5 نکته برای کاهش هزینه ها در کسب و کار

تمام کسب و کار ها هزینه‌ هایی دارند که این هزینه‌ها باید مدیریت شوند. اگر هزینه ها را در زمان عادی  مدیریت کنید  و کاهش هزینه داشته باشید، در شرایط بحرانی بسیار موفق‌تر عمل خواهید کرد. و می‌توانید همچنان به کسب و کار تان ادامه دهید.

در بسیاری از شرکت‌ها و سازمانها هزینه های کوچک سازمان به چشم نمی آید. آن‌ها این گونه فکر می‌کنند که حالا چه فرقی می کند یک لامپ روشن باشد یا نباشد؟

 یا چه فرقی می‌کند یک هزینه پستی کمتر یا بیشتر؟

من می خواهم بر خلاف تصور بسیاری از کار فرماها، پیشنهادی متفاوت برای کم کردن هزینه‌ها در اختیار شما قرار دهم.

برای کاهش هزینه سیستمی عمل کنید

• هر کسب و کاری دارای هزینه های بزرگ و کوچک است.
• ما باید در کنار هزینه های بزرگ و کم کردن این هزینه ها به هزینه های کوچک هم اهمیت دهیم و به صورت سیستمی به آنها نگاه کنیم.

 مثلاً:

• اگر من به کارکنانم بگویم که هزینه ها زیاد است باید کم شود تاثیری ندارد.

اما اگر

• یک لامپ LED را به جای یک لامپ رشته ای در دفتر نصب کنم یک سیستم به وجود آورده ام که هزینه های من برای همیشه در حامل های انرژی کاهش یافته است.

بنابراین پیشنهاد میکنم:

• برای کاهش هزینه به جای پرداختن به کارهای کیفی مانند خواهش و جلسه، به سراغ سیستم بروید.
• درست است که کارهای کیفی در کاهش هزینه تأثیر دارند ولی تأثیرشان جزئی می‌باشد.
• سیستم دارای تاثیر کلی می باشد.
• پس بهتر است کاهش هزینه‌های خود را به گونه‌ای برنامه ریزی کنید که تأثیر کلی داشته باشد.

1- تغییر تأمین کنندگان و سبک خرید

فرض کنید برای صدور فاکتور یا هر چیز دیگری در سازمان‌تان، خرید کاغذ A4 انجام می‌دهید. این خرید را سال‌هاست از یک مغازه یا عمده فروش ثابت به صورت ماهیانه یا هفتگی، توسط خود یا مامور خریدتان، تهیه می‌کنید.

آیا فکر کرده‌اید که می توانید:

•  از جای دیگر ارزان تر خرید  کنید؟
• یا مدل خریدتان را تغییر دهید؟

چگونه روش خریدمان را عوض کنیم؟

• ابتدا می توان از طریق گوگل سرچ کرد و قیمت کاغذ را به دست آورد.
• مامور خرید به جاهای مختلف برود و قیمت ارزان تر را پیدا کند.
• این خرید ها هزینه رفت و برگشت نیز دارد. بنابراین می‌ توان به جای خرید هفتگی یا ماهانه  به صورت فصلی یا سالانه خرید کرد. این گونه هزینه کاهش می‌یابد.

نکته: این اعداد ممکن است برای سازمان شما غیر آماری باشد. شما بر اساس خریدهایی که دارید می‌توانید بر روی تمام کالاهای خود این بررسی را داشته باشید. مثالی که همیشه در سمینارها از تجربه‌ی خوم می‌زنم این است که:

برای یکی از تأمین کنندگان زعفران در شهر مشهد باید چک ارسال می‌کردم. همیشه برای هر فاکتور یک چک ارسال می‌شد. بعدها به این نتیجه رسیدم که چرا برای هر فاکتور یک چک پست می شود؟ بهتر است  برای چند فاکتور یک چک ارسال شود. این گونه هزینه پست  نیز کاهش می‌یابد.

این هزینه ها را با دید 10 ساله نگاه کنید.

2- کمک گرفتن از تجهیزات

در خیلی از موارد مخصوصا در قسمت‌های اداری با استفاده از تجهیزات اداری می توان بهره وری نیروی انسانی را زیاد کرد. و از استخدام بی رویه نیرو دست کشید.

رعایت موارد زیر بهروه وری کارکنان را زیاد  و از استخدام بی رویه جلوگیری می‌کند از طرفی مشتریان نیز راضی خواهند بود.

