5 رفتار برای ایجاد ارتباط صحیح در محیط کار / مدیریت ارتباطات در سازمان
رفتار یک سازمان بازتابی از ارتباط مدیران و صاحبان آن سازمان با زیر دستان و حتی مافوقان خود است. به عبارتی دیگر نگرش یک مدیر بر روی کارکنان خود تأثیر به سزایی خواهد داشت.
بر این اساس با شناسایی عادت‌های کارکنان و به شکل کلی‌تر، عادت‌های سازمان می‌توان به خصوصیات رفتاری و ارتباطی مدیر یا مدیران آن سازمان پی برد. توجه داشته باشید:
- شفاف کار کردن مدیر باعث شفاف کار کردن کارکنانش می‌شود.
- شنونده بودن مدیر، عادت شنونده بودن را به کارکنانش انتقال می‌دهد.
- احترام گذار بودن مدیر باعث می‌شود کارکنان او نیز به یکدیگر و سایرین احترام بگذارند.
بنابراین می‌توان نتیجه گرفت سرچشمه‌ی رفتارها و عادت‌های یک سازمان، مدیران آن سازمان هستند. حال برای سوق دادن سازمان به سمت رشد و تعالی، اولین گام را باید مدیران و صاحبین کسب و کار بردارند.
سال‌های اول دهه‌ی 90 تعدادی از کارکنانم علاقه‌ای به حضور در جلسات نداشتند. در واقع دلیل بی‌علاقگی آن‌ها، نداشتن مهارت شنوندگی من بود. هر چند به دلیل حجم کاری زیاد و تماس‌های تلفنی مکرر در جلسات، باعث شده بود شنونده‌ی خوبی نباشم. البته ناگفته نماند که برای من بسیار اهمیت داشت، کارکنانم شنونده‌ی خوبی در جلسات باشند.
باید به دنبال راهکار برای حل این مسئله و ایجاد علاقه در کارکنانم می‌گشتم. به این نتیجه رسیدم که مهارت شنونده بودن را کسب کنم و بعد از مدتی تلاش و کسب این مهارت، کارکنانم با علاقه در جلسات شرکت می‌کردند.
یکی از مهم‌ترین نکاتی که می‌توان از دل این تجربه بیرون کشید، اکتسابی بودن رفتارها و عادت‌های صحیح سازمانی است.
در این قسمت به بحث اصلی مقاله یعنی مدیریت ارتباطات و معرفی 5 رفتار صحیح در محیط کار یا سازمان می‌‌پردازم. این مقاله هم برای مدیران و هم برای کارمندان، مفید خواهد بود.
1- پیش آگاهی دادن
پیش آگاهی دادن به این معنا که شرایط کاری و حالات روحی و جسمی خود را در مواقع غیرمعمول به همکارانی که با آنان در طول روز ارتباط دارید، در میان بگذارید. به عنوان مثال:
- یک جلسه مهم و سنگینی داشته باشید.
- حال جسمی یا روحی مساعدی نداشته باشید.
- روز پرکاری داشته باشید.
- اگر حوصله نداشتید و یا کلافه بودید، با همکار خود در میان بگذارید و شرایط خود را توضیح دهید.
برای داشتن ارتباط صحیح و سازنده بهتر است برخی رفتارها را به شکل قانون سازمانی تنظیم کنید و سازمان را ملزم به رعایت آن کنید. مثلا در سازمان من:
- روزهای شنبه و پنج شنبه به دلیل حجم زیاد کارها و به اتمام رسیدن آن‌ها در پایان وقت اداری، کارکنان درخواست‌های شخصی خود را مطرح نمی‌کنند.
- به دلیل خستگی مدیر و سایر کارکنان، بعد از ساعت 1 بعد از ظهر انتقاد خود را مطرح نمی‌کنند.
- جلسه‌ای بعد از وقت اداری یا حوالی پایان روز کاری، برگزار نمی‌شود.
2- قابل پیش بینی بودن
این ویژگی علاوه بر این که در بهبود روند کار سازمان مؤثر است. شما را بسیار دوست داشتنی می‌کند حتی اگر در بعضی موارد بسیار سختگیرانه رفتار کنید.
لازمه‌ی قابل پیش بینی بودن، داشتن ثبات در انجام کارها و تصمیم‌گیری هنگام مواجهه با یک امر واحد است.
در شرکت من همیشه به یک شکل واحد به درخواست وام کارکنانم رسیدگی می‌شود؛ اگر شرایط مالی شرکت خوب باشد وام به آن نیرو تعلق می‌گیرد، در غیر این صورت به زمان بعد موکول می‌گردد.
یا اگر درخواست وام با مبلغ بیشتری داشته باشد، شرطش این است که قبلا از امتیاز وام استفاده نکرده باشد.
3- تصمیات لحظه‌ای نگرفتن در ارتباط با سازمان
تصمیمات لحظه‌ای نگرفتن با قابل پیش بینی بودن در ارتباط است. اگر در تصمیم گیری ثبات داشته باشید در دام تصمیمات لحظه‌ای نخواهید افتاد.
