور منظم تغییر می کند. فصلها به این دلیل به وجود می آیند که زمین روی محور خود (خطی فرضی بین قطب شمال و جنوب) به صورت مایل قرار گرفته است.

حال در نظر بگیرید که نظم و برنامه ریزی طبیعت به هم بخورد مثلا:

وسط تابستان برف ببارد.
یا چله زمستان هوا بسیار گرم باشد به شکلی که فصول سال قابل پیش بینی نباشد.
یا چرخش زمین به یکباره دو برابر شود.
یا زمین از محور خود خارج شود.

چه اتفاقی خواهد افتاد؟

الگوبرداری از نظم طبیعت

با الگوبرداری از طبیعت خیلی لازم است که کسب و کار ما هم سیستمی منظم داشته باشد.

فراموش نکنید که افراد منظم بخشی از سیستم منظم ما هستند که منظم بودن آن‌ها بسیار لازم است چرا که وابستگی متقابل بین سیسستم منظم و فرد منظم وجود دارد. مثلا:

به موقع در محل کار حضور داشته باشند.
به موقع محل کار خود را ترک کنند.
از برنامه ریزی تقویمی سازمان اطلاع داشته باشند.
شرح وظایف خود را بدانند.

بنابراین اگر می‎خواهید به عنوان یک رهبر یا مدیر موفق عمل کنید، بسیار مهم است که در اوایل کار مدیریتی خود متوجه شوید که نمی‎توانید به تنهایی و بدون نظم و سیستم سازی به اهداف خود برسید.