• داشتن صندلی راحت
•  رایانه با سرعت خوب
•  ماشین حساب خوب  جهت کارهای مالی و حسابداری
• اسکنر خوب
•  حتی  میزی که کارکنان از آن استفاده می کنند باید مناسب باشد
• محیط مناسب برای دسترسی سریع به فایل ها

بنابراین تجهیزات مناسب خریداری کنید و نگران هزینه نباشید. این تجهیزات می‌تواند یک دستگاه منگنه زن یا یک دستگاه پانچ یا یک نرم افزار باشد. تمام این تجهیزات سرمایه هستند.

این گونه برای انجام کارها به جای استخدام دو نفر می‌توان یک نرم افزار خوب خریداری کرد. هزینه یک نرم افزار ممکن است 20 میلیون باشد ولی هزینه ی یک نیروی کار در مدت یک سال بیشتر از این مبلغ می‌شود.

3- تراکنش بانکی

اگر در سازمان‌تان  میزان تبادل پول زیاد است به عبارتی دیگر اگر کارت به کارت و انتقال وجه زیاد صورت می گیرد. به عنوان مثال روزانه 30 الی 50 تراکنش داشته باشید در ماه 1 میلیون تومان می‌شود. بنابراین بهتر است که الگوی خرید یا الگوی مساعده دادن را تغییر دهید و تراکنش ها را به حداقل برسانید.

کاهش این تراکنش‌ها با یک فرمول کاهش می‌یابد.

• جابه جایی پول در یک بانک باشد. یعنی نیروهای کاری که با آن‌ها کار می‌کنید در یک بانک حساب داشته باشند. 
• با افرادی هم که تعامل دارید، تا جایی که امکان دارد در یک بانک حساب داشته باشید.
• یا با خریدهای بهتر و مدل ساختاری سازمان، تعداد تراکنش‌ها را کمتر کنید.

4- استفاده از پیامک

به جای اینکه در سازمان از تماس تلفنی استفاده کنید بهتر است از پیامک استفاده شود.

بسیاری از مدیران و همکاران هنگامی که خارج از محیط کار هستند و با هم کار دارند از تماس تلفنی استفاده می‌کنند.

یا با مشریان خود یا به طور کلی با افرادی که در ارتباط باید باشند از تماس تلفنی استفاده می‌کنند.  زیرا گرفتن تماس یعنی برقراری مکالمه مثل احوال پرسی و … که این خود دارای هزینه می باشد.

نکته: استفاده از تماس یا پیامک بستگی به نوع کسب و کارتان نیز دارد. مثلا برای بازاریابی باید از تماس تلفنی استفاده کرد و قابل حذف نیست.

به عنوان مثال در شرکت من وقتی قرار است یک اطلاعیه به رانندگانم بدهم از طریق پیامک امکان پذیر است.

پیامک دو حسن دارد:

1. مکتوب است و راننده فراموش نخواهد کرد. در بدترین حالت اگر پیامک را ندید تماس می‌گیریم و به او می‌گوییم خواهش میکنم پیام را بخوان.
2. هزینه ی کمتری دارد.

5- هزینه های انرژی

روی هزینه های حامل های انرژی کار کنیم مثلاً بعضی از رایانه های طبق عادت های قدیمی روشن گذاشته می شوند یا بعضی از لامپ ها هیچ وقت خاموش نمی شوند.

• این موارد را بررسی کنید.
• الگوهای ذهنی خود را تغییر دهید.
• برخی از وسایل خود را که انرژی زیادی مصرف می‌کند تعویض کنید. مثلا تعویض یخچال سوپرمارکت خود به یخچالی با مصرف بهینه.
• دستگاه های بدون استفاده را خاموش نگه دارید.

این الگوها را عوض کنید و هزینه های خود را کاهش دهید. 

می‌توان نتیجه گرفت:

• کاهش هزینه های سازمان کار دشواری است .
• نیاز به صرفه جویی و مدیریت هزینه دارد.
• منابع مالی و میزان سرمایه هر شرکت، عامل بسیار مهمی در موفقیت آن شرکت است.
• باید با استفاده از استراتژی های کاهش هزینه در سازمان، منابع مالی شرکت را حفظ کنید. 
• نگران هزینه هایی که برای بهره وری منابع انسانی خود می‌کنید نباشید.
• فقط به دنبال کاهش هزینه های بزرگ نباشید.
• هزینه های کوچک در دراز مدت در کاهش هزینه سازمان‌تان بسیار تأثیرگذار است.
• از دورکاری استفاده کنید.