قابل ذکر است که ثبات داشتن منافاتی با ایجاد تغییر در سازمان ندارد. زیرا منظورم این نیست که در سازمان تغییر ایجاد نشود بلکه ایجاد تغییر باید طی یک روند صورت پذیرد.
با ذکر مثالی توضیح خواهم داد که فرآیند تغییر در سازمان باید چگونه باشد:
فرض کنید درختی را سال‌ها پیش کاشته‌اید که کج رشد کرده است ولی تنومند شده و به بار نشسته است و در حال ثمر دادن است. اصلا معقول نیست که به یکباره این درخت را قطع کنید و نهال کوچکی جای آن بکارید. بلکه کار درست این است که:
- در کنار این درخت تنومند ولی کج یک نهالی کاشته
- از آن مراقبت کنید تا تنومند شود و به ثمر بنشیند
- بعد شروع کنید به هرس کردن شاخه‌های آن درخت کج
با این مثال کاملا واضح است که تصمیمات لحظه‌ای هیچ پشتوانه‌ی فکری و منطقی ندارد.
4- تصمیم نگرفتن در زمان عصبانیت
هنگام عصبانیت علاوه بر اینکه تمرکزتان را از دست می‌دهید، توان تصمیم‌گیری درست و تحلیل مسئله را هم از دست خواهید داد. در این حالت تمام تلاش‌تان را می‌کنید که به فارغ از منطق حتما در این جدل یا مباحثه برنده شوید.
بارها پیش آمده است که هنگام عصبانیت کل فرآیند کاری و ارتباطی خود با نیرو یا همکارمان را فراموش کرده‌ایم و تصمیم هیجانی و یک بُعدی گرفته‌ایم.
نتیجه‌ی این گونه تصمیمات پشیمانی است. ولی می‌دانیم که در بیشتر موارد پشیمانی سودی ندارد و حتی با عذرخواهی نتیجه‌ی مطلوب را به دست نخواهیم آورد.
بهترین‌کارهایی که هنگام عصبانیت باید انجام دهید این موارد است:
- به تأخیر انداختن صحبت با فرد مورد نظر برای اعلام تصمیم عجولانه‌ی خود.
- سکوت کردن و صبور بودن.
- بلافاصله برقرار نکردن تماس تلفنی با آن فرد.
- مکتوب کردن خواسته‌ی خود.
- حضوری صحبت کردن راجع به مسئله‌ی مورد نظر.
در این صورت عصبانیت شما تخلیه می‌شود و صد در صد تصمیم منطقی‌تر و معقول‌تری خواهید گرفت.
ارتباط برقرار کردن با لحن مناسب
لحن صحبت و بیان برخی از افراد در مواقع عادی تند است. علاوه بر لحن‌شان حرکات تند و خشمگینانه‌ای نیز دارند. مثلا:
- محکم گذاشتن گوشی تلفن بر جای خود
- محکم باز و بسته کردن در
- پرتاب کردن اجسام
- تند تند و بلند صحبت کردن
این نوع رفتارها گاهی میتواند ناشی از نارضایتی فرد از سازمان باشد و گاهی ویژگی‌های فردی او. در هر صورت این نوع رفتارها درست نیست و فرد باید در پی اصلاح آن‌ها باشد.
5- بازخورد دادن
به عنوان یک مدیر لازم است به کارکنان خود بازخورد دهید. این بازخورد ممکن است منفی باشد یا مثبت.
ممکن است مدیری از عملکرد نیروی خود شاکی یا ناراحت باشد. در این مواقع به جای سکوت و خودخوری و یا حتی نق زدن، با رعایت تمامی اصول سازمانی به او بازخورد دهید. از او بخواهید عملکرد خود را تغییر دهد و یا اصلاح کند.
گاهی این افراد نمی‌دانند رفتار درستی ندارند و ممکن است باعث:
- آزار دیگران شوند.
- عملکرد یا رفتارشان به نفع سازمان نباشد.
- دیدگاه او مخالف با دیدگاه سازمان باشد.
بنابراین بازخورد دادن به آن‌ها لازم است.
در مقابل بازخورد منفی، بازخورد مثبت هم ضروری است. زیرا تشویق باعث انگیزه‌ی کارکنان می‌شود.
قدردانی از عملکرد موثر، یک محرک و انگیزه‌ی قدرتمند است.
توجه داشته باشید:
- هر وقت که ممکن است، بنا به درخواست فرد به او بازخورد بدهید زیرا اینگونه بازخورد شما تاثیرگذارتر خواهد بود.
- بازخورد منفی باید در مکان خصوصی انجام شود.
- بازخورد منفی در حضور دیگران نباشد.
- در قالب آموزش باشد.
- حتی بهتر است به شکل مکتوب باشد.
پیشنهاد می‌کنم مقاله اشتباه بزرگ مدیران در کنترل نیروها را مطالعه کنید.
نظر شما چیه؟