آیا برگزاری جلسات بررسی در کسب و کارها بی فایده است؟
در اکثر کسب و کارها در پایان فصل یا سال جلسات بررسی، برگزار می‌شود؛ به این منظور که عملکرد خود را بررسی کنند. محتوای این جلسات اغلب موارد زیر می‌باشد:
- در طول زمان مشخص شده چه فرصت‌هایی را از دست رفته است.
- در چه بخش‌هایی امکان ایجاد فروش، وجود داشت.
- در چه بخش‌هایی می‌شد تولید را بیشتر کرد.
مجله کسب و کار هاروارد بعد از مصاحبه با ۱۸۲ مدیر، به نتایج آماری زیر دست یافته است:
- ۶۵ درصد معتقدند جلسات آن‌ها را از انجام وظایف باز می‌دارد.
- ۷۱ درصد آن‌ها جلسات را غیر مفید و ناکارآمد می‌دانند.
- ۶۴ درصد معتقدند جلسات مانع تفکر عمیق می‌شوند.
- ۶۲ درصد، جلسات را مانع ایجاد فرصت‌های تیمی و اتحاد بیشتر در سازمان می‌دانند.
بر این اساس تمرکز روی تغییر دادن نحوه‌ی برگزاری جلسات بررسی، لازم و ضروری است. قدم اول برای ایجاد این تغییرات، مشخص کردن نوع مشکلات این جلسات است.
مشکلات جلسات بررسی
همان طور که گفتم جلسات بررسی در پایان هر فصل یا سال برگزار می‌گردد. در این جلسات به اموری که قبلا اتفاق افتاده است پرداخته می‌شود. بنابراین:
- این جلسات خیلی دیر برگزار می‌شود.
- زمانی برای جبران وجود ندارد.
- اهداف و انتظارات از جلسه، مشخص نیست.
- با تلف کردن وقت فرق چندانی ندارد.
- هزینه‌ی زیادی صرف برگزاری جلسات و بازرسی‌ها می‌شود.
می‌دانیم هدف از تشكیل جلسه تبادل نظر و اطلاعاتی است که برای خلق یک طرح ضروری است. هدف از تشكیل جلسه ممكن است یكی از موارد زیر باشد:
- ارائه اطلاعات
- كسب اطلاعات
- تصمیم گیری
اما در جلسات بررسی گزارشی از عملکرد سال گذشته یا فصل گذشته ارائه داده می‌شود. که این گزارش در بهبود گذشته تأثیری ندارد. پس:
- راه حل چیست؟
- آیا باید جلسات بررسی را حذف کرد؟
اصل سوم دمینگ
یکی از چهره‌های مشهور و تأثیرگذار دنیای مدیریت ادوارد دمینگ است. بسیاری او را پدر مدیریت کیفیت و یکی از عوامل اصلی معجزه اقتصادی ژاپن پس از جنگ جهانی دوم می‌دانند.
دمینگ 14 اصل را مطرح می‌کند؛ بر اساس اصل سوم او، جهت دستیابی به کیفیت فقط به بازرسی اتکا نکنید.
بسیاری از مدیران بر این عقیده‌اند که به منظور بهبود کیفیت باید مراحل بازرسی را افزایش دهیم این طرز تفکر که از سال‌های پیش مورداستفاده قرارگرفته است در کشور ما نیز استفاده‌شده است و مشکلات زیادی را به وجود آورده، ازجمله :
- اختلاف بین کارکنان تولید و بازرسی
- افزایش هزینه‌های مانند دوباره‌کاری، ضایعات و غیره
- اشتباه در شناسایی عامل یا عوامل اصلی ایجاد محصولات معیوب.
به همین منظور باید به‌جای بازرسی صد درصد محصولات با اعمال نظارت و کنترل دقیق‌تر روی فرایند تولید از تولید محصولات معیوب جلوگیری شود نه اینکه بعد از تولید با جدا کردن محصولات معیوب از محصولات سالم سعی کنیم که کیفیت آن‌ها را بهبود دهیم.
بر اساس گفته‌های ادوراد دمینگ، زمان بازدید و بازررسی از تولیدات و عملکرد سیستم خیلی دیر است.
راهکار
هر سازمانی دارای اهداف مختلفی است که لازم است کارکنان در جهت رسیدن به آن اهداف تلاش نمایند. در دنیای رقابتی امروز برای بقای سازمان و رقابت با دیگر مؤسسات باید مهم‌ترین و ارزنده‌ترین هدف سازمان بهبود مستمر محصول و خدمات باشد.
در بررسی اخیر فروش یکی از برندهای شرکتم توسط ویزیتورها، متوجه شدم که بعضی از آن‌ها فروش ضعیفی دارند. در جهت حل این مسئله برای ویزیتورها هدف تعیین شد و از اول کار را شروع کردیم. و به جای بررسی طولانی مدت، زمان بررسی‌ها و جلسات را به کوتاه مدت تغییر دادیم. بنابراین:
- هدف‌گذاری قبل از انجام کار
- بررسی عملکرد در بازده‌ی زمانی کوتاه مدت یعنی به صورت هفتگی یا ماهیانه
- برنامه قوی به منظور آموزش و خود بهسازی کارکنان
- تنظیم دستور جلسه
این تغییرات نیز باید به‌سرعت و با جدیت انجام شوند؛ چرا که این نوع جلسات، نحوه‌ی همکاری افراد و انجام وظایف توسط آن‌ها را تحت تأثیر قرار می‌دهند.
در جهت کاربردی‌تر شدن این مقاله، پیشنهاد می‌کنم مقاله خلاقیت کارکنان را نیز مطالعه کنید.
نظر شما چیه؟